档案工作概要_档案管理工作概要

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青岛求实职业技术学院档案工作概要

一、学校概况和档案室基本情况

我院始建于1992年，是经山东省人民政府批准、国家教育部备案的全日制普通高等院校。学院坐落在风景秀丽、经济发达的国际化海滨城市----青岛，毗邻胶州湾畔，依山傍海，环境优美。学院总占地1200余亩，教职工1100余人，现有各类在校生15000余人，二期扩建工程竣工后可容纳在校生30000余人。学院办学十几年来，在省、市级主管部门和社会各界的大力支持下取得了不错的成绩。现已形成以本、专科学历教育为主，非学历教育为辅的多学科、多层次、多规格的办学模式。

我院档案室成立于2006年11月15日，隶属党政办公室，实行科级建制。学院档案室接受青岛市档案局的指导、监督与检查。档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的信息中心。

二、领导重视，档案工作网络体系逐步形成1、我院档案室保存了建校以来党群、行政、教学、科研、财会、出版、基建、外事、设备仪器、声像十大门类的档案，共计7647卷，纸质照片档案近百张，电子档案（2006—2012）学院文件等。现有档案用房约220平方米，其中库房160平方米。

2、建立健全了档案工作管理体系。

学院相继成立了档案工作领导小组，由院长（董事长）担任小组长，领导学院档案工作。

目前档案室有专职档案工作人员2名，皆具有本科以上学历。其中中级职称1人，助理1人。

学校档案工作实行部门归档制度，现有归档单位28个，兼职档案员28人。每个部门都有分管档案领导，并配备了兼职档案员，使档案管理工作实现了规范化、制度化、网络化。

三、领导把档案工作列为学院工作的议事议程

学院领导十分重视档案工作,把档案工作列入议事日程,并在学院的年度计划和五年规划中,提出学院档案工作的总体目标。在领导办公会议上强调学院档案工作的重要性，要求档案管理部门要依法治档，确保学院档案工作的制度化、规范化、科学化，在日常经费上予以保证，同时把档案工作作为年度部门与个人考核的重要内容。院直各部门把档案工作列入规章制度，并有明确要求，把档案工作的质量列入绩效考核。党政办公室作为学院档案室的直接管理部门，每年的制度汇编都对档案工作提出明确要求，要求各部门将档案工作列入本部门工作职责，并把档案的收集、整理、鉴别、立卷和归档工作纳入各行政部门和教学部门的日常工作。

我院在科研、教学、基建工程、设备购买的重大活动中，实行了与档案工作的“四同步”管理。即在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。例如：在学院组织的教学水平自评评估中，领导同时把档案工作列为重要的评估项目。档案工作不合要求者学院实行问责制，并要求在规定的时间内整改好。在评估结束后，将评估结果和在评估中所产生的档案材料由院档案室统一立卷归档。

对于档案工作和其他部门工作出现了不协调的时候，董事长以档案工作无小事，积极帮助解决。如：在档案室人员的配备过程中，排出了一些不和谐因素，较好的协调了部之间的关系，为档案室配备了合适的管理人才。

四、落实执行档案法律法规，制定我院各项档案管理规章制度 认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，宣传、普及、落实《高等学校档案管理办法》统一思想，思想统一是做好档案工作的基本保证。制定了学院的档案管理办法、档案管理规章制度、各类档案的管理办法、归档范围及立卷规范等7个文件、9项规章制度（见《青岛求实职业技术学院档案管理工作指南》）。基本保证了学院档案工作的正常运转，保证了各立卷单位的材料的完整、系统，在规定的时间内基本完成各类档案的立卷归档。

在院长的领导下，档案室坚持贯彻依法制档、科学建档、规范管档、以《中华人民共和国档案法》以及《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《归档文件整理规则》等法律法规，结合学院实际，早在2007年1月编写了《青岛求实职业技术学院档案管理工作指南》，本指南收集了档案管理的法律法规，学院的档案管理制度以及学院各类档案立卷及管理办法，对我院的档案工作起到了规范、指导作用。2009年3月根据“27号令”精神重新修订了《档案管理工作指南》，同时增添了电子文件归档管理办法、实物类档案管理办法等一系列档案工作规章制度，进一步明确了各分院、处、科、室分管档案工作的领导职责和专兼职档案工作人员的岗位职责，理顺了档案工作关系，规范了档案工作管理，基本形成学院档案工作有法可依、部门归档有章可循、档案工作依法开展的新局面。

五、积极贯彻《高等学校档案管理办法》，认真做好各类档案的立卷

我院的档案是根据《高等学校档案实体分类法》中所规定的类目进行分类，档号用年度号+一级类目+二级类目+案卷号组成。对案卷质量的要求，严格按《高等学校档案工作规范》的规定进行。遵循文件形成的规律，保持彼此之间的有机联系；对专题性、成套性档案（教学、科研、基建、设备、出版）按阶段、结构等分别组卷。组卷规范、合理，符合标准要求，文件编排有序，卷内文件排列有序，并按照要求进行了编号。卷内文件目录、备考表填写规范清晰。卷内文件整齐，无金属装订物。案卷封面填写规范，案卷标题简明、准确，案卷排列有序。对所有档案进行安全管理，杜绝出现霉变、褪色、污损、虫蛀现象。学院每个部门的归档率与准确率能达到95%以上，对不能及时归档的部门采取一切措施进行督促、电话催交、甚至上门收交。档案工作做到耐心、细心，细节决定成败。由于良好的工作态度，保障了我院档案工作的正常运转，使档案的准确率、归档率在稳定中提高。

