竣工文件编制办法A4_竣工资料编制办法
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广 东 省
增 城 市
省道S119线荔城至新塘段改扩建工程
竣工文件编制办法
增城市广长路桥发展有限公司
二ОО五年四月
目 录
前言
1、总则
2、竣工文件编制工作的组织分工及职责
3、档案材料的收集、整理及排序原则
4、竣工文件编制
5、竣工文件组卷
6、竣工文件的验收和报送
7、本编制办法所依据的文件资料
8、竣工文件编制范本
1、总则
1.1竣工文件是本工程从立项、设计、施工，直至交工、竣工验收全过程中形成的与本工程有关的应归档的全部文件材料(包括文字材料、图纸、图表、计算资料、科研和新技术资料及声像材料等各种载体形成的文件材料)编制而成的工程档案。
1.2竣工档案资料直接来源于工程建设的全过程，它是工程基本建设项目的重要技术资料，是国家科技档案的组成部分，是工程技术人员、管理人员、监理及所有参与工程建设者的智慧和劳动的结晶，编制好工程竣工档案，对总结设计、施工经验教训、提高工程建设监理和管理水平具有重要意义，其形成的资料也是对工程进行检查、验收、管理、使用、维护提供详实的资料和依据。为了规范公路工程建设项目竣工文件的编制和归档工作，交通部于2001年发布了《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》(交通部交办发[2001]390号文)，广东省交通厅和广东省档案局于2002年联合发布了《广东省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法》（粤交办函[2002]404号文），对建设项目竣工文件的组卷提出了要求；2004年交通部分别发布了《公路工程竣（交）工验收办法》（2004年第3号部长令）和《公路工程竣交工验收办法有关事项的通知》（交公路发[2004]446号文），对建设项目竣工文件的内容做了新的具体规定。因此，各有关单位应高度重视竣工档案的编制工作，确保竣工资料标准统一、完整、准确、系统。不允许涂改和重新抄录，严禁伪造。
2、竣工文件编制工作的组织分工及职责
2.1竣工档案编制工作要在省（市）档案局、省交通厅等档案主管部
要保证竣工文件的内在质量，注重提高外在品质（所谓内在质量是指竣工文件的内容要完整、准确、系统；外在品质则是指美观）。具体要求如下：完整，是指图纸、资料齐全，无遗漏，但也不应有多余；准确，是指必须坚持实事求是的科学态度和认真负责的工作精神，保证资料的真实性、严肃性，严禁伪造；系统，是指文件分类、科目编排科学、合理；美观，则要求竣工文件文字清晰、幅面整齐、整洁，成品符合档案存档规定，适于长期保存。
4.2编制体系
荔新公路全长28.52km，共11个施工标段，4个监理标段，将竣工文件分为A1～A4、B1～B4、C1～C311个施工标段和D1、D2、D3、D54个监理标段编制，各标段起止点桩号以施工图为准。
4.3格式要求
为了做到竣工文件外在的美观，必须对规格形式做出统一要求。竣工文件文字材料幅面一律采用297×210㎜（即A4纸）尺寸，竣工图一律采用297×420mm（即A3纸）尺寸，其中竣工图图框由建设单位统一制作，发放给各承包单位。扉页要有相应人员签字并加盖公章。竣工图的编号要按照统一的原则编制。
文件的封面印有该本资料的位置“×卷×册×分册(i/n)×本册(i/n)”等字样。其中括号内n表示该分（本）册共分n分（本）册，i表示该本为第i分（本）册。在文件的侧面亦印有相同的内容。这样，每一本资料都有唯一的编号，查找很方便。
4.4竣工文件目录
交、接线、交通设施、服务系统房屋建筑、收费、监控、通信、环保和绿化等在内的所有竣工图表。
第五卷、施工资料卷。在整个施工过程中工程管理文件、施工质量控制文件、施工安全及文明施工文件、进度控制文件、计量支付文件、合同管理文件、施工原始记录，该部分内容最多，工作量最大，是工程进行过程中最主要、最真实的反映。
第六卷、科研和新技术资料。批准的所有科研、新技术资料。4.6文字材料档案的编制要求
4.6.1字迹清晰、工整，资料齐全、完整，内容真实、准确，签字手续完备；
4.6.2验收或鉴定证书、各类总结、工程概况、编制说明等非工地现场填报的文字材料或图表要求打印，字体宜为印刷体，公路工程建设中三大主体（业主、监理、承包商）各自负责的文字材料或图表使用激光打印机打印；
