文员工作指引_文员工作方法
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文员工作指引
一、报价单
由文员负责制表，由钟生签名，文员负责传给客户，交回给财务保留.二、订购单
1、我司对外的订购单
一经确认订购，文员负责通知对方下单，保留原稿，弄清货物回厂时期，追踪组长、主管货物是否已回。已回的原稿注明“X月X日已回”字样，与未回的分开摆放。
2、客户对我司的订购单
客户给我厂的订购单要交给钟生签名后回传给客户，交回财务保留。
三、送货单
全厂送货单由文员一人统一填写，由主管、组长吩咐填写送货内容，追踪客户是否签收。文员负责收回已签收的送货单，保管好，要送货单收款，整理好交给财务。谁漏吩咐写，谁漏写，谁遗失送货单，追究谁责任。
四、请款单
由钟生或财务吩咐文员制表，由钟生或财务核实传给对方，追踪是否收到，是否交给对方财务，追问财务什么时候可以收款,通知本厂财务.五、对账单
1.我厂对外对账单,由钟生或财务提供内容，文员负责制表传给客户财务对账，追踪是否有疑，若无疑请对方回传。
2.外厂对我厂对账单,文员负责对账,若无疑签名回传给对方,如不对找财务核对.六、邮件收发
收到新的邮件需下载的要下载下来,属报价资料打印出来给钟生,属生产资料打印给生产主管、工程师傅、钟生.不得漏收邮件。处理好邮件的同时回复客人邮件已收到;发出新邮件要清楚,有主题,重复检查没有错才发出去并通知对方收邮件,追问是否收到。
七、传真收发
收到传真关于加工的资料要复印一式四份，要交给生产部、工程、钟生各一份，文员保留一份。其它资料交给财务。发出传真通知对方收传真,追问是否收到。
八、负责铜料收.发
收到铜料单,负责到清点铜料件数是否按单回齐,不回齐加追货,按领
料单发铜料给CNC部门,要领料人签名,并保管好单据.九、文员接电话时要做到文明礼貌
先向对方问好如:,要用标准国语,语言要清楚,清淅,语气温和,不得失礼对方.十、月结单管理
收到送货时先核对金额是否准确,若有错告诉财务一同核对,负责进好账,每统计好每家供应商款额,月初将送货单交回财务处.十一、模具进度跟踪
每周一.周六,模具进度表;周二.周五发模具进度照片给客人.十二、后勤管理
1.每周一.周六更新全厂人员名单;安排新入厂人员住宿就餐,记录好档案.2.逢节假日出通知休假
3.月初统计好上月的工卡,签好工时表,(填写好工时总表连同工卡每月5号前交到钟周成处让工人签名确认)工人用水电费表,饮水表交给财务
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