数字档案室建设工作汇报（精选8篇）_数字档案室工作汇报
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第1篇：南京市数字档案室建设规程
南京市数字档案室建设规程》
发布日期：2012-04-24 15:26:00
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关于印发《南京市数字档案室
建设规程》的通知
各区（县）档案局，各有关机关、企事业单位：
为进一步推进我市档案信息化建设，落实《南京市档案信息化“十二·五”发展规划》、《南京市“智慧档案”建设规划》中“有序启动数字档案室建设”任务的要求，结合我市实际情况，在征求了市局（馆）信息化领导小组、各区（县）档案局和有关单位意见并修改的基础上，形成《南京市数字档案室建设规程》（以下简称《规程》）。现将《规程》印发给你们，供各单位参考。
数字档案室建设应坚持“统筹规划、项目带动、保证安全，稳步实施”的原则，以实现在“双轨制”环境下对电子文件和电子档案进行有效管理为目标，全面提高各级档案部门对电子文件和电子档案的综合管理能力，全面改善对本单位中心工作的保障能力和服务效率，进一步促进南京档案信息化建设持续、快速、健康地发展，满足国家、社会和公众日益增长的档案信息需求，为构建社会主义和谐社会和建设“幸福都市”、“智慧南京”，提供全方位档案信息服务。
各单位要充分认识到数字档案室建设是各单位信息化建设的重要组成部分，是档案管理现代化的必然要求，是数字档案馆建设的必备基础，应将数字档案室建设纳入本单位的信息化建设总体规划，并从人、财、物等方面给予必要的保障。各单位应参照本《规程》，结合本系统、本行业上级业务主管部门的有关规定和本单位的实际情况确定各自数字档案室建设的具体方案。
市档案局负责全市数字档案室建设的业务指导和服务，以及检查和专项验收工作。
日
二〇一一年十二月二十
前 言
数字档案室建设是数字档案馆建设的基础，是档案信息化建设的重要组成部分。为指导和规范各单位数字档案室建设，保证数字档案信息的安全保管、规范使用和有效管理，特制定本规程。
本规程由南京市档案局提出并组织起草。
数字档案室建设规程
1.范围
本规程包括数字档案室建设的基本原则、内容构成和技术要求等。
本规程适用于我市各级机关数字档案室建设。国家、省驻宁单位、企事业单位可参照执行。
2.术语
数字档案室：在统一的标准规范下，利用现代信息技术，以保证电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性为基础，对各类电子文件的收集、归档、整理、保管、利用全过程，实现文件和档案一体化管理的虚拟档案室。
3.规范性文件
3.1 执行标准：
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《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）
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《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）
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《中国档案机读目录格式》（GB/T 20163-2006）
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《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）l
《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）
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《非关系型数据格式标准(征求意见稿)》
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《电子文件全程管理系统测评规范(征求意见稿)》
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《电子文件全程管理业务需求指南(征求意见稿)》
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《电子文件全程管理基础数据标准(征求意见稿)》
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《电子文件全程管理应用接口规范(征求意见稿)》
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《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）
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《档案著录规则》（DA/T 18-1999）
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《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）
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《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）
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《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）
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《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38-2008)
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《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）
