广州铭展提供参展准备工作倒计时的计划表_开业倒计时筹备计划表

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参展展会准备工作倒计时的计划表

（一）１２个月前

（１）从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全 ·１２４· 年展览计划；

（２）与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；

（３）选定场地（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；（４）了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。

（二）９个月前

（１）设计展览结构；

（２）取得展览管理公司的设计批准；（３）选择并准备参展产品；

（４）与国外潜在客户及目前顾客联络；（５）制作展览宣传册。

（三）６个月前

（１）以广告或邮件等进行推广活动；（２）确定旅行计划；

（３）支付展览场地及其他服务所须预先付款；

（４）复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；（５）安排展览期间翻译员；

（６）向服务承包商及展览组织单位订购广告促销。

（四）３个月前

（１）继续追踪产品推广活动；

（２）最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签，赠送给索取样品的客商；

（３）将展位结构设计做最后的决定；（４）计划访客回应处理程序；（５）训练参展员工；

（６）排定展览期间的约谈；

（７）安排展览现场或场外的招待会；（８）购买外汇。

（五）４天前

（１）将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；（２）搭乘飞机至目的地。

（六）３天前

（１）抵达，饭店登记；（２）视查展览厅及场地；

（３）咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；（４）指示运输承包商将物品运送至会场；

（５）连络所有现场服务承包商，确定一切准备就绪；（６）与展览组织代表连络，告知通讯方法；

（７）访问当地顾客。·１２５·

（七）２天前

（１）确定所有物品运送完成；

（２）查看所订设备及所有用品的可得性及功能；（３）布置展位；

（４）将所有活动节目做最后的决定。

（八）１天前

（１）将摊位架构、设备及用品做最后的检查；（２）将促销用品发送直接分配中心；

（３）与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报。

（九）展览期间（１）尽早到会场；

（２）开展第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；（３）实地观察后尽早预约明年场地；

（４）详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；

（５）对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；（６）每日与员工进行简报；

（７）每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应。

（十）展览结束

（１）监督摊位拆除；（２）处理商机；（３）寄出感谢卡。

（二）人员安排

包括与会人员安排和展会工作人员安排两个方面。１．与会人员安排

估算参会人数，选择特邀嘉宾，并作出各类与会人员的活动、住宿、交通、游览等安排。

２．展会工作人员安排

如果展会策划者不担任该展会的项目经理，那么最重要的是尽早确定展会项目经理，并让

其参与展会整体策划。对于一个经验丰富的项目经理来说，由他来指定下面各部门的负责人，并确定工作职责范围和各个部门员工人数是合适的。如果一时没有找到项目经理的合适人选，那么就有必要根据展会工作需要对各类人员作出一个大致的安排。待任命项目经理时，还可作 适当调整。

