安排会务的礼仪_会务组织及礼仪

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一、安排会务的礼仪

会务工作包括各种专题会议、联席会议、总结会、联欢会等的组织安排。一旦会议名称和时间、地点确定，办公室人员就需要做大量的准备工作。

（一）、安排会议场所

开会场所要根据会议的规模、影响等来做安排。会场一般要按照与会人数与会场可容量大体相当的原则来安排。

（二）、确定会议筹备机构

凡是大、中型的会议，都需要组织专门的机构来进行筹备，筹备机构往往也就是会议期间的工作机构，即秘书处或会务出。

（三）、确定与会人员和印发会议通知

召开一般会议，都要提前确定参加会议的人员。根据会议内容和性质，及时提出并报请领导来确定列席人员名单，列席人员不宜太多。与会人员确定之后，便要印发会议通知。会议通知上必须写明会议组织单位、会议时间和地址，会议名称，会议的目的和内容，会议期限和日程，必须参加人及其所应做的准备，以及报到时间、地点，等等。

（四）、拟制会议文件

会议文件根据会议议题来准备，文件通常在第一页左上角写上会议名称，一般称“xx会议文件”。文件较多的会议，还应对文件进行编号，编号按会议顺序编定。会议文件要在会前印制好，装入会议文件袋，在与会人员报到时分发。

（五）、印制会议票证 这是大中型会议进行时为了维持会场秩序，保证会议安全而采取的最常见的一种手段。

（六）、布臵会场

会场要结合会议性质、内容进行布臵。大、中型会议往往要设主席台，台上要悬挂会标，会标必须端庄醒目。主席台上还应摆放红旗、鲜花等装饰物。此外，还必须安排好音响、照明、录音、录像等。大型会议还要安排好进场、退场的路线。

（七）、排列座位

座次的安排，主要是指主席台而言。一般主席台上除了主持人和讲话人，还要有有关的领导人员。对这些人员，必须事先确定并逐一落实，位臵按规定的顺序排列，最好摆放签名，以便届时对号入座。话筒要摆放在最佳位臵，如讲话人较多，则应多准备几组话筒。

（八）、组织签到

为了准备统计到会人数，尤其是在各类由选举和表决内容的法定性会议中，需要组织签到。这关系到是否达到法定人数及选举、表决结果是否有效。

（九）、会议记录

作为会议情况的真实记录，会议记录是日后分析研究整理的重要依据。

（十）、会议简报

大型会议往往要编发会议简报，一及时反映会议情况，指导会议正确进行。

（十一）、会间的服务工作

会间的服务工作包括生活服务工作、安排文娱活动、医疗卫生工作和安全保卫工作。

（十二）、会后工作

会后工作包括整理会议记录、安排与人员离会、会议文件的立卷归档、会议新闻报道和会务工作总结。

二、与会者的礼仪

（一）、主席台就座者的礼仪

主席台上的所有就座者，也应遵循相应的礼仪规范。会议进行中，主席台就座者应该认真倾听发言人发言，一般不要再与其他就座者交头接耳，更不能擅自离席。确有重要和紧急的事急需提前离开会场时，应同主持人打招呼，最好征得其同意后再离席。

（二）、会议发言人的礼仪

对会议发言人或报告人来说，其礼仪主要表现在发言要遵守秩序。在发言之前，可面带微笑，环顾一下会场四周。发言时应掌握好语速和音量，以使会场中所有的人都能听清为宜。发言或报告一般应使用普通话，还应注意观察与会者的反应，以便根据具体情况对发言内容作相应的调整。发言或报告结束时，应向会议全体参加人员表示感谢。

（三）、一般与会者的礼仪

对参加会议的一般人员来说，其礼仪主要是遵循会议纪律。在别人发言或报告时，应该认真倾听，必要时还要作好记录，切不可在台底下与人交头接耳，也不要随便走动。在会议进行中，若要离开会场，时间较短的，行走时注意尽量不要影响其他与会者；若时间较长或许提前离开会场，应向有关人员简要说明情况，并表示歉意，而且一般应在征得同意之后方可离席。

（四）、来宾的礼仪

对会议邀请的来宾来说，应遵守会场纪律，听从会议组织者的安排，做到举止端庄，行为有度。

三、处理公文的礼仪

公文是公务活动中重要的组成部分，是现实公务活动目标的有效手段，也是公务活动中规范性较强的内容。

公文处理，是日常工作的基本内容，也是最重要的工具。公文处理的主要作用是处理协调好各方面的相互关系，因此具有鲜明突出的社交作用和特点。

具体地说，公文礼仪主要体现在以下几个方面：

（一）、拟写公文时，一定要遵守法定的分类

按照2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》新规定，公文的种类按最新划分标准为13种，即：命令、决定、公告、通告、意见、通报、议案、报告、批复、请示、函、会议纪要。不同种类的公文，功能、作用互不相同，在实施中有着不同的适用范围和适用对象，必须对此高度重视。如果拟写公文时随意使用，张冠李戴，不仅会影响公文作用的正常发挥，损害行文机关和组织的威信和形象，也容易造成对收文单位的不尊重，这是违反公文礼仪规范的。