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《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）
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《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）
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《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）
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《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB 32/505-2002）
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《数字档案馆建设规程》（DB 32/T 1892—2011）
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《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》
（DB 32/T 1893—2011）
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《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）
3.2 参考文档：
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档案管理软件功能设计要求暂行规定（国家档案局2001年6月5日发布）
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电子公文归档管理暂行办法（国家档案局令第6号，2003年7月28日发布）
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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号，2006年9月19日发布）
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电子文件管理暂行办法（中办国办 厅字(2009)39号）
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国家档案局办公室关于征求《专业档案类目体系表（征求意见稿）》意见的通知（档办[2011]101号）
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电子文件归档与管理办法（苏档发[2005]6号）
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电子文件管理细则（试行）（苏办[2010]58号）
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南京市电子文件归档与管理暂行规定（宁委办发[2008]21号）
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南京市实物档案管理办法（宁档[2006]37号）
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南京市数码照片档案管理规范（暂行）（宁档[2006]78号）
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南京市档案馆专题目录数据格式
4.基本原则
4.1 文档一体原则：保证在不同信息系统中形成的应归档电子文件，能及时、完整地进入数字档案室。
4.2 馆室一体原则：保证在数字档案室中形成的电子档案，符合同级数字档案馆进馆要求，并能通过在线或脱机的方式定期向档案馆移交。
4.3 安全原则：建立健全必要的工作制度，重视安全技术和设备应用，加强安全管理，确保数字档案室管理的各类文件及档案数据在应用、存储和传输过程中的安全。
5.基础业务
5.1 电子文件归档
5.1.1 文书档案的归档范围和保管期限，按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。
5.1.2 电子文件的归档内容，应包括与纸质文件内容相对应的电子文件、电子办文单及元数据等。
5.1.3 电子文件的数据结构和归档格式，应符合相关技术标准要求；暂时未制定标准的，应选择开放或主流的格式标准。
5.1.4 对于本单位形成的各类业务文件，要按照国家档案局《专业档案类目体系表（征求意见稿）》进行归类，实时或定期归档为专业档案。
5.1.5 对于实物、照片及音视频文件，要按照相关标准规范实时或定期归档为实物档案、照片档案、声像档案等电子档案。
5.1.6 对于上述各类文件的归档管理，如有国家、省相关标准的，要按照标准执行；没有相关标准的，应按照相关规定执行。5.2 电子档案保管
5.2.1 在建立相应的管理机制、工作流程、技术保障措施的基础上，确保电子档案内容的安全保管；属于国家秘密级以上的电子档案保管，应按照国家有关规定进行管理。
5.2.2 对电子档案相关数据，应根据数据的重要程度以及管理和利用的需要制定合理的备份策略，选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术方式定期进行备份；在使用脱机载体进行备份时，脱机载体的制作、选择和保管，应参照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T l5-95）、《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）等相关标准。
5.3 电子档案封装及移交
5.3.1 数字档案室应实现向国家综合档案馆移交各类电子档案的功能。
5.3.2 移交的方式应包括在线移交和脱机移交。在线移交须通过电子政务网上传移交内容，脱机移交须定期把移交内容存储在光盘载体上向档案馆移交。
