秘书四级专业技能部分复习重点_秘书四级复习要点

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秘书四级考试

专业技能部分

第一部分 会议管理

1、会议议程、日程 1（1）主要内容：会议议程是会议的概略安排，主要包括：开幕式；来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。会议日程是根据议程做出的具体安排。（2）制定会议议程程序：

（a）明确会议目标及与会人员。（b）安排议程时间。议程时间长分为若干短时间会议；重要的事情放在前面；存在重大争议的话题放在最后；涉及秘密的事放在最后.（c）确定每一项议程

a)议程达到的目标 b)与会者准备及贡献 c)时间安排 d)演讲者

e)提前分发议题

（d）决定会议讨论形式

a)典型会议式 b)头脑风暴式 c)团队列名式

（e）决定会议决策方式（3）会议议程编制的注意事项

（a）注意各议程的习惯性顺序和公司对议程有无相关规定（b）在确定会议议程前还需明确会议活动的人员、时间、地点等安排（c）宣布议程，说明会议常务性内容（d）将同类性质的议程安排在一起（e）保密性较强的议题安排在后面

2、会议地点备选方案 1（1）会议地点选择

（a）交通便利

（b）场地大小与会议规模相符（c）有良好配置（d）不受外界干扰（e）应有停车场所（f）成本合理

（2）工作流程（5步）

（a）确定会议目的与形态（b）实质需求与与会者期望

（c）列出需要清单，确定会议场地

a)所在地区情况，是否便利，成本如何 b)会场环境 c)设施情况

（d）负责人核对、确认地点（e）签订书面合同

3、会场布置

（1）整体布局

（a）确定会场形式（b）合理摆放桌椅（c）布置附属设备（2）座次安排

4、传递会议信息

（1）传递会议通知信息。主要包括：会议名称、主办者、会议内容、参加对象、时间与地点等，通知样本需要作为档案保留。（2）分发、传递会议文件（3）沟通传递会议有关情况

（a）会场内外的沟通（b）办好会议简报（c）向领导传递信息（d）发布新闻信息

（4）注意事项：发布会议信息之前要进行报审，要对媒体进行选择。

5、安排会议食宿

（1）餐饮常识要点

（a）经济实惠，吃好不贵（b）统一标准，照顾少数群体（c）事先摆放座位卡

（d）提前通知与会者座位情况（2）会议住宿常识

（a）提前编制住房分配方案（b）适当照顾病老残弱和领导（c）统筹安排所有人员情况（d）有时还要注意集中便于讨论（e）交由领导审核额

6、会议嘉宾邀请 1（1）嘉宾类型。上级领导和政府官员；重要客户和利益相关方；名流；潜在贡献者（2）注意事项

（a）事先与嘉宾取得联系确认是否能够出席（b）正式邀请函（c）邀请不卑不亢

（d）了解嘉宾背景，处理好嘉宾间关系（e）宁可邀请，而不排斥的原则（f）人数不宜过多（3）程序

（a）开会确定邀请嘉宾名单（b）拟订请柬

（c）联络嘉宾，确认参会情况（d）开会之前再次联系，确定接送（4）相关连接

（a）嘉宾的安全保卫。人身安全保卫、私人物品保卫、文件保卫、驻地保卫、设施保卫、车辆保卫。

（b）嘉宾接待。接站工作：安排专人提前20分钟接站；领导到停车处接待；

7、会议值班工作（注意与事务值班相区别）

（1）值班工作的内容

（a）值班电话记录，主要包括：来电时间、单位、姓名、内容等（b）值班接待记录，主要包括：来访人员姓名、单位、事由、联系方法等

（c）值班日记，主要包括：外来的信函、电报、反应情况等进行登记，保证值班工作的连续性。（d）做好信息传递。（2）值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证信息的及时流通。