（三）场馆安排

场馆安排即确定展会地点。主要考虑城市区位、场馆容量和配套设施、出入是否方便、周围环境等条件。当然，场馆的租赁价格也是一个需要重点考虑的因素。

（四）费用安排

要求策划人员运用合理的定价策略，确定展位价格和参会费用，力求达到展会经济效益最

大化。各项支出则要在保证与会人员满意的前提下，坚持履行节约的原则。·１２６·

需要特别指出的是，对各种收支费用应尽可能细化，以便于掌控。

（五）宣传策划

在展会策划工作中，宣传策划非常重要，一定要投入大量的财务和精力来做。宣传策划的成果最集中地体现在制定一份独到的宣传工作计划、设计和制作会刊、制作宣传册和参展商服

务手册这几个方面。１．制定宣传工作计划

一份优秀的宣传工作计划是策划者对于媒体和宣传方式（广告还是新闻？）的选择，应根

据宣传推出的时间、频度和强度以及策划人与媒体记者、有关头面人物的交情等多方面因素优

化组合后集大成的产物。

本书第五章有较多的有关展会宣传的内容，其中有一份展览新闻工作计划表可供参阅。

２．会刊设计与制作

展览会会刊主要是为展览作宣传用，列入参展单位的名称、地址、电话、联系人、产品介

绍。会刊设计是展览会前期工作的重要组成部分。在会刊上刊登有关参展单位的各类广告，效

果相当明显。其设计制作主要包括以下几个方面：

（１）开本。展览会会刊一般设计为１６开本（１８．７ｃｍ×２６．０ｃｍ）或（２１．０ｃｍ×２８．５０ｃｍ）大小。

（２）封面设计。封面上设计有展览会的中英文名称，标有“会刊”、“特刊” 等字样，文字

色必须与背景色有一定的区分度，突出而醒目，一般处于封面的中上方位置。同时可设计有展

览会举办日期、举办地点以及主办单位等，这类文字的字体一般要比展览会的名称小一些。整

个封面应设计成与展览有关的内容、色彩。

（３）内容。内容部分可包括：序言、目录、公司简介、领导贺词、展位分布图、参展商索

引、参展公司简介、展会活动、行业简讯、广告插页等部分。

① 序言。简介该展会的重要性、目的和已取得的成绩以及深远意义，以及表述期望等内 容。

② 公司简介。主要介绍主办公司的公司性质、经营范围、公司宗旨以及公司地址、联系

方式等内容。

③ 展位分布图。该部分包括展馆立面分布图、各个展馆平面分布图（标明展位号、参展

企业所在位子、通道、出入口、洗手间等）。

④ 参展商索引。该部分简单介绍参展企业及其所在展馆。

⑤ 参展商名录。该部分对参展公司进行简单介绍，包括公司标识、展区展位号、公司简

介（公司性质、经营范围、公司宗旨、联系方式等）。一般国际性展览应中文、英文两部分都

有，以便于国外企业参考。

⑥ 展会活动（日程安排）。此部分介绍展会具体活动安排，包括活动内容、活动具体时

间、活动地点、主办承办单位以及活动内容简介。一般活动内容按顺序为新闻发布会、展会开

幕式、展会活动、展商联谊会等。

⑦ 行业简讯。此部分为相关行业的行情动态、业内新闻、发展趋势等方面的介绍性文章。

⑧ 展览跟踪调查表。往往在会刊的最后部分设计这一表格，用来听取参展商、参观者对

有关本次展览各个方面的反映。在展览结束以后将这张表格反馈到主办公司，主办公司则以此

作参考，以期改进、完善。·１２７·

实例：第三届浙江国际建筑装饰材料及装备贸易博览会会刊

“第三届浙江国际建筑装饰材料及装备贸易博览会会刊” 是为在浙江世界贸易中心举行的“第三届浙江国际建筑装饰材料及装备贸易博览会” 设计制作并用以介绍该展会的专刊。

会刊设计为２１．０ｃｍ×２８．５ｃｍ 开本，共９４页，铜版纸彩印本。

封面以蓝白为主调色，封面上方为本届展会的标识，基本为黑色，与背景色形成强烈反

差，鲜明而突出。左下部分设计为本届展会的主办单位、支持单位、协办单位、承办单位等内

容，并将一些与展会相关的图片编排在封面的边角部位，与展览主题产生联系。画面整体对比

鲜明、醒目，背景和谐统一。内容部分：

１．序言。简介本次展会的重要性和目的，历届展会所取得的成绩，表达良好期望等内容。

２．公司简介。介绍主办公司的公司性质、经营范围、服务宗旨、公司规模以及公司近年

来取得的成就和公司地址、联系方式等。

３．展位分布图。该部分包括本次展览所在地“浙江世界贸易中心” 展馆立面分布图、各

个展馆平面分布图（标明展位号、参展企业所在位置、通道、出入口、洗手间等）。４．参展商索引。该部分以各分馆为顺序简单介绍各分馆内的参展企业。

５．参展商名录。该部分为中英文对照式设计。主要对参展公司进行简单介绍，包括公司

标识、展区展位号、公司简介（公司性质、经营范围、宗旨、联系方式等）。６．展会活动（日程安排）。该部分介绍本次展会具体活动安排，按顺序为新闻发布会、博

览会开幕式、建材行业现场推广、绿色家装选材周、ＨＣＧ 和成套卫浴新产品发布会、组委会

推荐“浙江装饰材料指定推荐品牌３０强”、展览会系列嘉奖项目评选、２００１年中国室内设计大

赛获奖作品巡回展、展商联谊晚宴等９个部分组成。每个部分系统介绍了活动内容、活动具体

时间、活动地点、主办承办单位以及活动内容简介等。３．宣传册图片和设计

制作一本精美的宣传册是一种很好的展会宣传方式，众所周知，销售是从封皮开始的。

“宣传册” 可以是一张印在廉价纸上的散页传单，也可以是对折的有４个封面的传单或者是色

彩丰富的、封面光滑的宣传册。其中应包括的关键信息有展会的主办者，展会名称（主题）、举办地点和时间、哪些人会参加等。

对宣传册的设计者而言，应当注意以下几点：（１）宣传册中应该有深浅颜色的强对比。（２）应使用简短、明了的句子。

（３）作者自己不能做最后的校对。如果作者曾经犯过一个错误，那么他再犯这个错误的概 率将增加。

（４）充分利用图片，主要的几幅图片必须精心制作。（５）变换的字体类型不要超过３种。

（６）突出注册表，并标明关键的联系方式，如电话号码、电子邮件地址、传真号码和其他

信息也应该包括在注册表中。

（７）适当留空。这样会让眼睛在阅读的过程中不至于感到疲劳。·１２８·

４．参展商服务手册

一般情况下，主办方会向参展商邮寄“参展商服务手册”。服务手册的内容包括：

（１）各种供租用的办公用具的型号及价格；（２）展位使用的帷帘、地毯的型号和价格；（３）可供使用的服务人员情况；

（４）所有的电力供应情况，包括电源要求、照明和电工；（５）关于熟练工人的情况，包括雇用这种工人的价格；（６）标牌的价格；

（７）展位出租信息，包括展位的大小和价格；（８）视听服务；（９）电话服务；

（１０）模特和花卉供应商的情况；（１１）各种运输方式及其费用。

给参展商邮寄服务手册的主要目的是让参展商提前预订他们需要的物品和工作人员。提前

预订非常重要，可以使装修公司知道展会所需要的办公用具、帷帘、地毯等的大概数量。由于

提前预订的重要性，服务公司会给予提前预订的物品优惠价格。