5.3.3 数字档案室向国家综合档案馆移交的内容，应包括档案目录数据及与之相对应的电子封装包（EEP）。具体要求应参照《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）、《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》（DB 32/T 1893—2011）等相关标准。5.3.4 数字档案室移交的内容应由档案员和分管领导使用数字证书（个人/单位证书）进行数字签名。选用的电子签名服务及其认证证书应符合《电子认证服务管理办法》等国家相关规定。其电子签名的验证环境及相关技术资料、数据应与档案一并移交，以便此类文档能够长期可读和提供利用。
5.4 电子档案利用
5.4.1 对实现数字化的档案，应按权限及时提供利用。
5.5 建立档案借阅登记和利用效果登记台帐等。
6.网络环境
6.1 数字档案室运行的网络，应与互联网实行物理/逻辑隔离。
6.2 数字档案室应在保证安全的前提下，部署在应归档文件资源相对丰富的网络环境中。
6.3 数字档案室所在网络与不同安全等级的网络之间需交换数据时，应按经协商的交换标准，通过移动存储介质进行数据交换。
7.硬件设施
7.1 数字档案室应配备必要的硬件设施。主要包括：计算机、专用服务器、移动存储设备、有自动进纸功能的中/低速扫描仪、光盘刻录机、不间断电源等。
7.2 有条件或有需要的单位还可考虑选配：有自动进纸功能的高速扫描仪、磁盘阵列设备、双机热备服务器、磁带机等。
8.系统软件
8.1 操作系统：应选择与硬件环境相匹配的主流操作系统。
8.2 数据库系统：应选择能满足数字档案室性能要求、适应本单位信息化总体规划、技术成熟、后期维护有保障的数据库管理系统。
9.应用软件
9.1 电子文件归档管理：文书类电子文件元数据应按照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）执行，必须确保具有上述标准中的必选元数据和满足相关条件的条件选元数据，其他元数据应根据需要尽量补全。归档电子文件内容、元数据和有关资料应能在保证安全的前提下，通过在线或脱机的方式，从单位OA系统实时或定期进入电子文件归档管理状态，并进行真实、完整、有效性方面的鉴定、检测。其他各类归档业务文件也应能通过在线或脱机的方式，从单位业务系统实时或定期进入归档管理状态。应实现对收文、发文、会议文件、各类业务文件、实物、照片、音视频文件及其他材料等各类电子文件进行登记、查询、借阅、统计、预归档等辅助功能。
9.2 电子档案管理：各类电子档案应当按照文件主题、存储载体、涉密程度、安全等级、形成时间、保管期限和相关管理要求进行分类整理，建立目录数据库和全文数据库，提供检索途径。应实现档案及资料的著录、整理编目、借阅、编研、统计、鉴定划控、目录数据和全文数据检索、库房管理等功能。9.3 电子档案封装及移交：应根据相关标准实现对电子档案的电子签名和封装等功能，并能与综合档案馆实现在线或脱机移交。
9.4 电子档案利用：在保证安全的前提下，方便快捷的对本单位工作人员提供符合其规定权限的各类档案的利用和服务功能，其方式可考虑通过与服务对象的信息系统进行集成实现，也可与服务对象的信息系统通过链接及单点登录实现。基本功能应包括：非在线查阅和登记、在线查阅及审批、查阅台帐管理等。
9.5 系统管理：应包括部门和用户管理、应用权限控制、档案和文件的类目管理、数据导入导出、报表管理、字典维护、密码管理、数据安全管理及日志管理等功能，实现系统的有效管理和定期备份。
9.6 其它：可根据需要自行设计并实现其它管理功能。
10.档案数字化
10.1 基本要求
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根据相关规范和要求以及本单位的实际情况制定符合上级行政及业务主管部门要求的数字化规范及实施计划。
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涉密档案原则上不进行内容的数字化处理。
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存量档案的批量数字化，在保证安全的前提下可采用外包方式进行。
10.2 目录数字化
10.2.1 依据标准：
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现行文书档案文件级目录数据、现行文书档案案卷级目录数据、照片档案目录数据及会计档案目录数据按照现有标准执行。
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其它专业档案目录数据：参照《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》（DB 32/T 1893—2011）及市档案局根据各专业管理规范和要求制定的目录数据格式，垂直管理的机关单位可以依据系统内上级部门各专业档案的管理规范和要求以及综合档案馆的进馆要求制定。
10.2.2 范围：完成本单位室藏全部档案的案卷级、文件级目录数字化。10.3 纸质档案数字化
10.3.1 依据标准：按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）和《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。
10.3.2 范围：2011年创建数字档案室的单位，要完成2006年以来的室藏档案数字化；2012年创建数字档案室的单位，要完成2005年以来的室藏档案数字化；以此类推。
10.4 照片档案数字化
10.4.1 依据标准：按照《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。
10.4.2 范围：完成本单位室藏全部照片的数字化。
10.5 实物档案数字化
10.5.1 依据标准：按照《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。
10.5.2 范围：完成本单位室藏全部实物档案的数字化。
10.6 多媒体档案数字化
10.6.1 依据标准：按照《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。
10.6.2 范围：完成本单位室藏全部多媒体档案的数字化。
11.数据安全
11.1 按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立信息内容安全保密防护体系，实行严格的安全保密管理。