（3）值班工作程序

（a）制定值班工作制度。主要包括：信息处理制度，对信息进行基本处理的程序；岗位职责制度；交接班制度。（b）明确值班工作任务 搜集资料，传递信息 b)控制人员出入

c)有公司和部门领导联系电话，及时沟通 d)坚守岗位，人不离岗 e)协助服务人员做好工作 f)做好各种协调工作

g)必要时建立领导带班制度（c）编制会议值班表。值班表应报送主管领导审批，之后根据实际情况安排值班。

8、接待新闻媒体

（1）基本原则

（a）新闻实事求是，符合会议内容（b）注意保密，内外有别（c）重要观点须经领导审批（d）主动积极

（e）综合考虑传递方式和内容（f）随时收集外界信息

（g）为媒体沟通会提供必需的资料（2）工作内容

（a）撰写新闻稿，经领导审阅后向媒体发送（b）邀请媒体前来采访（c）召开记者会（3）工作程序

（a）媒体人员登记（b）发放会议材料

（c）安排新闻发布会等传统活动（d）安排媒体沟通会（4）应对媒体负面报道

（a）快速做出反应

（b）聘请专业公司危机公关（c）负责人出面

（d）不要推测未知事实（e）不要隐瞒真相（f）对媒体敞开大门（g）统一口径（h）频繁沟通

9、会议记录 a)（1）会议记录的准备工作。准备好记录的相关设备和物资，提前到达会场，了解会场座次，提前熟悉会议议程（2）会议记录的内容。

（a）标题。会议名称+文种（b）正文。首部+正文+尾部

a)首部，主要包括一会概况：会议名称，地点，时间，参与人员，主持人等

b)正文，主要包括会议议题、发言人及发言内容、会议决议等 c)结尾，另起行，写明散会时间（c）尾部，主持人签字和记录人签字（3）会议记录的要求

（a）速度

（b）真实。准确、清楚、突出重点（c）资料性。可长期保存。

10、会议资料的收集整理

（1）收集会议文件资料的要求

（a）确定收集范围（b）收集要及时

（c）确定合适的收集渠道（d）严格收集登记程序（e）注意保密（2）需要收集的资料

（a）会前分发的（b）会中产生的（c）会后产生的（3）会议文件的立档归卷

（a）立档的意义

a)便于查找利用 b)反应工作进程 c)便于保存管理

d)保证秘书工作连续性

11、会议纪要

（1）会议纪要的种类。办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要、研讨会议纪要

（2）会议纪要的内容

（a）会议情况简述

（b）对会议精神的阐发（3）会议纪要的拟写要求

（a）实事求是，忠于会议实际（b）内容集中概括

（c）调理明晰，一目了然

（4）会议纪要工作程序。完善会议记录-起草-确定印发范围-接受者确认-领导签字-打印成文-印制、分发、归档

12、会议成本报销

（1）原则。

（a）遵守制度，严格手续（b）量入为出，收支平衡（c）精打细算，厉行节约

（2）清点费用发票-核实发票-填写报销单，粘贴发票-领导签字-财务报销-结清费用

第二部分 事务管理

1、制定接待计划

（1）确定接待规格

（a）来访者的身份和目的（b）对方与己方的关系（c）突然的变化（d）上一次接待标准（2）接待计划的主要内容

（a）接待规格（b）日程安排（c）经费预算（d）工作人员（3）工作程序

（a）了解掌握背景资料

a)了解来访目的b)了解来访者基本情况（b）草拟接待计划。需要与来访者一方进行协商，并须经征得上司同意。

a)主要陪同人员 b)住宿 c)宴请 d)会见，会谈地点 e)参观游览地点

（c）与本单位沟通有关情况（d）与来访者沟通（e）报请上司批准（4）注意事项

（a）严格遵守单位规章制度

（b）了解客人饮食习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳（c）注意保密工作

2、团体接待常识

（1）用车礼仪

（a）乘车礼仪

a)若驾驶者为主人，上座为副驾驶，其次依次是后排右座、左座、中座。七座车则为最后一排。

b)驾驶者为司机，上座为后排右座，其他依次。副驾驶位秘书、警卫等人员座位。

（b）乘车次序

a)上车。主宾先上，接待方需给主宾拉开车门，等宾客上车再关上车门，最后上车

b)下车。如果外面有人开门，则应该让主宾先下车；如果没有人开门，则应该秘书先下车给主宾开门。

（2）见面礼仪

（a）主方先做自我介绍，由身份自高向低介绍。（b）主方应主动伸手握手，秘书马上接过客人的行李，私人物品除外。

3、值班工作

（1）值班工作的任务与要求

（a）办理上司交代的事项

a)临时会议通知

b)询问情况并回复领导 c)委托的接待工作 d)转告上司指示

（b）上传下达，沟通内外

（c）认真处理来电来函，只传达不表态。（d）负责接待工作

（e）掌握上司外出活动情况（f）协调处理安全保卫工作（2）值班工作规范（a）坚守值班岗位（b）认真处理事务（c）做好值班记录（d）热情接待来访者（e）加强安全防卫（3）值班实务处理