（二）、在拟写公文时，一定要严格遵守有关格式和行文规范

每种公文，都有严格的公文格式和行文规则。这直接关系到公文内容的表达和效能的发挥，也影响到收文方阅读方对公文的理解和执行。这些格式规则主要涉及标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等若干部分的具体写作、处理标准和要求。一系列公文用语、惯用句式，以及惯常用的结构层次安排方法，也是这些格式、规则的重要内容，要求行文者予以遵守。

（三）、办理公文应做到准确、及时、安全

任何一种公文，从其形成、运转、生效直至终止，都是一个连续的动态过程。依照国家有关法规的明文解释：“公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。”这个公文运转过程，不仅涉及对个办事部门，多个办事人员，而且是有严格流转程序和相应手续的。只有严格按照法定程序办理公文，操作规范、严密，才是合乎公文礼仪规范的。

根据公文制发单位和接收单位之间关系的不同，公文可分为上行文、下行文和平行文三种。

（1）、上行文。是指下级机关向上级主管机关进行汇报或请求指示和答复时使用的公文，比如报告、请示报告等。

（2）、下行文。是指上级单位向其下属机关制发的公文，一般是处理各种事物的会议、决定、批复、指定、通报等。（3）、平行文。主要是相互之间没有隶属关系但又需要公务联系的机关和部门之间的行文。它往往采用通知或“函”的形式。

四、电话礼仪

函电有两类，一类属公文，另一类则是典型的社交文书，如贺函、贺电、感谢信、感谢电、感谢公告、邀请函、邀请电、复函、复电、慰问函、慰问电、唁喊、唁电、礼仪活动和事项的通知等。函电行文严谨，最好是一事一函，内容上必须言无虚词，态度明朗，无任何模棱两可之语，行文中必须做到语气婉转，措辞得体，注意谦逊和礼仪。

（一）、函电的内容格式

函电在内容格式上要求也很严格，一般包括五大部分：标题、行文对象、正文、落款、附记。

1、标题

标题一般采用公文规范标题法。即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。有的标题只有事由和文种。标题的作用是使受函人在繁忙的事务中一看标题，就能明白是属于哪方面的联系。

2、行文对象

行文对象是指函件接受者。写在事由之下的第一行左边，顶格，后面加冒号。

3、正文 正文是函件的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成：即发函事由、发函事项及结束语。语言要明确、简洁、符合规范；信函中提出意见、办法要符合客观实际，并考虑到对方的情绪和要求；信函中使用的每一个字，都应仔细推敲，看是否能准确表达意思，最忌讳语言夸大其词或以偏概全。

4、落款

落款包括发函单位和个人姓名、发函时间等。公章应盖在发信者的中央，私章盖在姓名的最后一字上。

5、附记

附记包括附言、附件两方面。附言是补充正文的内容，附件是和正文对照的文本。

（二）、函电的语言文字

函电的语言文字要求文明优雅，讲究修辞，较多采用同内容、对象相适应的书面语言，适度地使用一些雅语、谦语、敬语和礼貌语。

（三）、函电的恢复及保存

函电分为公务函电和非公务函电两类。公务函电要有标题、文号，便于归档保存，非公务函电可不写标题和文号，但应有规范的书写格式和通用的信笺，以便于传递留存。

函电的恢复要写明对方来函的名称、文号和日期，然后对来函中提出的问题认真答复，表明回复的态度和意见。回复要及时明确，结尾常用“此致”、“奉致”、“申致”等惯用语。其回复的写作格式，可参照发函书面格式，并与之回应。一般情况下，公务函电的保存按宗卷归档的原则和方法存留或注销；而非公务函电的留存与否，则根据实际情况采用灵活多样的方式、方法处理。

五、请柬礼仪

请柬又称请贴、邀请书，它是单位、团体或个人邀请有关人员参加重要纪念等活动的一种专用文书。请柬多用于会议、典礼、仪式、婚礼、寿筵等。用此形式来邀请宾客，是为了表示对被邀请人的尊敬，也表明邀请者对此事的郑重态度，在比较大型的宴会和一些特殊场合下，还具有证明的性质和入场券的作用。如果是看戏、看电影、参观展览会等，还要附上入场券。

请柬一般由名称、正文两部分组成。请柬名称一般为封面上所写的“请柬”二字。要写大些，字迹应工整、美观、大方。印制的成品常用烫金字。请柬一般以红色做底色，以示喜庆、热烈。请柬正文交代邀请的事由，如开纪念会、庆祝会、联欢会、举行婚礼、过生日等。应写明称呼、举行活动的时间、地点、邀请者落款、敬语、发出请柬的时间以及应注意的一些问题等。