11.2 指定专人负责档案数据的维护与管理，定期对档案数据的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，每年不得少于一次，发现问题及时记录并处理。
11.3 数据归档入库前，应对数据的真实性、完整性和有效性进行必要的鉴定，确认达到要求后，才可正式入库保管。
11.4 归档入库后的档案数据，原则上不能进行删、改操作。数据确有错误的，在删、改时应由应用系统形成必要的日志以备查证。
11.5 对正在运行的应用系统和数据，应采用必要的技术策略和措施，实现在线的应用备份和数据备份；同时，必须定期对数据进行脱机备份，并使用专用的电子文件柜保存脱机载体。
11.6 档案数据运行的软硬件环境、存储载体等发生变化，可能影响其效果或安全时，应当及时将其迁移、转换。
11.7 反映档案数据保管利用过程的相关信息应当记录和保存。
12.系统安全 12.1 应在《中华人民共和国保守国家秘密法》和本单位保密规定的指导下实施数字档案室的建设。
12.2 应根据需要加强应用系统对访问的安全控制，保证信息的使用、存储、传输安全。应防止越权访问，以及防止因偶然或恶意的原因使系统遭到破坏、更改、泄露。
12.3 应采用国家有关主管部门审验通过的正版查毒、杀毒软件，实时对服务器和客户端查毒、杀毒，并健全各种防毒措施。
12.4 应根据实际需要采用通过安全资质认证的网络安全设备，采用信息保护、访问控制、责任认定等技术，对网络中可疑的访问进行记录、跟踪，阻止非法访问，保护网络系统和应用系统的安全。12.5 应定期对系统漏洞进行扫描，主动查找并升级各种设备存在的漏洞，避免可能引起的破坏。
12.6 有条件的情况下，应该通过政府CA或本单位的CA，采用数字证书技术，实现对各种用户身份的有效鉴别，确保用户身份的合法性
13.制度建设
13.1 建立本单位电子文件归档制度，明确电子文件归档范围、归档程序、归档方法及开放范围等。
13.2 建立本单位电子档案管理制度，明确规定电子档案维护管理的职责和要求等。
13.3 建立本单位电子档案移交制度，明确规定电子档案的移交范围和程序等。
13.4 建立本单位电子档案利用制度，明确规定电子档案网上利用权限的划分标准，电子档案的利用范围等。
13.5 建立本单位档案数据安全保密制度，明确档案安全管理工作责任。
13.6 各单位还可根据本单位的实际需要，制定与数字档案室相关的其它各项管理制度。
14.施工、监理与验收
14.1 数字档案室的建设，应根据国家有关规定，优先选择具备信息安全服务资质及计算机信息系统集成资质的公司进行施工，并优先选择具备信息系统工程监理资质的监理公司进行全程监理。
数字档案室的应用软件系统和数据安全管理，应通过同级或上级档案局的专业验收。
第2篇：档案室建设
一、档案室基本任务
1、贯彻执行国家关于档案工作的法规和政策，负责规划、协调公司档案工作。
2、制定公司档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查公司档案制度的执行情况。
3、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管各类永久、长期保存的档案及有关资料，组织实施公司档案的信息化建设，负责电子文件归档和电子档案的规范化管理。
4、开展档案开发利用，编辑档案参考资料、编制检索工具、积极开发档案
信息资源，为公司各项工作做好服务工作。
5、对公司各部门档案工作进行业务指导、监督和检查，对专、兼职档案工
作人员进行业务培训。
6、开展档案宣传教育活动。
7、完成公司领导交办的任务。
二、档案员队伍建设
1、专(兼)职档案员必须遵守国家的法律法规，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
2、公司综合档案室专职档案员列入公司事业编制，档案员队伍实行专、兼职人员与临时聘请人员相结合。
3、公司专(兼)职档案员属档案专业技术人员，其职称和待遇按国家及地方的有关规定执行。
三、档案管理员工作职责
1、热爱档案工作，学习档案工作的基本知识和方法，接受部门分管档案工作负责人的领导和学校档案室的业务指导，积极参加档案培训。
2、负责指导本部门其他人员做好文件材料的形成、积累和整理等预立卷工作，最后完成立卷工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。
3、注意文件材料的安全和保密，按规定时间集中本部门形成的所有档案向校档案室移交，并提供移交目录，办理交接手续。
四、档案室办工设备
1、档案事业所需经费，应单独立项，列入公司预算，由领导统筹安排。
2、公司应充分考虑到档案事业的发展规模，本着方便利用、安全保管、有利发展的原则，为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。
3、公司要有计划地为综合档案室配置适应档案现代化管理需要的设备，如：计算机、复印机、录音机、照像机、扫描仪、除湿机等。
五、档案设备维护使用
1、档案设备建立统计台帐，准确反映档案设备配置的时间、数量、型号、价格、功能，防止档案设备丢失。
2、建立健全档案设备档案，便于对其使用维护。每天下班前，由档案员对档案库房进行检查，并作好记录。
3、档案设备要有专人管理和使用，定期对档案设备进行保养和维修，检查并清除安全隐患。
4、设备发生故章时，应及时向公司办公室汇报，对责任事故进行分析，吸取教训，杜绝人为事故隐患。
第3篇：档案室建设标准
档案室建设标准
一、各档案库的建筑及技术参数:
1、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放，还必须考虑一定的发展空间。
2、地面承重最大容量为1240公斤/平米，不得小于800公斤/平米，采用密集架时应不大于1200公斤/平米。
3、密集架每组分为六层搁板，每层搁板承重为80公斤，柜体自重为80公斤。
4、每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒子尺寸来计算。
5、一般档案室门高2m，宽1m，特殊档案室可加高，加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采用防盗窗，门采用防火、防盗门。
6、给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室(库)，消防栓不应设在档案室(库)内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。
