秘书业务工作方法_秘书协调工作的方法
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秘书业务工作方法
（一）秘书协调方法
秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个
人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化、和谐化，以实现组织目标的行为过程。
秘书协调的方法有：
1．政策法规协调法。在协调中可以依据国家、行业、组织等相关法规政策进行协调。
这些政策法规条文在协调中起着重要作用，是各组织必须遵守的，是社会的运行法则。正确引用政策法规的前提是，秘书必须了解实际情况，适时引用，要杜绝断章取义。
2．沟通协调法。沟通是组织信息传递的一种方式。在社会进步的今天，“信息透明”是
工作中常用的方式，它可以加深合作者的相互理解，便于协调工作。微软公司的一条工作经验就是“信息透明”，大家分享有关信息，使得相互合作更有效，减少猜疑带来的内耗。
3．计划协调法。古人说：凡事预则立，不预则废。在工作中有计划、按步骤地行使，会使各部门工作和谐有序。所以按照计划来协调各相关机构也能过到事半功倍的效果。
4．文字协调法。这是经常采用的协调形式，如通过拟订工作计划、活动部署、订立制
度、集体审查修改文稿等形式统一认识，协调行动，使组织内部上下各相关方面的工作协调运转；用征求文稿意见、会签文件、会议备忘录、会谈协商纪要等形式，协调组织与外部各
方面的关系。这种形式具有规范性、稳定性，是较长时间内保持协调关系的依据。
5．会商协调法。对于涉及部门多，问题较复杂的情况，还可以选用会商协调。让相关
部门先一个大家能坐下来谈的时间，就所关心的问题面对面讨论，这样可以把问题摆到桌面，在开诚布公的情况下，共同寻找解决之道。
（二）秘书督促检查方法
督促检查本是一种领导行为，具有很大的权威性。但是，秘书部门的辅助性质，要求秘
书督查不能采用领导督查的方法，而必须采用秘书督查的方法，即协助领导者进行督查，在督查活动中，其所做所为以及方式、方法和语言都必须符合秘书的身份。否则，将会出现越位、擅权和独断等错误行为。督查的方法有：
1．现场督查。秘书人员要深入实际，到承办部门、单位，到现场检查、了解事项的落
实情况，掌握第一手材料，促进落实。现场督查最直接、最有效，了解到的情况也最真实、最可靠，是督查工作的主要方法。
2．会议督查。召集有关人员，听取决策事项落实情况的汇报，督促承办单位抓紧落实
决策事项。
3．书面督查。通过书面通知，请有关部门、单位报告事项的进展情况，对承办单位进
行督促。
4．电话督查。通过电话向承办部门、单位了解事项落实的进展情况，督促承办单位抓
紧落实。
（三）秘书沟通方法
秘书处于枢纽地柆，秘书工作要求秘书要做好沟通工作，主要沟通决策层和领导层，沟通劳资双方，沟通企业内各部门，沟通企业与社会等各方面关系的重要人物。因此，要使自己的工作卓有成效，就必须具有良好的沟通力。
沟通，由不同的标准可分为不同的类型和方法。例如，从组织关系来讲，可分为内部沟
通和外部沟通；又可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通。
1．沟通的主要类型
（1）单向沟通，即一方向另一个特定的对象作单线的定向沟通，只要求对方接受、了
解，而不要求对方回复的沟通。这种沟通只是单方面的传递某种信息或表达某种单向。比如向上级呈送无须批复的书面报告，礼仪性地发送贺电、贺信、感谢信等。
（2）双向沟通，即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。这种沟
通除了表达己方的意图之外，还要求对方能认可、合作，包含有共同的目标。如发文中的请示和批复，工作上、外交上的互访、通电话和收发电子邮件等。
（3）多向沟通，即一方同时向两个以上的对象所作的呈辐射型的沟通。既包括多渠道的单向沟通，也包括多渠道的双向沟通。这种沟通乃是为了达到多方面的理解、支持、合作的目的。各级领导机关、企事业单位和社会团体组织多采用这种类型，譬如下午的普发性文件，如指示、通知、通报，公开发布的公告、通告，以各种形式召开的会议，报刊发表的文章，各种书籍、宣传品、广播、电视、广告等等。
2．沟通的主要方法
（1）直接沟通，即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体直接发送或交换的沟通。这种沟通比较快速、明晰，适用 于已经打开渠道又不存在任何障碍的对象之间。
（2）间接沟通，即通过第三方中介或媒介所转达的沟通。这种沟通相对来讲比较缓慢，不够明晰，甚至可能造成曲解，但它适用于初次沟通，或无法寻找到沟通对象，或存在着其他种种障碍的对象之间的沟通。
（3）明示沟通，即以尽可能明白、清楚、准确的语言、文字、图像表达来沟通信息、沟通意图，这是常用的、基本的方面。明示沟通要求沟通者具有相应的语言、文字、图像表达能力，具有熟练、正确使用常用沟通工具，如电话、电传、电脑输出，文书撰写的能力等等。
（4）暗示沟通。当沟通存在某种障碍时，秘书只能采用暗示沟通，它包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等等。比如秘书发现某位德高望重的领导作出的决定明显不符合上级政策或法规时，不宜直截了当地当面对领导说，您错了这不符合某一条规定。秘书可以把有关文件找出来，甚至把最重要的部分用笔划出，悄悄地放在领导的办公桌上，让领导自己去看，自己改变决定。暗示法，概而言之，是既充分尊重对方，又能达到沟通意图的种种方法的总和。
（四）秘书公文撰拟方法注重：规范性、严肃性、准确性、严密性
（五）、秘书工作进程调度方法：
1、ABC分类处理方法
2、一气呵成和分段进行相结合的方法
3、统筹计划方法
（六）、秘书时间管理方法：
1、计划使用时间方法
2、弹性管理工作时间方法
3、反馈控制工作时间方法
4、合理使用零碎时间方法
（一）、计划管理
关于计划，时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。
待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。
待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。
待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。
每年年末作出下一年度工作规划； 每季季末作出下季末工作规划；每月月末作出下月工作计划；每周周末五作出下周工作计划。
（二）、时间“四象限”法
著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要（如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）、重要但不紧急（如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等）、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等）、既不紧急也不重要（如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）。时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。
（三）、有效的时间管理
美国管理学者p·f·drucker认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方； 管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间； 集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。
（四）、时间abc分类法
将自己工作按轻重缓急分为：a（紧急、重要）、b（次要）、c（一般）三类；安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；在工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。
