HNC前台文员具体工作_hnc前台文员具体工作

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HNC前台文员岗位细则

海纳川公司岗位职责（张贴）

1、总机电话：铃声响起第二声后要迅速接起；“您好，这里是海纳川公司，有这么需要帮助吗？” 普通话要标准，语言表述清晰、热情、饱满；即时做好来电咨询、记录、传达工作，不得有遗漏和延误发生；针对客户咨询电话结束时要祝福对方比如：心情愉快！节日快乐！等祝福语；如遇与公司业务无关的推销电话要委婉拒绝，随时检查外线、内部分机是否畅通，总机电话不得长时间占用。

2、接待工作：有客人来访时要起身打开自动门并微笑接待：您好，欢迎光临！为开始语，做好咨询和客户引见工作，行为举止要得体大方，严格执行公司的接待服务规范，展现良好的礼节礼貌；对来访的每位客人做到“三心”（真心、用心、诚心）、“三到”（言到、情到、茶水到）服务。拜访公司领导的客人先与领导电话联系可先安排在休息区等待；随后征求是否约见？不能让客人贸然或直接带客人到领导办公室；如果外界打听领导的私人电话的不得随便告之，须委婉处理；预约到访董事长的客人需重点接待；客人走的时候也要起身微笑欢送。客人离开公司后及时将桌椅归放到位并将杯具清洗干净、消毒杀菌处理。

对于无礼貌、不遵守规矩的捣乱者的处理方式为：a/先予以礼貌规劝提示； b/不听招呼者，用摄像机录像；c/甚者，立即报警110由处理。

3、会议准备：会前准备工作要做好：提前准备好泡茶用的开水、会议通知、电梯厅LED显示内容、会场布置（重要会议设置鲜花、PPT文件、桌牌、投影仪、话筒、电脑、音响调试、茶水、资料摆放、一次性铅笔等）、会议材料、会议组织方案和流程、会议主持及主持词的准备。会议串词要求普通话标准，话语简练，国际化；主持稿内容应熟记，主持人要做好与会人员的气氛把握与营造，注意会议室的灯光明暗的调整，和窗户的明暗调整，注意：室温低于18度或高于26度时，室内需需开空调保持恒温23度。

4、文档要求：按国际标准统一、美观、规范化制作文书、档案、制表等；协助公司文件的起草和负责档案管理；文档、批文等文件应按时准确的呈报、发放。设计公司和建设公司及其他公司的文件要分开管理，做到有序管理。

5、书籍、报刊、物资管理：做好对书籍报纸的订阅、收发分类整理，便于公司员工和客人阅读；负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的签收、分送；A3、A4打印纸、复印纸、相片纸的保管，领用人到前台处签字领用，注明领用张数、用途等，严格控制纸张的使用，严禁打印私人文件或与工作无关文件，避免照成浪费。

6、日常事务：每天工作时间（上午）在公司QQ群里发一条“关于如何做好与工作相关或励

志方面相关的段子”积极营造良好的学习氛围；招牌灯和LED灯在上班时间保持开启（中午12-14点关闭），有客户到访时休息区电视机开启；定期检查会议话筒电池电量是否充足，是否有啸叫声；保证扫描仪、打印机、传真机（下班时间设为自动）等办公设备的正常使用，若出现故障，应及时联系供应商解决问题（不得购置非法墨盒）；做好名片的申请与制作质量检查、登记、发放留存；负责传真件的收发，打印、复印、文件登记签字确认；做好新员工入职、离职人员指纹的登记、注册、删除处理工作；负责订购公司用水（超过3周未用的须更换）；每天早上在一楼保卫处领取公司订阅的纸报、杂志；每天下班时主动检查各办公室门窗是否关好，电脑、电灯是否关闭。周五下班后要把室内植物移到阳台去。定期给会客厅鱼缸换水、检查鱼儿是否生病及健康状况。

7、考勤与工作餐：每月末协助人事部门对每月员工考勤统计和门禁系统管理，统计表经主管签字后交财务部。须作到真实、及时；周一至周五中午工作餐的预定；设计公司与建设公司用餐须分开造表登记；做好用餐费用支出、统计、餐费的申领、收纳、保管工作。

8、办公用品：负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记；负责办公用品的计划、发放、保管、存放等工作，做好办公用品的领用和库存登记，公司领用要分类管理；领用的物品登记详细，同时收集整理办公用品计划并向财务部列出购买计划清单交办公室统一采购；对公司的新增固定资产做好详细登记，编上相应的编号；每月末定期与财务部盘点办公用品和办公耗材，制作月库存报表；协助与各公司部门员工的交接工作，做到合理、节俭、提高物品的使用效率。

9、邮箱、网站管理：积极做好公司的网站的管理、维护工作，随时更新公司动态；电子邮件的查收与回复处理，杂乱邮件的及时清理、删除；公司QQ在线上班时间须第一时间上线，公司公文接收与发放只能用此号发送和接受。并建立、维护、扩大群友、积极扩大公司的知名度，建立与网友（客户）良好的合作关系。

10、电话、网络营销：工作时间主动进行电话、网络营销、推广；积极扩大公司的社会知名度、美誉度；作好客户来电、网络信息记录，做到不放过任何一条业务信息；主动联系、跟踪、上报工作；拓展公司业务的能力是本职位的考察标准之一。

11、环境要求：每天督导并配合保洁员对办公环境进行打扫和维护，随时发现不足，并予以指出并加以改进，桌、地面、门窗保持干净整洁（特别注意前厅地面要随时保持干净）；上班时间前台灯光须保持明亮；背景音乐每天有变化、音量适度，播放内容恰如其氛（中午休息时间关闭）；积极营造轻松、舒适的工作环境。

12、名片、通讯录更新：各部门名片由前台文员负责统一使用QQ或邮件联系指定印务商家制作，并在两个工作日内送货，收取名片时由前台核对内容并签字确认（满7日磨合期，对名片制作需求人员进行统计，并由相关部门负责人签字确认，名片费用由当事人进行付费）；熟记各部门分机号，及时更新员工通讯录，并在通过7天磨合期以后及时为其开通公司集团小号。每周更新一次，更新后首先发放到行政部，其他部门依次发放到。

13、门禁系统、水电照明、花草管理：公司大门钥匙由前台保管，每天提前15——20分钟到达公司开门，下午下班是检查好门窗是否关好在锁好大门离开；每天中午12：00——13：30时间段内关闭大厅照明灯源，下班离开时检查电脑、显示器、打印机、饮水机、空调电源是否关闭；前台文员负责花木的更换、浇水、剪修和花木数量管理。

14、飞机票、火车票、水票预定：为公司出差人员进行火车票、飞机票预定，首先到财务处进行“借款申请单”填写支取相关费用或个人先行垫付进行报销；水票由前台处保管，在水票将要使用完毕时及时对水票进行补购，并保证公司饮水正常供给。

15、办公设备初级维护：打印机、复印机及时加粉，要有备用墨盒与晒鼓，对于需要工程维修设备及时通知到工程部，确保办公设备正常运转。

16、其他：善于发现上述细则中的不足，并不定期书面向办公室提出建议修改、完善不足部分；积极完成领导交办的其它工作，本职位的上级主管为办公室；

签收人：

时间：

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