7、空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。
8、馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。
二、档案室的采光、通风要求
1、采光度(自然光和人造光)两种，在正常的情况下，我们应该采用自然光照射，但在条件不允许的情况下，我们应和人造光来照明。
2、档案室、查阅档案及其他技术用户应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。
3、档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。灯光，当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。
4、档案室通风也应采用自然风，如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。
三、档案室温湿度要求
1、不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置，温度相对湿度要求如下表。温湿度范围 14℃~24℃ 不小于14℃ 不大于24℃,有温度调节设备的，温度的变化幅度不得超过温度±2℃,相对湿度45%RH 不大于60%RH，有湿度调节设备的相对湿度的日变化幅度不得超过±5%。注意:温、湿度的测量点，是指在地面以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。
2、对于干燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把拖地来保证环境湿度。
3、湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。
4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏气，且采暖系统不应有过热现象。
四、档案室洁净度要求
1、地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。
2、开向室外的门窗宜设置纱门，纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。
3、定期打扫室内卫生，清洗防尘网。
五、档案室防雷接地要求
1、机房建筑以钢筋混凝土结构为宜:计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。
2、接地引入线的长度不应该超过30m，其材料宜采用截面积40mm×40mm或者50mm×50mm的镀锌扁钢。接地线不得使用铝材，不同金属互连时，应防止电化腐蚀。
六、档案室电源要求
1、如果电压稳定性不能满足要求，应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。
2、计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷，应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。
3、蓄电池一般设计两组并联，UPS蓄电池一般只设计一组UPS设计需要设计冗余备份，可以采用串联或并联方式。采用逆变器/UPS时，主要敦变器按最大功率确定，有条件最好配备一台备用。
4、档案馆室内照明的照度标准应符合规范要求。
七、档案库房要求
1、档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在14℃~24℃，有设备的库房日变化幅度不超过±2℃，相对湿度应控制在45%~60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在13℃~15℃，相对湿度应控制在35%~45%。
2、各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。
3、库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节，注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。
4、空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。
5、档案柜密集回应与墙壁保持一定距离(一般柜背与墙不小于10cm，柜侧间距不小于60cm)，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。
第4篇：档案室建设方案
高校档案馆收藏有高校的教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、学位论文等非常重要的文献资源。
档案室建设方案
一、1． 硬件设施 库房要求：应尽量按照《档案馆建筑设计规范》的要求建造档案库房，远离火源、水源、和污染源等基本要求，门窗应有较好的封闭性。
2． 装具：为方便使用，可选用密集架。需要注意的是，安装使用密集架对对地面承重能力有较高要求，楼板承重力一般需在每平方米/600公斤以上。
3． 设备：档案保管的技术设备，如去湿机、加湿机、空调、灭火器、装订机、复印机、消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等等。
4．5．
二、1． 卷皮和卷盒：按照需要购置。消耗品；防霉防虫药品，吸湿剂，各种表格及管理性的办公用品。档案管理流程 规划出档案分类方法，建议采用职能机构——时间——事件的分类方法。统计出校内独立并且其档案需要归档的职能机构的总数量，对各职能机构档案的数量以及更新速度有个初步的了解。根据具体情况，把800平米的档案室按合理划分出若干个科室。
2． 接下来就是档案的收集，学校各机构（院系之类）把非现行且具有价值的文件统一移交到档案室，同时规定，以后各机构应随时把需要归档的文件移交到档案室，并做好登记。档案室对移交过来的档案进行排列、分类、装盒、上架，做好类内案卷排列和案卷目录。
3． 档案使用过程中的维护和保护，首先做好“八防”，防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光（使用白炽灯）、防尘、防盗。然后是定期检查，清点。