六、规范管理，档案管理基础日趋完善

档案是学院的宝贵财富，档案设备配备是档案保管的必备物质条件。自2006年档案室成立后，设立了专门的档案室，面积达80平米，并配齐专门的较好的档案橱15组，档案装具符合国家有关要求。2010年山东省教育厅档案局进行档案检查，学院又筹划在图书馆六楼设立档案室（面积约220平方米），将办公室、阅览室、库房相分离，又新购进档案橱20组。同时学院为档案室配备了《南大之星》档案管理软件，对数字档案馆的建设及档案自动化管理有着十分重要的意义。同时还配备微机两台，打印、扫描、复印的一体机一台。并并加强注重档案室的防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等设施的管理要求。

做好档案库房的安全保卫工作，将所藏的的档案特别是密级档案要严加防范，不得抄写，更不能复印。谨防闲杂人进入库房，杜绝档案的不安全因素，确保档案的安全，做到万无一失，不留安全隐患。

七、档案的开发和利用

1、高校档案是学校各项活动真实的历史纪录，是学校的宝贵财富，具有任何文献都无法取代的凭证。在《高等学校档案管理办法》的第32条：高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。在我院的档案管理办法中有明确规定：档案室是学校出具档案证明的唯一机构。在档案的利用服务中谆谆遵循了这一点。与时俱进，开拓创新，重视室藏档案的开发利用工作，紧紧围绕学校工作重点，积极为教学、科研及管理工作服务；为师生员工及校友出具学历、成绩证明等提供了可靠的凭证和依据。

2、档案室是学院的信息源中心，档案源十分丰富，它包括了党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像等11个大类。为使档案室的本源信息活起来，动起来，使“死”档案变成“活信息”，我们注重档案的开发、利用，编制了各类档案案卷目录、简单的检索工具。

3、积极开展档案的编研工作。我们利用档案材料，编写了青岛求实职业技术学院(2000-2008)年大事记。征集、收集、采集校史材料，为编写我院校史做好充分准备。并且能积极参入学术研究，所撰写论文《加强我院的档案管理工作》在本院院报发表。

4、开展多种档案服务形式，为教学、科研和学院的管理工作服务。比如：电话咨询、查、借、阅。有求必应，用户至上。尤其在学院网站开通了档案室的栏目，更有效的提供了档案为学院服务的重要场所，使档案室的信息更加有效地传递。同时，也注意到档案的保密性，对开放的档案和不开放的档案要根据有关档案法律法规，由鉴定小组严格界定，对不同用户的不同需要设立不同的权限，确保档案的安全。

八、加强我院的档案信息化建设

《高等学校档案管理办法》指出，高校档案管理机构要“组织实施档案信息化建设和电子文档归档工作”，并强调指出“高等学校应当对纸质档案材料与电子档案材料同步归档”这为高等学校工作适应知识经济和电子信息技术迅速发展的新形势，提高服务水平提供了有力保障。我院把档案信息化建设纳入学院信息化建设总体规划，与办公自动化同步发展，从人力、物力、财力给与大力支持。我们认真贯彻执行《全国档案信息化建设实施纲要》，制定了《青岛求实学院档案信息化建设实施方案》，把档案信息化建设作为档案业务基础工作抓紧抓好。按照国家有关电子文件归档与管理，制定我院电子文件归档的管理办法和归档范围，认真做好我院在办公自动化过程中形成的电子文件归档与管理工作。在学院网站建立了档案室专项内容，及时宣传档案工作的信息、动态，满足师生通过网络快速获取信息、利用档案的需求，为学院的教学、科研、管理提供服务。

九、加快档案数字化建设

我院领导非常重视档案信息化建设，把档案信息化建设当做我院信息化建设的重要组成部分，2010年学院为档案室购买了《南大之星》档案管理软件，现已安装、调试，投入使用。《南大之星》档案管理软件，将为我院的数字档案馆的建设将起着巨大的作用，它将加快我院的档案数字化建设步伐。

在过去的几年里，档案遵循文档一体化，纸质档案和电子文件同时归档，随着档案管理软件的使用，我们将遵循档案数字化规划，充分利用发挥好档案管理软件的功能，做好合理的自定义开发，建好档案数据库，逐步实现馆（室）藏档案数字化。并处理好现代化管理和常规管理的关系，做好不同载体档案的规范化、标准化，为学院的教学、科研、管理工作提供优质服务。

十、今后的努力方向：

1、进一步强化档案意识。积极组织有关人员学习国家和省关于档案工作的一系列法规、文件，深入贯彻落实《档案法》、教育部“27号令”精神，增强做好档案工作的责任感和紧迫感，坚持以法治档，不断增强全校教职员工的档案意识。

2、搞好档案的编研和信息开发利用工作，采取积极可行的措施，拓宽档案服务新领域。

3、加强对档案收集、整理、分类、归档、销毁等各环节的督促、检查和指导。

4、深化档案人才队伍建设；积极推进档案信息化建设，加快档案数字档案馆（室）的建设。

我们建校时间相对较短，档案室成立已有7年，我们的档案数量还不够多，我们将继续建立健全各种规章制度、各类档案的管理办法、立卷规范，促进档案工作再上新台阶，更好地为学院建设发展服务。