（a）做好公务接洽

a)公务接洽的职责范围。

b)处理办法。简单事务直接处理，重要事务请示后处理 c)建立健全公务接洽制度。岗位责任制度和登记管理制度（b）汇报情况

a)问明情况，做好记录 b)重要情况，及时汇报 c)谨防假冒，避免失误（c）处置突发事件

a)尽快反应 b)准确了解情况 c)主动做好预测

（4）制作值班表

（a）值班表内容

a)值班日志。记录值班情况和经历 b)值班报告。值班期间重大突发情况 c)来人登记与接待记录 d)电话记录 e)交接班

4、安排上司的差旅事务

（1）制定商务旅行计划

（b）时间、接站安排（c）路线、住宿安排（d）会晤计划

（e）交通工具的选择（f）需要携带的文件（g）其他特别要求

（h）目的地的天气状况

（i）差旅费用、现金、外币、支票等（j）行程安排、会议计划等（2）制作旅程表（a）日期（b）时间（c）地点（d）交通工具（e）具体事项（f）备注

（3）准备上司不同场合的发言稿（4）办理出国手续

5、完成上司临时交办的事项

（1）临时事项的特点

（a）广泛性（b）临时性（c）具体性（d）紧迫性

（2）临时事项的范围

（a）文书工作（b）会务工作（c）信访工作（d）信息工作（e）调研工作（f）督查工作（g）联络工作（h）协调工作（i）接待工作（3）临时事项的原则

（a）积极主动，千方百计

（b）既要符合政策，又要灵活应对（c）件件有着落，事事有回音

6、信息管理

（1）信息收集

（a）信息收集的要求

a)价值性 b)时效性 c)层次性 d)针对性 e)全面性

（b）信息收集的程序 a)明确信息收集范围 b)熟悉信息来源

c)选择信息收集方法 d)查找信息（c）注意事项

a)收集各种形态的信息 b)建立通讯联系索引卡 c)信息收集要有超前性

（2）信息筛选

（a）筛选信息的常用方法

a)留意标题 b)复印、剪裁 c)摘记 d)标记说明（b）筛选的要求

a)要选择对工作具有指导意义、与业务活动密切相关，带有倾向性动向性或突发性的信息，能遇见未来趋势，为决策提供服务的信息。

（c）工作程序

b)看来源 c)看标题 d)看正文 e)决定取舍

（3）信息分类，根据信息内容性质不同的异同、分门别类地组织起来的一种科学方法。

（a）信息分类的方法

a)字母分类法。按照作者姓名、单位名称、信息标题等字母顺序分类组合b)地区分类法。按照信息形成地区字母先后顺序 c)主题分类法。按信息内容分类 d)数字分类法。按照一定规则给已有信息编排数字，用索引卡标出其类别

