秘书信息工作之我见_秘书工作之我见
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10文秘33110赵扬
秘书信息工作之我见
在我眼中秘书工作是一件十分复杂的工作，虽然表面上看上去非常简单，人人都会做。但是要做得又好又快是需要经过不断地学习和磨练才能锻炼出来的。特别是秘书信息工作，更加需要秘书工作人员有良好地信息观念和信息意识。
信息工作是秘书人员重要的基础性工作之一，秘书人员的信息工作是直接为领导服务的，信息是领导决策的基础和依据，秘书辅助领导决策主要是通过为领导者提供信息来实现的，秘书人员的信息工作水平直接影响着为领导决策服务水平的高低，其重要意义显而易见。信息是现代社会的宝贵资源，随着社会的发展，信息的价值将不断飚升，信息时代的到来，既给秘书工作带来了难得的发展机遇，同时也带来了严峻的挑战，秘书人员应如何在信息时代做好信息工作，更好地发挥秘书人员的参谋、助手作用呢?我认为秘书人员在做好 传统的信息工作的基础上，应加强以下几方面的工作：
一、强化信息观念和信息意识
现代秘书的信息观念，是秘书人员对信息的初步认识以及在秘书工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。比如对待信息技术和信息工具的观念，秘书人员如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，这就是衡量信息观念先进与否的一个具体标准。据有关调查显示，大多数秘书人员认为，互联网和各种局域网既是一种新的认识工具，又是一种新的交流工具，还是一种新的生产力，秘书工作只有同网络结合起来，才能产生新的生机和活力。但是也有相当一部分秘书
人员对信息有一种神秘感，对网络不感兴趣，这就是信息观念上的巨
大差异。
目前，国际互联网已遍布全国各地，如果秘书人员具备先进的信
息观念，积极地去了解、使用网络，就可大大提高工作效率，减少很
多不必要的重复劳动。现代秘书良好的信息观念，在本质上就是尊重
知识，崇尚科学，终身学习，善于接受新生事物。熟练的运用办公设
备是一名合格的秘书必备的素质。
二、掌握足够的信息能力和信息知识
现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书实践活动中所应
具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要
包括五个方面的内容：
（一）是信息的获取能力。秘书人员除了充分利用好组织建立的各种内部信息网络以外，还应掌握并建立自己的常规信息渠道，善于
开发新的秘书工作信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信
息。
（二）是信息选择的能力。信息时代，人们每时每刻都在面对着
滚滚而来的信息，信息垃圾、信息干扰、信息焦虑很难避免，而这些
往往会影响领导的科学决策，因此，秘书人员必须学会准确无误地理
解、识别、判断、筛选所遇到的信息，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的。
（三）是信息预测的能力。它是指秘书人员在现有信息的基础之
上对未来的一种推断和预见，它对秘书辅助领导决策具有决定意义。
（四）是信息处理能力。即对所感知、选取和获得的信息进行深
加工的过程，具体来讲就是对信息进行综合分析、整理排序、归类处
理等工作。
（五）是信息的运用能力。是指秘书人员在获取和处理信息的基
础之上，把自己的思想和见解融入其中，并通过恰当的渠道把这些信
息传递给他人，与他人进行交流与共享，这是信息工作的最终目的。
在信息时代和知识经济的大背景下新的学科不断涌现，有资料显
示，全世界传递的信息量以每天近百亿信息单元的速度递增，并以5％
-20％的加速度不断发展。近30年来，人类生产的信息已超过过去
5000年的信息量总和。英国技术预测专家詹姆斯-马丁也做出了同样的结论：人类的知识在19世纪是每50年翻一番，20世纪70年代是
每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。在这种情况下人们不能掌
握一种快捷的获取信息的途径将是非常可怕的。
三、信息创新，不断寻觅有新意的信息
当今社会发展变化很快，信息老化的周期大大缩短，秘书人员必
须具备敏锐的观察力，在捕捉具有新意的信息上下功夫。寻觅有新意的信息应把握住以下几点：
（一）是要在发展、变化中抓新。
创新是一个过程，在创新的过程中秘书人员仅仅盯住自己工作的小范围是不够的，应放开思路，开阔眼界。除了抓住身边看的见，摸
着的新事物之外，还要善于捕捉一些无形的新信息，如观念的转变，思想的变化，认识的升华等；外地的新信息；隐性新信息以及连带新
信息等。
（二）是在观察思考中出新。
随时随地地观察思考应当是秘书人员的基本功。比如通过观察苗
头性的问题，发现超前性宏观信息，从个别现象问题，揭示规律性信
息，从一次性信息增值发展为多次性信息。有些信息通过不断加工处
理，会出现多次增值。
（三）是在学习借鉴中创新。
改革的年代每个地方、每个行业都需要向其他地方、其他行业学习，借鉴先进的经验，结合本地、本行业的实际，融会贯通。推进发
展。在把外地的经验与本地实际结合的过程中，就会产生有新意的信
息。
（四）是在比较对照中求新。捕捉有新意的信息，必须学会对万
事万物进行比较对照。在比较中鉴别事物，发现有新意的信息，可以
同中求异，也可异中求同。
四、信息道德和信息工作中的保密意识
信息道德是指秘书人员在获取和使用信息的过程中，应遵循一定的伦理规范，不得危害社会或侵犯他人的合法权益，能自觉保护他人的知识产权、隐私权等，也不得向领导者和有关用户传递不良信息。当前信息传播的媒体多种多样，媒体的多样性使信息传播过程中不可
避免地带有一定的主观偏见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一
定的无政府状态。如果没有一定的道德意识和道德约束，就很容易使
人们在享受信息网络技术带来便利的同时，产生一些与先进的伦理道
德相悖的现象。
秘书人员在自觉地遵守信息道德的同时，还应注意信息获取和使用过程中各种自觉不自觉的失密或泄密事件的发生。在这里特别提出注意的是秘书人员一定要防范隐晦性公务泄密。有的人是真心实意讲话，莫名其妙泄密，到头来，说者无意，听者有心。一些不同层次的领导人应邀到不同场合讲话，有些人为了显示自己的身份和知晓度，在部分场合、范围讲一些“小道消息”和“大家感兴趣的话题”，大 部分人一听了之，但有些人却在更大的范围内传播“小范围”的内容。
综上所述，信息的社会化和社会的信息化成为了当今世界发展的总趋势，信息作为一种资源已成为现代社会发展必不可少的基本条件。秘书工作者必须紧跟科学发展，具备强烈的信息意识，使自己始终保持对信息的积极态度，才能在浩如烟海的信息中整理和加工出对领导有用的信息，才能做一名合格的秘书工作者。
【参考文献】：
1、《新形式下秘书人员如何做好做好信息工作之我见》
赵扬
2012年6月16日
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