4． 鉴定与销毁，对档案应进行定期的价值鉴定，依情况一年或者半年一次，在价值鉴定时，建议相关院系机构派出一名人员协助，因为他们更清楚自己机构产生的档案价值是否依在，对已无价值过期的档案销毁清理。
5．6． 档案利用，原则上只对校内服务，要有进出登记，以便备查。条件允许的话，可将档案进行数字化，建成档案数据库，各机构可在校园网上通过账号/密码的方式查阅档案资料。
第5篇：建设工程档案室工作职责
建设工程档案室工作职责
一、认真贯彻落实建设档案工作的方针、政策和有法律法规及规章。
二、负责接收和保管建设档案中形成的具有永久和长期保存价值的建设工程档案资料。
三、负责对所保存的建设档案进行科学分类整理、鉴定、统计、安全保管和提供利用。
四、负责与建设单位签订《报送建设工程竣工档案责任书》及办理《建设工程竣工档案初验合格证》的具体工作。
五、负责对县区域内建设工程档案的管理工作和监督指导工作。
第6篇：五星居委会档案室建设利用情况汇报
五星居委会档案室建设利用情况汇报
五星居委会位于夏阁镇北部与夏阁集镇紧紧相连，北与张华接壤，西贴巢柘路，合芜高速公路由东南至西北直穿而过，夏司路从南向北直穿而过，交通十分便捷。全居地域面积8.5平方公里，有山有圩，共有农户665户，15个村民小组，总人口2278人，拥有耕地面积2282亩；全居共有党员74人，其中预备党员4人，总支委员会下设三个支部，6个党小组，现有固补干部4人，乡镇公务员任职干部1名，选聘大学生1名。五星居委会在1998年由原王举、三塘、杨旗三个行政村合并组成，12年来居委会干部调整频繁，各项资料杂乱无章，无正规档案室，查阅相关资料十分困难，不便于管理和正常的工作开展，2009年下半年在镇政府和区档案局的大力支持和扶助下，建立和规范了档案室，下面将档案室的建设和利用情况汇报如下：
档案室建设情况
居委会将二楼一间30平方米的办公室改造成档案室，档案室内墙壁上挂有《档案管理制度》、《立卷归档制度》、《档案工作保密制度》、《档案人员岗位责任制》、《档案统计制度》、《档案鉴定制度》等相关制度，同时确定会计为档案管理员，专门负责档案的分类、归案等事宜，现有档案铁柜5组，共22节。档案室内做到了通风、防火、保持干燥整洁防潮防霉，布局合理，规范建档。
我们根据本居实际情况，将所有资料分成十大类，会计类、党建资料类、计生类、综治类、为民服务全程代理类、农村劳动力资源调查类、五保低保类、农业保险类、农户补贴类、普查资料类等。每个大类又分成各小类，分别将各小类资料按年度分门别类，立卷装入档案盒，现有立卷档案盒近100盒。
档案调阅和利用情况
半年来的实践我们深深体会到建立完善档案管理给各项工作带来了快速、便捷，方便了工作，节省了时间，达到了多快好省的良好效果。
1、四月份，全区开展五五普法依法治理验收考评工作，我们根据档案索引编号，仅用了1天时间按照组织领导、规划计划总结、基础保障、法制宣传教育、依法治理、宣传报道6大类，12小类进行整理归档，顺利通过了区验收小组的考核，得到了上级领导的好评。
2、我居委会大塘孙、小张两个村民小组人均耕地面积不足0.3亩，符合上级关于失地农民养老保险的文件精神，为办理此项工作，我们充分利用档案资料，调出了2005年以前集镇建设征地的所有协议书，在较短时间内圆满完成了上述两个村民小组的所有符合养老保险人员登记申报工作，群众非常满意。
3、2007年开展实施的农村合作医疗，由于部分参合农户保管不慎，将合作医疗就诊证遗失、必须要补办，我们利用档案，及时准确地调阅该户的参合人员各项资料，及时给农户补办就诊证，方便了群众。
4、我居委会小陈村民郭庆发的父亲原二轮承包的面积流转给陈宏兵，今年三月份该村民要求陈宏兵将属于他父亲的承包面积各项直补资金退还给他，由于双方对承包的面积搞不准，经居委会会计调阅2005年的田亩变更档案，准确地查出了该户的原承包面积为1.86亩，并将5年来的补助金额共计715元，如数退给了郭庆发，该村民非常满意。
5、大河湾村民张胜4月份反映领取的直补资金款与其他农户相比补助款少了，经居委会会计调阅2009年综合补贴农户基础信息档案，该户2009年申报种植了棉花1亩，全年综合补贴每亩50元，主要补贴按2009年种植的水稻、小麦面积补贴，棉花不在补贴范围内，经过解释和调阅基础档案，使该村民得到了认可。
总之，建立完善村（居）档案，有利用于各项工作的正常运转，我们将认真总结成绩，不断完善和改进档案管理的各项措施，充分发挥档案管理的效果，推动各项工作的扎实有效开展。
五星居委会
二〇一〇年四月二十九日
第7篇：工作汇报之档案室基本情况汇报
档案室基本情况汇报
【篇1：学校档案室年检年审的工作汇报】
学校档案室年检年审的工作汇报
根据县档案局关于开展xx年度档案管理考核工作及自查工作要求我校高度重视根据学校档案管理工作各项规章制度和《档案管理考核书》要求进行了认真地自查自纠现将自查情况汇报如下：
新民学校综合档案室2009年2月开始纳入学校的议事议程，并列入学校的工作计划新民学校综合档案室全宗共分九大类：即党群类、行政类、教学类、学籍类、教师业务类、基建类、设备类、会计类、特种载体类。分类与萧山区教育局、档案局分类要求基本一致。
新民学校综合档案室建立一年来，我校不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满地完成了工作任务。现将具体情况总结如下：
一、高度重视，加强领导
学校领导高度重视档案管理工作，不断加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。人员任档案管理人员，而且建立档案管理工作网络，形成了以校长挂帅、副校长任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。为进一步加强对档案工作管理，学校舍得在档案设施上投入，配备了专用档案室；拨出经费，为档案室配置了档案柜、计算机、复印机、数码相机等专用设备，使档案管理在硬件上有了保障，适应了档案管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强档案管理制度建设，规范学校的文书档案管理，自学校档案室成立一年来,我校先后制定了一系列档案管理规章制度。明确了档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求，使各有关科室对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。在归档过程中，我校档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用档案专用档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我校的档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