请柬的发出要及时、规范。所谓及时，是指请柬至少在活动开始一周前发出并送到对方手中，一边对方有所准备。所谓规范，是指请柬款式装帧要美观大方，内容格式要完整规范，语言文字要简明典雅。请柬的设计要精致而富有艺术性，使客人一收到它就能感到快慰、亲切，产生被尊重的感觉，并愿意将它作为一幅漂亮的艺术纪念请柬珍藏起来。请柬切忌使用命令口气的语言文字，切忌字体涂抹潦草。外交用请柬，须按不同国家的标准要求和相应语种书写。请柬不管是留交还是转交或邮递给对方，均应按礼仪惯例，封装递送，否则，将是很失礼的。

六、公务拜访礼仪 公务拜访是指以工作目的为前提的较为正式的交往方式。

（一）、选择合适的拜访时间

拜访最好是在工作时间内，应尽量避免占用对方的休息日、休假日或午休时间，如果没有急事，应绝对避免在清晨或夜间进行拜访。拜访之前，最好以电话或通信方式与对方联系，约定一个共同方便的时间，使被访者有所准备，不要做“不速之客”。凡是约定的时间要严格遵守，提前5分钟或准时到达，以免对方久等。如果因特殊情况不能前往，应及时通知对方，轻易失约是及不礼貌的。

（二）、在拜访中充分尊重对方

到达拜访对方的单位或住处时，首先应对接待人员说明来意，听从接待人员的引导。进入接待时后，尽量坐在下座上等候，对方进来后应马上站起来，握手寒暄并待对方坐下后再坐下。在谈话进行中，要注意自己的姿势，翘起二郎腿摇晃、跨骑椅子的坐姿、双臂交叉在胸前身体向后仰靠的坐姿都是很不礼貌的，极易给人一种傲慢无礼、对谈话内容反应消极的印象。

（三）、在友好的气氛中告辞

告别是一次拜访活动的结尾部分，应在友好的气氛和心情下结束，以利未来的继续交往合作。在拜访的目的基本实现或达到预约的时间时，应先说一段有辞别意义的话后起身告辞，切忌在对方说完一段话后立即起身告辞，这容易使人产生误解，也不要在另一位客人刚到就告辞，应再坐片刻再走。一旦说出告辞就要立即起身并婉言谢绝主人相送，但也不要过分客套，与主人你来我往地互推互让。切忌一边走，一边仍在喋喋不休地说，使主人无法回身。

七、签字礼仪

（一）、签字仪式

签字是文件有效的标志。国与国之间缔结条约、协定，要经过双方权代表的签字。国家领导人之间互访，发表联合公报、联合声明时，一般也要签字。两国政府的有关部门之间就经济、贸易、文化、科技、体育等各项业务达成的协议、协定、协议书时，也要签字。各企业、团体之间就合作项目达成的协议、合同、契约等也要经过签字才能有效。所有这些经过双方代表签字的文本（有时还要经过其他必要的批准手续），对双方具有约束力，具有相应的法律效力。

（二）、签字仪式的次序

（1）、负责在文本上签字的人，应该具有法定资格。两国之间签订条约、协定，双方签字代表通常须有全权证书。

（2）、参加签字仪式的人员，可以包括双方参加谈判的人员及其他必要人员。为了表示对所签条约、协定、合同的重视，往往还邀请上级领导或更多的领导人出席。

（3）、签字仪式应做好准备工作，特别是所签文本必须在一事前准备妥当。文本的定稿、翻译、印制、校对、装订、盖火漆封印等，均应确保无误。同时还要准备好签字时用的国旗、文具等。

（4）、不管是专门的签字厅，还是临时用会议室、会客厅替代的签字场所，都要布臵得庄重、严肃。房间内最好铺满地毯。面对正门的墙上（签字桌的背景）一般要挂设帷幕，幕上标明签字仪式的名称和时间。（5）、按国际惯例，签字程序采取轮换制。在双边条约中，双方签字处在文本上呈左右并列状，以左方为首位。在各自保存的文本上，其签字处即在左边首位处，正式签字时，每个国家或组织的代表首先在本方保存的文本，即签字处在左边的文本上签字。之后，包括几种不同文字的文本，均需一一签字。助签人员应协助文本翻页，指明签字处，防止漏签，并用吸墨器吸干墨渍。签完本方保存的文本后，由双方助签人员合上文本，并相互交换文本，然后各方代表在对方保存的文本上签字。多边条约、协定、合同的签字，各方按一定顺序依次签字。

（6）、签字人签完最后一份文本后，双方签字人起立，互相交换手中的文本，热烈握手，互致祝贺。有时两位签字人还互换签字用笔留作纪念。这时，观礼嘉宾要鼓掌表示祝贺。随后，礼仪服务人员端上香槟酒，参加签字仪式的人员共同举杯，以示祝贺。