秘书工作,会议接待_会议接待各项工作

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会议接待是指会议筹办方与主办方商谈，签订会议接待标准合同，对约定的事项提供全程的服务活动。会议接待贯穿整个会议流程，涉及的服务范围广泛，包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节，每个环节都囊括了众多的接待内容。

二、会前工作

会前工作是整个会议接待的开始，是确保整个会议接待顺利进行的前提条件。其主要内容如下：

1、会议筹办方与主办者洽谈。

2、会议筹办方向主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、会议筹办方邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、会议筹办方与会议主办者确认会议接待方案。

5、会议筹办方与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、会议筹办方确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、会议筹办方在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）

三、会中工作

会中工作是会议接待的关键环节，也是体现一个会议公司接待水平的重要部分。该环节服务内容繁多，事情琐碎，但却是整个会议接待中亮点最多的部分，与会者对会议公司的服务水平及态度将有切身的感受。其主要服务内容如下：

1、接机，入住酒店安排

2、会议秘书分发会议资料，来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

四、会后工作

会后工作是整个会议接待的收尾阶段，很多会议公司对该环节缺乏错误的理解，任务现场会议结束意味着会议接待也就完了，其实不然，会议之后还有一些很重要的工作要进行，其主要内容如下：

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作，如送机。