三、采取有力措施，做好归档和利用工作
我校按照区档案局和教育局有关学校档案工作的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，一、在学年结束前整理好全年的文书档案，并由专业人员分类整理后保存于档案室。二、注重档案的开发利用，充分发挥档案使用价值。为了充分发挥档案的潜在作用，方便利用，更好地为劳动保障工作服务，我们一是编制档案检索工具，编制了案卷目录、电子目录等档案检索工具索引；二是汇编资料，将收集到的档案信息重新组合，进行深加工，编制成全宗介绍等汇编资料，以确保利用档案的各种需要，使档案的潜在作用得到升华。
四、存在的问题和今后档案工作的重点
? 上一个总结： 新农村建设点工作三年发展规划汇报 ? 下一个总结： 学校政风行风评议工作汇报材料
【篇2：档案管理情况汇报】
档案管理情况汇报
近年来，我镇档案工作坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理系例》等法律法规规定，在镇党委、政府领导和市档案局的指导下，进一步强化管理、创新服务机制，档案管理规范有序，档案服务利用成效明显，没有发生失密、泄密事件，机关文件管理和档案管理工作上了一个新的台阶。
一、档案工作进一步重视
镇领导非常重视档案工作，党委书记、镇长多次强调档案是党和国家的宝贵财富，档案工作是镇机关工作的重要组成部分，人、财、物的管理和乡镇事业的发展都离不开档案工作。档案管理工作不但列入领导议事日程，还纳入每年工作考核目标。镇分管领导和办公室主任高度重视，将档案事业的经费列入财务预算，并在人、财、物等方面给予倾斜。档案由镇统一管理，镇办公室主管，并配备了一名档案管理人员负责对档案的收集、传递、保管和整理，档案管理人员职责明确、能依法治档。
二、档案管理进一步规范
建立和健全各项规章制度是做好档案工作依法治档的重要保证。我们在认真学习《档案法》的基础上，为使档案管理有章可循，《档案法》的精神在实际工作中得到贯彻执行，建立健全了一整套档案管理制度。我镇根据《中华人民共和国档案法》及档案工作要求制定了档案管理一系列规章制度，镇里全体干部、职工能都自遵守这些规章制度，尤其是领导能带好头起表章作用，使这些制度不但挂在墙上，而且落实在行动上。在日常的档案管理工作中，我们主要把好三关：一是接收关，认真检查档案质量，对不符合规定的退回补充、纠正，直到达到
要求为止，切实保证归档质量。二是整理关，对接受的档案进行分类、整理、编目、装盒、入库，做到整齐规范、排列有序、查找方便。三是借阅关，借阅档案一定要填写查、借阅单，凭有办公室主任签名方可借阅，杜绝各类档案丢失，损毁和泄密事件发生。在日常管理工作中，加强保管，除了采用设备进行防盗、防火、防尘、防潮等外，我们还做到了九勤：勤察备、勤整理、勤回收、勤修补，使档案达到了不散、不乱、不丢、不坏，有效地保护了档案的完整与安全。
三、档案基础设施进一步加强
我镇非常重视档案工作基础设施建设，镇党委充分考虑档案工作的实际需要，决定将二间房分配给档案室使用，并按档案保管的特殊性要求设计了档案库房和阅档室，添置了密集架，为档案库房配备了灭火器等设备，档案库房的建设符合防火、防火、防潮、防虫、防尘、防盗的“九防”要求。
四、档案管理人员素质不断提高
办公室非常重视档案人员的学习培训工作，经常派员参加市档案局、保密局举办的各类培训。为了提高档案管理人员的业务素质，增加其责任感和事业心，我们一方面狠抓了管理人员的岗位业务培训和在职学习，不断提高他们专业知识和基本技能，把档案干部的政治、学习、思想教育、作风建设列入档案工作日程；还把档案工作作为机关学习培训的重要内容，组织全体机关干职工学习《档案法》和档案管理条例，使每一位同志熟悉掌握档案工作基本知识。
我镇的档案管理工作虽然取得一些成绩，但也还存在一些不足，如硬件建设仍需进一步加强等，在今后的档案管理工作中，我镇将不断加以完善、提高，把档案工作做得更好。
【篇3：档案工作规范化管理情况汇报】
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档案工作规范化管理情况汇报 评审组各位领导、各位专家：
首先，我谨代表%%%全体干部职工对评审组的各位领导、各位专家莅临我单位检查指导工作表示热烈的欢迎！向一贯关心和支持我局档案工作的市档案局、县档案局的各位领导表示衷心的感谢！2012年，我局档案达到省特级标准。今年在县档案局的大力支持下，我们按照《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》的规定，认真、扎实地进行了档案资料的收集和整理归档工作。通过自查和预检，认为基本符合机关档案管理“省特级”的复查要求。现将有关情况汇报如下：
我局（营销部）自1996年成立起来，两块牌子，一套班子，主要承担全县卷烟批发业务和专卖市场管理职能。2002年9月，县烟草公司更名为%%%%，目前，我局（营销部）共有干部职工52人，局机关设4个股室、基层设3个管理所、3个市场部、1个稽查大队、和1个精品店。
近年来，在省、市烟草局和县委、县政府的正确领导下，我局紧紧围绕工作目标，攻坚克难、开拓进取，圆满完成了各项工作任务。
随着烟草现代化管理的逐步推进，档案管理的质量和水平已成为检验烟草经营和专卖管理水平的重要标志之一。我局机关档案工作目标管理自2012年升为省特级以来，在市烟草局和县档案局的具体指导和帮助下，按照《湖北省机关档案工作目标管理办法》的要求，坚持了走出去学与请进来指导相结合的办法进行整理，狠抓档案资料的集中统一管理，完善了各项制度，落实了专门管理人员和经费，加快了档案管理的制度化、标准化、现代化建设，提高了文书、会计、科技、专卖、声像、电子、实物等各门类和载体档案的归档质量，档案管理的工作环境和条件得到明显提高，档案工作的各项业务质量得到了全面提升，并在实践中做到了创新。我们在机关档案建设方面主要做了如下几个方面的工作：
一、加强领导,增强全员档案意识
我局始终把档案工作作为推动烟草事业发展的重要基础性工作来抓，切实加强对档案工作的领导，把档案管理工作纳入单位的工作计划和发展规划，努力营造出“人人重视、全员参与”的工作氛围。无论机构和人事怎样变化，我局都适时调