e)时间分类法。按信息形成日期分类（b）信息分类的要求

a)讲究科学性、逻辑性系统性和实用性

b)认真确定分类体系，明确分类标准和分类层次 c)准确归类，界限清楚（c）工作程序

a)熟悉信息内容 b)选择分类方法。

 字母分类法。规则简单易操作，不需制作索引卡，但某一字母下信息较多查找费时，不易估计储存容量。

 地区分类法。便于查找具有区域特征的信息，但需具有一定的地理知识，比较局限

 主题分类法。相关内容集中存放，方便检索，但不易掌握标准。

 数字分类法。按数字顺序排列，规则简单，适宜电脑储存，但需建立索引卡，花费时间。

 时间分类法。可做大型信息系统的细分规则，但需要与索引系统配合使用。

c)瓣类。即按照一定标准进行类别划分。d)归类。根据一定规范要求，（d）注意事项

a)利用颜色、标签分类别 b)建立交叉参照卡

（4）信息校核，对经过初步甄选的信息进行进一步的校验审核，分析信息可靠性与准确性，认定信息真实性。（a）信息校核的要求

a)以原始数据为基础

b)校核要排除主观因素的干扰（b）工作程序

a)确定校核的内容，根据信息用途确定校核的具体内容 b)选择校核方法。溯源法、逻辑法、核对法、比较法等 c)核实、分析信息 d)做出判断（c）注意事项

a)各种方法相互补充使用

b)综合运用知识，保证信息可靠

（5）信息传递

（a）方向。内向传递，为了协调合作，在单位内部进行信息交流；外向传递，利用媒介传递信息。（b）要素。信源、信道、信宿。（c）要求。

a)按不同需要把握传递方式、时间、地点 主动、不失时机将信息传递给接受者 保密信息在保密范围内传递 保证内容不失真 工作程序

确定传递信息内容 选择并确定传递方式

 信件，具有凭证作用，便于阅读参考，但花费时间较多，不便于交流。

 备忘录，使用方便，便于查阅参考，但信息量少，不便于交流

 报告，正式。 通知  指示  新闻稿  传阅单  新闻发布会  声明

c)确定传递方法

 语言传递  文字传递  电讯传递

 可视化辅助物传递 d)进行信息传递 e)确认传递质量

（6）信息储存

（a）工作程序

a)登记。总括登记，反映储存全貌；个别登记，按顺序逐件登记。b)编码。顺序编码，按信息顺序或者规定顺序；分组编号，利用数字进行单独编码 c)排列。

d)保存。手工保存、计算机存储、电子化储存 e)保管。（b）储存的意义 b)c)d)（d）

a)b)

第三部分 文书拟写与处理

1、批转转发性通知2、3、4、5、（1）批转转发性通知的类型

（a）转批通知。转批下级机关公文，重点在“批”。

（b）转发通知。转发上级或者不相隶属机关公文，重点在“转”。（c）印发通知。印发本机关或联合行文公文的通知，为了引起重视或贯彻执行，重点在“公布”。

报告

（1）报告的概念。汇报工作，反应情况答复上级询问（2）报告的特点。

（a）汇报性（b）陈述性

（3）报告与请示的区别

（a）性质不同。报告为反映工作，汇报情况；请示是请求上级批准或者请求指示。

（b）行文时限不同。报告可在事前、事后、事中行文；请示只能在事前。

（4）报告的类型

（a）汇报工作报告（b）反映情况报告（c）答复情况报告 请示

（1）请示的特点

（a）一文一事（b）请批对应（c）事前行文（2）请示的类型

（a）求示性请示（b）求批性指示（3）注意事项

（a）主送一个机关（b）逐级请示（c）语气温和恭谦 问答函

（1）概念。问答函是进行询问或者答复的函（2）类型。

（a）询问函。特此函达，请予复函。（b）答复函。收悉。特此复函。简报（1）概念。内部事务文书。（2）简报的特点。

（a）简（b）快（c）新（d）实

（3）简报的类型

（a）工作简报（b）会议简报（c）动态简报

6、意向书

（1）意向书的特点

（a）协商性（b）灵活性（c）简略性

7、订货单

（1）概念。由买卖双方填写。（2）特点。

（a）严肃性（b）协约性

8、档案分类

（1）含义。根据档案来源、时间等异同将档案划分为若干层次和类别构成体系的工作。（2）分类方法。

（a）年度分类法。适用于机构界限不清，档案数量少的单位（b）组织机构分类法。内部机构比较稳定的单位

（c）问题分类发。适用于只能分工不清，档案数量少的单位（3）档案分类的综合运用

（a）年度——组织机构法（b）年度——问题分类法（c）组织机构——问题分类法（d）问题——年度分类法（4）工作程序

（a）了解文件形成情况（b）分析档案形成单位情况（c）选择档案分类方法（d）文件归类

9、档案检索工具的编制

（1）工作内容。档案检索工具是档案提供利用的基础和前提，是开发档案信息资源的必要条件

（2）档案检索工具的含义。是揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。

（3）检索工具的类型

（a）归档文件目录（b）分类目录（c）主题目录（d）人民目录（e）全宗指南

10、档案鉴定

（1）内容。按照一定的原则、方法和标准，判断档案的价值，确定档案的保管年限，提出无价值档案的工作。

（2）期限。永久；长期：16-50年；短期：15年以下（3）要求

（a）逐件阅读档案内容

（b）综合分析档案各方面特征（c）综合档案的需求判定档案价值（4）工作程序

（a）判断文件是否需要保存

（b）分析档案价值。来源、内容、形式特征、技术因素、功能因素。（c）确定文件保管期限（d）对保管文件进行复审

11、档案保管

（1）注意事项

（a）库房安排集中，查阅方便为原则

（b）建立档案保管制度。包括定期检查制度、安全制度、档案进出库房登记制度、设备管理制度、卫生制度。