文员工作时间管理_如何管理工作时间

2020-02-25 其他范文下载本文

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文员工作时间管理

３步工作法

建立工作法，通常遵循以下３个步骤：

1、有效安排计划表，确定个人的职责、计算完成工作的时间。

2、合理分配精力，让团队或个人专注最重要的工作。

3、持续地工作，一项任务接一项任务去完成，维持一个完整的工作流程。

给任务贴上ABCDE标签

标注“ABCDE”标签，是为任务划分优先级别的最有效的方法之一。这种方法要求员工在开始工作前预想每日的活动清单，然后在每项行动后面标上一个字母，使任务的处理顺序得以确定。

A等级任务--必须完成的任务。清单上所有紧急和重要任务后面标上A．

B等级任务--应该完成的任务。原则上如果A任务未解决，就不应该处理B任务。C等级任务--任务完成会有好的结果，但不象A任务或B任务那么重要。D等级任务--可以委派给别人的任务。

E等级任务--无关紧要的小任务，可以全部取消。

快速处理电话干扰的2大策略

打扰是第一时间大盗，而电话干扰作为一种主要干扰渠道，给人造成很多时间浪费，直接影响时间管理的高效性。解决策略主要有：

1、阻绝干扰。采取拒接、处理、转接、暂缓、速办等方法过滤电话。

2、集合电话。在某个时间段里回复所有来电。

今日事今日毕

企业计划的实现是在同一个链条中进行的，如果一个人今天工作任务未完成，常常会打乱上下游部门工作计划。怎么做到“今日事，今日毕”呢？

1、整理工作计划。开始一天工作前，明确当天目标和要求，调整自己的优先任务、工作方式

2、按计划执行

3、清查一天的工作完成情况，对工作时量、质量、数量等结果汇总。

4、长期坚持执行。

高效接听工作来电的6点技巧

1、迅速接起电话。

2、减少开场白部分。

3、吐字清晰，言辞果断。

4、接听电话时不影响他人。

5、控制通话时间，保持通话主题。

6、礼貌地挂断电话。

计划就是赢得时间

做好计划，规划好时间，在实施计划的过程中便可以节省时间。做好时间计划的好处：

1、可以更快更好的实现工作及生活目标；

2、为真正重要的工作和目标节约时间；

3、对所有项目、工作以及活动一目了然；

4、把所完成的任务“一笔勾销”，令你享受成功的喜悦。

5、减少忙碌与压力，可以更好的安排每天的工作。

6、增强信心，提高自我约束力。

给目标设定最后期限

没有截止日期的目标通常没有任何意义！必须给目标任务的完成设定最后期限。设定最后期限时，必须保证最后期限的适度，既不能过于宽松，也不能盲目追求速度。要根据工作的难易度、工作量、质量要求等和员工能力、潜力，推算得出完成的时间长度。为保证工作效率和质量，可以在该时间长度的基础上留出一定的浮动区间，以此确定“最后期限”。

有效控制拖延的5大方法

1、做好工作前准备。

2、从最棘手的事开始。

3、培养完成工作的紧迫意识。

4、保持快节奏。

5、为意外事件留有时间余地。

常见的6种时间浪费现象

1、效率不明显的时间浪费，例如：打电话或开会目的不明，时常跑题。

2、不珍惜小额时间的浪费，例如：等人等车等电话时以空等度过。

3、情绪不佳的时间浪费，例如：生气、愧疚、后悔，会不到工作状态。

4、不专心的时间浪费，例如：工作中闲聊、遐想、分心等。

5、包揽工作的时间浪费，例如：随意干扰、指导、包揽别人工作。