整了档案管理工作领导小组，保证了档案管理工作力量不断层、业务不断线。局长亲自担任组长，并明确一名副局长分管档案工作，将档案工作提到局长日常工作主要议事日程。主要领导多次在党组办公会议上对档案工作进行安排部署，明确工作思路和工作重点，解决人财物方面的困难和问题。建立了目标管理体制，将档案管理列入下辖的各个部所目标管理责任制，作为对部所考核的内容之一，并纳入奖惩体系，为加强档案管理提供了强有力的组织保障。每年对档案的“三专”管理进行两次考核检查，起到了良好的以查促管效应，形成了一把手亲自抓，分管领导督办抓，办公室具体抓，机关各办联动的工作格局，有力地促进了档案工作的开展。
二、依法治档，促进档案工作规范化
我局在开展档案工作目标管理过程中，把依法治档，建立健全各项规章制度作为档案管理达标升级的重要内容之一。根据省、市局文件规定，结合我局工作实际，明确了文件材料归档和不归档的范围和档案材料保管期限；制定了文件立卷制度、档案库房管理制度、档案保密制度、档案查阅利用制度、档案鉴定销毁制度、档案员工作职责等一套较为科学、完整、系统的档案管理制度。近几年来，我们一直做到严格依照省特
级的标准，对各门类、各载体的档案资料进行认真收集和整理。成立专班对建档以来所有档案材料在原有的基础上逐年逐卷进行清理、核对、查漏补缺，确保各项档案资料更加齐全完整。全宗档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案、专业档案七大类别，共计室藏档案9465卷（件、册、盘、枚），其中文书档案650卷，归档文件2083件；科技档案30卷（基建类26卷、设备类4卷）；照片档案12册682张；实物档案208件（奖品类185件；印章类23枚）；电子档案34盘；会计档案2245卷；专业档案4116卷；图书资料54册；编研资料33册。各个时期各种类别的档案资料较为完整，没有出现断层现象，能全面反映和揭示我局各项职能活动全貌。
三、加大投入，夯实档案工作物质基础
齐全的硬件设施既是做好档案工作的物质保证，也是档案升级达标的基本要求。近几年来，我局对档案管理的基础建设始终坚持高标准、高起点，不断加大投入力度，大大改善了档案工作的环境和条件。今年为实现档案省特级复查合格的管理目标，我局进一步加大了档案管理硬件建设力度，全面落实了库房防火、防盗、防虫、防鼠、防霉、防高温、防强光等措施，维修翻新了反映烟草行业发展历史和机关历史面貌具有宣传教育功能和行业特色的陈列展厅，为省特级复查创造了有利条件。
四、注重培训，提高档案人员业务素质
做好档案管理工作，人的因素至关重要。为此，我局专门配备了1名专职档案员，7名兼职档案员，均为本科或以上学历。其中2名参加过省烟草局和省档案局联合举办的档案业务知识培训班，兼职档案员全部参加过县档案局组织的档案业务知识培训班，通过学习和培训，档案员专业理论水平和实际操作技能得到了明显提升。
五、讲求科学，推进档案信息化建设
近年来，我局积极适应信息化发展需要，围绕电子文件、电子档案等新型资源和载体，创新档案管理，提升工作效率。一是把档案信息化纳入企业信息化建设之中，使档案信息化与企业信息化同步发展。二是及时解决电子档案中不兼容、不识读、易损毁等问题，避免档案资源丢失。三是科学设臵档案管理权限，加强文件流转衔接管理，进一步优化文件处理运转模式，确保电子文件档案处理的科学、高效、安全。2010年，我局安装了“科怡”档案管理软件，建档18年形成的档案全
第8篇：档案室建设方案1
档案室实施方案
一、指导思想
加强档案的集中统一管理，保证公司档案的完整、准确；确保档案的安全和有效利用，提升整体服务功能。
二、档案管理工作
（一）档案材料的收集
建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；及时催办整理完成的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档，并做好台帐管理。
（二）档案的归档、立卷与管理
依据档案来源、时间、题目、内容顺序分成若干层次和类别进行分类。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件、请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。
（三）档案的保管
防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀等工作。
（四）档案的鉴定分类
从档案的内容、来源、时间、名称等方面鉴别档案的价值，以鉴定量分重点保管和一般保管。重点保管档案应设立专人专柜保管，并按档案保管期限分永久、长期、短期三种以确保档案的价值。
（五）档案借阅、利用工作
凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经主管领导签批后方能调阅。
案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。借阅期限不得超过三个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
本公司内档案管理的利用方式有：
1、提供档案原件；
2、提供档案复印件；
3、提供文献索引资料。
4、档案管理部门应主动向各部门员工提供公司档案编研信息服务。
三、档案室工作职责：
1、完成文书档案、声像档案、规划档案、基建档案、房产档案，在每年的规定时间（即每半年）完成档案的接收（收集）、整 理、分类、归档等工作。
2、做好室藏建设。一是整理档案库房，达到规定要求。二是将档案管理的相关制度上墙，整理好的各类档案上架入库保管。
3、开展档案开发利用工作，办理借阅与咨询；积极开发档案信息资源，为本公司工作服务。
4、维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作，对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，提请公司予以处理，对保护档案有功者，提请公司给予表彰。
5、做好档案信息编研工作。编写全宗介绍、立卷、说明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编，整理专题汇集、发文汇集等参考资料，收集统计档案工作基本情况，编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。
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