秘书岗位工作流程_秘书工作流程

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秘书岗位部分工作流程

会议纪要：

1、清晰会议召开的时间、要求到会的人员；

2、协助前台文员通知、落实所有要求到会的人员；

3、做好开会前准备（会议签到、录音器材、会议制定资料及会议用餐等）；

4、做好会议记录；

5、根据会上记录统编好会议纪要，并于会后三日内完成；

6、如会议上有布置工作任务的，则须在任务限期前做好跟踪工作，并及时向总

经理反馈信息。

文件审批：一般文件（除材设部人员的支票申请表、发票及分包联营单位的请款单外的所有

文件）审批流程

1、各部门呈批文件按接收日期、时间、呈批人员、呈批文件内容分类记录在制定的笔记本中；另珠海分公司及工地的报销单需在目录右上角作编号，并在笔记本的背面做好进出日期登记。

2、将呈批文件按部门分类夹好，并递入总经理室待批；

3、文件批复后，在制定笔记本中做好登记，记录好文件最终去向。

4、班组进度、结算单经审批后需复印总经理签名的部分留底。材设部人员支票申请表、发票审批流程

1、收到材设部人员的支票申请表后即登入“D：工作文件材设部呈送单据登记表”中，根据呈批人员分日期、项目部、支票内容、数量、金额登记好，并用材设部呈批文件夹好，递入总经理待批。

2、收到材设部人员的发票后即登入“D：工作文件材设部呈送单据登记表发票”栏中分日期、呈批人员、发票单位及所属项目部、发票内容、发票金额、发票日期、发票编号等登记好，并用材设部呈批文件夹好，递入总经理待批。

3、支票申请表及发票经总经理签批后，在“材设部呈送单据登记表”中对应的栏目中登记签批日期、领取日期及领取人姓名。

4、如因特殊情况未签批就退回的支票申请表、发票等需在“材设部呈送单据登记表”中对应的栏目中登记退回日期及退回领取人姓名；或将支票申请表及发票转移到财务经理手上，经财务经理做好相应统计工作再呈批的需在“材设部呈送单据登记表”中登记去向外，还需在“D：工作文件移交发票&支票申请清单”中做好移交清单，并打印一式两份，与财务交接时需签名留底。联营分包单位请款单审批流程

1、收到联营分包单位请款单后，在请款单右上角作好编号，然后在“联营、分包工程款请款账单登记册”中做好登记。

2、登记完成后，咨询财务经理该联营分包单位是否已开具工程款发票，如已开具发票则附发票一起递入审批；如暂未开具发票的，则用待审阅文件夹夹好，做好保存，待发票开具后再递入待批。

3、请款单签批后，发票复印一份，请款单第一页复印三份（预算部经理一份、生产副总一份、自留一份）留底；请款单按制表人签名分广州和珠海，属广州的则移交财务经理，并要求在登记册中签名确认；属珠海的则寄快递到珠海分公司财务部，在登记册中记录快递寄出的日期，并及时与珠海分公司财务部联系，以及时确认请款单去向。