4.6.3不允许用涂改液修正；
4.6.4签述意见及签名时应使用不易褪色的炭素墨水，严禁使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔书写，签述意见可以打印，但签名不能打印，复制件不允许使用复写纸复写；如确有外单位形成不符合书写要求，但又难以整改的文件材料时，编制单位就进行复印，将复印件逐页附在原件后面，复印件不编页码；
4.6.5热敏纸传真件应及时复印（非热敏纸可不复印），竣工文件中不能出现热敏纸传真件，凡由易褪色书写材料制成的文件材料应复印保
4.7.6绘制竣工图应符合《道路工程制图标准》（GB50162-92），竣工图中文字应使用仿宋体，字体大小可参考设计图（字高系列为2.5、3.5、5、7、10、14、20mm），一般情况下尺寸标注（阿拉伯数字）字高宜采用2.5mm，图内右下角说明文字字高宜采用3.5mm，标题字高宜采用5mm；
4.7.7竣工图应将设计通用标准图中不需要的部分去掉（例如：斜交盖板钢筋尺寸数量通用图中可能有0º、5º、10º、15º等不同角度的尺寸，那么具体某个盖板涵时则只有一种尺寸，故应去掉不需的部分），同一合同段内出现完全重复的标准图时（前面为斜交5º的13m空心板，后面为斜交15º的13m空心板，则不是完全重复）则后面的不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；若有新增加的施工要补充新的施工图，没有施工图，但实际进行施工且已竣工的工程，必须编制竣工图；
4.7.8图纸工程量表及有关尺寸标注应与工程计量支付的工程量相互一致，即通过标注的尺寸计算与工程量表中的数据相一致，非计量的工程量应与现场实际工程量一致，监理应重点复核尺寸标注和工程量；
4.7.9图框上的所有签名应完整，签名严禁打印，必须用手工签名且工整（即本人的手写体）；
4.7.10文字说明语气应为完工的工程说明，即竣工说明，不能照抄原设计图的设计说明，在设计说明中的一些词不能使用在竣工图说明中，如建议、宜、拟等。竣工图说明应充分体现已完工程的施工过程，是已发生的；
4.7.11竣工图中的线条粗细宜早拟定，特别是不同人绘制同一册图
案卷（册或分册或本）各部分的排列格式是：案卷封面——卷内文件目录——文件材料——备考表——封底。
5.2.1卷皮
5.2.1.1卷皮为本案卷（册或分册或本）的封面、封底，是一张宽297mm的纸，长度为2×210（420）mm+案卷厚度+富余值（最后内折或切除）。同一公路项目内的卷皮应使用同一品牌、名称及颜色的纸。封面内容见“范本”的附件1与附件8。
5.2.1.2封面填写：
a卷、册、分册号按“范本”的目录填写，册（或分册）有几本时，“册”字后加“本”的流水号；
b卷的“文件名称”、有分册时册的“文件名称”按“范本”的目录填写；
c无分册时册的“文件名称”、分册的“文件名称”、本的“文件名称”即是该案卷的题名，因此，要求以短语形式简明、准确、全面揭示卷内科技文件材料的内容，不应超过50个字，字多时可分几行；
d编制单位：见2.3内容；
e编制日期：填写完成组卷的日期，可以省略“年、月、日”字样，在表示年、月的数字右下角加“.”号；
f封面的填写要求打印。
5.2.1.3封面右上角加档号，封面举例见附件8（1）。5.2.2卷内目录
5.2.2.1卷内目录不编页号，放在案卷内文件材料之前，目录要求打
15.2.2.8页次：填写每份文件首页上的页号，最终件填写起止页号。5.2.3备考表
5.2.3.1卷内备考表要标明案卷内科技文件的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件页数相加之总和。
5.2.3.2立卷人：负责整理、检查、装订的人，负责立卷者应签名，并填写完成立卷的日期。
5.2.3.3备考表格式见附件37，要求打印（除签名外）。5.3照片与声像档案
照片与声像一般情况下属乙种文件，归入“范本”中第三、五卷内，一式二套。其中照片为第三、五卷第一类，声像为第三、五卷第二类。接收单位有省交通厅、建设单位。照片档案应符合GB/T11821-89《照片档案管理规范》的要求。
5.3.1照片档案
