和县档案管理模式改革情况汇报材料_档案整理情况汇报材料

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和县档案管理模式改革情况汇报材料

和县人大副主任、和县档案局局长 王竹梅

尊敬的各位领导：

欢迎大家来到和县，对我们的档案工作给予指导。下面我就档案工作情况向各位领导一一汇报，敬请指教。

一、基本情况

和县地处皖东，滨临长江，国土面积1412平方公里，人口65万，辖10个镇、139个村（社区）。

和县档案馆成立于1958年9月，属县委直属事业单位，现核定编制8名，现有工作人员9名。

馆藏全宗102个，馆藏纸质档案212754卷，3514件，其中专业档案148006卷，内容涉及建设工程、房产、地籍、人事、会计、婚姻登记、审计、纪检案件、职工养老保险、公安、公证、计划生育等方面。

一、档案资源整合背景

在档案资源整合前，和县档案馆20多年未全面系统地接收档案，馆藏全宗档案绝大多数只接收到1980年，馆藏档案结构也不合理，3万多卷的馆藏档案中90%以上是文书档案，来馆查阅利用档案的寥寥无几，不少人不知道档案馆在哪里，有事干什 1 么的。

为了做好和县档案工作，2004年，我们对全县档案保管情况进行了调查。发现由于以前在接收档案时重文书，轻专业，导致大量的专业档案散存在各单位，保管也不好，而这些专业档案恰恰是利用率较高的档案。和县档案局及时将调查情况向省档案局汇报，省局领导高度重视，2004年5月13日，省档案局局长李学香同志率队来和县就此项工作进行调研，认为一是和县档案馆基础设施较好，二是县委、县政府领导重视档案工作，三是档案局（馆）工作人员工作激情较高，因此决定和县为安徽省县级档案资源整合试点县。

二、档案资源整合做法

总的来说就是围绕“两好”（干好工作、过好日子）的目标、按照“四变”（变冷门为热门、变传统管理为现代管理、变死档案为活信息、变自我发展为全面协调发展）的思路、达到“五化”（档案资源集约化、管理工作规范化、业务建设标准化、人员素质现代化、服务社会优质化）的要求。具体地讲，我们做了这几个方面工作。

1、大力整合县域档案资源。为了做好档案资源整合工作，我们确定县建设局、交通局、国土局、房管局为档案资源整合试点单位，并成立以县委常委、常务副县长为组长的和县档案资源整合工作领导组，负责组织、落实、协调档案资源整合工作并制定了《和县国家档案资源整合工作的实施方案》。经过一年多的努力，到2005年10月，试点单位专业档案移交到档案馆。2005年11月30日由省委、省政府办公厅主持召开的市县分管领导参加的档案管理模式改革现场会在和县召开。自2006年省委办公厅以1号文件下发全省，要求全省自2006年起，用三年的时间在全省开展档案资源整合活动。从而我县全面整合县域档案资源的局面已完全打开，档案资源集约化这一观念也植根于各级党政领导脑海中。在这一轮县档案馆建设筹建计划工作中，县为主要负责人就强调全县档案都应集中在国家综合档案馆保管，机关档案室应尽减少保管档案的数量，以免人、财、物的浪费。在新农村建设档案工作中，我们沈巷镇党委书记就提出村档案镇管的设想，在镇综合档案室设臵各村专柜以保管村级档案。

2、档案信息化建设 在档案著录方面，我们根据省档案局《文书档案文件级目录数据库结构与著录》，确定必录项目。对专业档案，我们根据档案内容来确定录入项目，调整录入界面。我们根据因受资金影响，和县档案馆馆藏档案案卷级目录全部录入，文件级目录录入近20万条，做了部分全文目录扫描。10个镇和大部分县直机关都已经采用计算机管理档案。

3、提供档案优质服务。目前档案馆对外服务实行的是手工检索和计算机检索并用，同时将部分可公开的档案目录放在和县档案信息网上，便于群众查询。现在，在和县办理事务需要出具档案证明的单位，基本只承认县档案馆证明，其他单位出具的证明不认可。

4、档案业务标准化。我们依据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合和县档案工作的实际制订自己的的业务规范标准，专业档案则根据相关规定适时制定规范标准，从而有力地指导了我县的档案工作。

5、档案管理集约化，在试点之初，和县档案局分别与县建设局、交通局、国土局、房管局分别联合制订了相关专业档案管理规定。试点工作基本完成后，以县委办、县政府办名义联合转发了《和县国家综合档案馆接收档案进馆工作暂行规定》，改变了以往档案在单位档案室保管10年的规定，而是根据各单位情况的不同确定不同的档案接收范围和接收年限。