5.3.1.1照片不能贴在纸上与其它文字材料混合装订，应直接装在符合GB/T11821-89要求的相册中（相册可在档案部门采购）。
5.3.1.2照片档案分照片和底片。照片和底片的案卷页号，正面编在右上角，背面编在左上角；数码照片应备软盘。
5.3.1.3照片应题名，题名不宜超过50个字。在尽量保证基本要素内容完整的前提下将下面述及到的“照片文字说明”改写成照片名称。
5.3.1.4应填写本张照片内容相关的纸质文字（图表）材料档案的档号（即相册内应有“参见号”一栏）。
35.4.2临时档号根据《交通部科学技术档案分类编号办法》（[87]交办字315号文件）的要求以及省道S119线荔城至新塘段改建工程的特点用字母或数字的形式表示该案卷所代表的工程类别、项目名及合同段、部、册、分册、本。
5.4.3公路竣工文件大类为公路（GL），属类为公路工程（5），小类为道路（圆点后1）。项目名称取两个大写的汉语拼音代号，合同段（假如按合同段临时归卷）取合同代号（采用下标形式），部、册、分册用阿拉伯数字。临时档号如下：
5.4.3.1按合同段归卷时为：GL5·1·“项目及合同段”·卷·册·分册—流水号
5.4.3.2不按合同段归卷时为：GL5·1·“项目”·卷·册·分册—流水号，为避免临时档号过长，不考虑分册时为：GL5·1·“项目”·卷·册—流水号
5.4.4举例说明
5.4.4.1荔新公路第一卷第二册第一本（案卷），临时档号为：“GL5·1·LX·1·2-1”；
5.4.4.2荔新公路A1合同段第四卷第十二册第二本（案卷）临时档号为：“GL5·1·LXA1·4·12-2”；
5.4.4.3荔新公路B3合同段第五卷第二册第四分册第三本（案卷），临时档号为：“GL5·1·LXB3·5·2·4-3”；
5.4.4.4荔新公路D2监理标第三卷第一册第四分册第一本（案卷），临时档号为：“GL5·1·LXD2·3·1·4-1”。
55.5.2.3装订后用不易老化变质的胶将卷皮小心细致地贴装上，然后按5.2.1.1小节要求内折（或切除）富余值。当卷皮较厚时，采用铅笔根据案卷的厚度及卷面规格在卷皮内面小心画出脊背线，然后将直尺靠近画出的铅笔线用无墨水的圆头硬笔来回划动，再沿划动处内折，用力压出脊背线，最后涂胶贴装卷皮。
5.6档案盒 5.6.1档案盒规格
档案盒由建设单位统一定购（所需费用由各编制单位承担），其外表尺寸有：
长宽尺寸 305×220mm(装A4文件，竖式)305×430mm（装A3文件，横式）脊背尺寸 20、30、40、50mm 可以简称为“A4-20”、“A3-20”„„“A4-40”、“A3-50”，其样式见附件38（3～5）。
封面印刷如附件38（1～2），脊背印刷如附件38（3），借卷守则（其内容见附件36）印在封面的反面。
5.6.2装盒
应选择合适规格的档案盒，每盒可装多本（案卷）。为避免在运输途中损坏，每盒以装满为宜。
5.6.3档案盒封面填写
5.6.3.1档号：如5.4节所述，用铅笔填写临时档号。
5.6.3.2密级：分为绝密、机密、秘密三级，暂时不填，由建设单位
7施工资料 路基工程 K0～K7段
压实度检测资料
5.6.3.11档案盒上方的空白栏暂时不填，由接收单位酌情填写。5.6.3.12脊背上档号可分两行写，宜上为分类号，下为案卷顺序号（流水号）。其案卷题名应先打印，然后粘贴。
6、竣工文件的验收和报送
竣工文件验收是工程竣工验收的重要组成部分,竣工文件不合格,工程不能办理竣（交）工验收。
6.1本工程对竣工文件审查、验收程序分四级进行。
6.1.1竣工文件完成后各标段自检、自评，写出自检报告，各施工标段必须经监理审核；
6.1.2由建设单位组织，对各标段竣工文件进行验收；
6.1.3以上验收合格后，建设单位邀请省（市）质检站和档案部门进行竣工文件初验（初验前各标段应将自检报告书面提供给建设单位）；
6.1.4竣工验收时的工程验收委员会最终审定“验收意见”，并给被验收竣工文件评定分数，作为本项目竣工文件质量的最终结论。
6.2竣工文件的份数
根据接收单位的多少而定，具体份数由建设单位确定后分类统计汇总列表通知各编制单位。
6.3竣工文件的移交报送
竣工文件完成检查合格后，由建设单位集中汇总，统一安排办理移交各相关接收部门。
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