三、对资源整合的几点感受

回顾试点工作，和县这种被国家誉为破冰之举的创新的档案管理模式的大胆尝试，在全省乃至全国引起了震动，在改革中，特别是改革之初遇到的困难和阻力也是很多的，在整合过程中我们着力依靠县委主导、政府推动、档案局当好助手参谋的作用来实现资源整合和模式改革的。

一项改革的成败决定负责人，特别是主要负责人重视与否。和县县委负责人，历来重视档案工作，档案工作能摆上位子，一是在档案馆建设时，因资金困难，县委的主要负责人和分管负责人亲自出面协调解决40余万元的建馆经费，二是资源整合之初，他们又就档案资源整合事宜多次听取档案部门的汇报，并对工作进行部署要求相关部门各负其责，在整合的过程中遇到这样那样的困难，又出面协调，形成全县上下一盘棋的意识。三是政府负责人强有力的推进使资源整合工作得以顺利进行，特别是资金调度及时到位确保工作的顺利开展。四是省市档案部门在整个整合过程中的对档案业务的规划指导，确保了工作开展的规范有序。五是省、市局的精心谋划和指导，让我们坚定了克服工作中的困难的决心。五是各部门的大力支持和配合，确保资源整合按时、按质完成。六是全局职工同心协力当好助手和参谋的同时，还甘于吃苦、乐于吃累，并以低人一等的宽广胸怀，把该整理归档的专业档案整理好，完成了资源整合任务。

四、档案资源整合后的变化

档案资源整合是一项创新性的工作，之所以被国家档案局称为是破冰之举，是因为通过资源整合给档案部门带来的变化是巨大的，主要体现在以下几个方面

1、馆藏丰富，结构合理。2004年前，馆藏档案3万多卷，且90%为文书档案，现在馆藏21万多卷，专业档案占近70%。

2、综合服务功能增强。2004年以前，每年利用才300人次左右，以后是每年递增，2008年利用达9224人次。同时服务手段也从单纯的手工检索逐步向手工和电子检索并用，最终实现馆藏档案全部数字化利用。

3、档案部门知名度大了。和县书画界知名人士字画主动送档案馆保存，为方便群众查档，2路公交车特在档案馆门口设立了一站设立档案馆站。

4、全社会档案意识强了。一是各单位重视档案管理，经常主动和我们联系档案指导、移交事宜。二是人们办事首先想到的是档案，无论政府部门老百姓遇到麻烦事就会想到是否能利用档案来解决问题。

5、档案工作环境改善了。一是档案事业经费逐年增加，2006年比2005年增近18%，2007年比2006年增121%，2008年比2007年增近32%，2009年，全县各单位财政预算压缩，但我们没有。二是档案部门工作人员到各单位开展工作受到了重视。

6、“一站式”模式深化。自从各门类档案逐步进库，老百姓办事无需四处奔波，在档案局一家就可查询到一系列的资料，因为办事效率高，“一站式”优质服务深化，和县档案局频繁出现在新闻媒体获得县内外一致好评。

五、对档案资源整合的几点思考

尽管档案理论界和有些档案管理工作者，对档案资源整合有不同的看法，但是，通过实践，我们认为：

1整合档案资源是必要的，可行的。尤其在县级，档案资源整合节约档案管理成本，方便社会利用，能更好地发挥档案部门的职能作用，突出档案部门档案管理的主体地位。

2档案资源整合成果的巩固与发展需要法律法规政策来规范。一是《中华人民共和国档案法》颁布于80年代，很多条款已经不能适应新时期的档案工作的需要，现实行的国家档案局八号令各项要求较高目前还不能完全普及标准。二是档案部门执法主体地位不明确，许多县级档案部门只是县委直属事业单位，无独立的执法权，或只能受政府委托才能进行执法检查，执法力度削弱。三是随着机构的精简、编制的压缩，从事档案行政管理的人员逐级减少，难以形成精干的执法队伍。

3、资金寻求难，制约了资源整合的速度。和县现在的财政是典型的吃饭财政，资源整合、信息化进程必须要有大量的资金作为支撑，要政府拿出太多的资金来做好资源整合工作是件难事，这又是制约资源整合的瓶颈。

档案事业是一项功在当代，利在千秋的事业，档案管理模式的改革是一项开拓性和创造性的事业，同时又是一项艰苦的事业，只有充分发挥党委主导、政府推进、档案部门参谋助手的作用，才能真正克服阻力，把档案管理模式改革推向更深入的层次、更广阔的领域，真正实现“四变”思路和“两好”目标。