浅谈企业文秘人员的公关能力要求_秘书人员基本素质要求
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浅谈企业文秘人员的公关能力要求
2008-04-19 22:57
公共关系作为一种状态是一个客观存在。由于秘书部门处在企业的枢纽地位，是单位的窗口，对内具有上承下达，协调沟通，增加组织凝聚力的特殊作用。同时，又是组织同外部交流联络沟通外部公众的特殊通道，对于企业在“内求团结，外求发展”的公共关系工作中起着重要的作用。所以企业文秘人员必须提高自身的公关能力，即通过自身的言行，工作，态度和仪容取得尽可能多的公众的信赖和好感，为本单位树立良好的形象和信誉，从而取得公众的信任和支持。下面就谈谈有关公共能力的要求。
首先，秘书应该具备应有的公关意识，即树立本单位良好形象的意识。在当今世界，形象就是市场，形象就是实力，形象就是财富。一个企业如果没有好的企业形象，生产出来的产品就没有市场，就不能吸引消费者，就得不到有关企业和政府的支持，就会在激烈的市场竞争中被对手击败。企业形象的好坏已经成为企业能否发展的决定性因素。因此，爱护企业形象如同爱护自己的眼睛一样。企业秘书虽然不是企业的领导者或者产品的直接生产者，但由于所处的地位的特殊性，要始终把自己的言行仪表同塑造维护企业的形象联结在一起，秘书每天要同各种类型的内外公众打交道，如果能自觉意识到自己的形象就是本单位的化身，是组织的代表，自己是领导的代言人，在接待本组织的形象，同时，不失时机地开展公关工作，给公众留下良好的印象，让公众有“强将手下无弱兵”的感觉。所以，企业秘书在日常工作中必须有识大体，顾大局的气度，而不能碍于本位主义和小集体的利益。
第二，注重礼仪，广交朋友，加强情感公关即一个企业的产品能否占领市场，决定了这个企业在竞争中能否生存，这除了产品本身的质量因素，也离不开公众的信赖和支持。企业在争取公众对自己的了解，信赖和支持时候有许多工作要做，比如，成功地举办产品展销会，让更多的公众了解产品购买产品，通过各种新闻媒介广泛地传播企业的信息等，这些工作当然由公关部门进行，对于企业秘书来说不是要亲自参与到每一次公关活动中，而是通过“窗口”作用，以自身的工作言谈和处事广交朋友。
第三，了解情况，协调矛盾，促进“向心运动” 由于种种原因，一个组织的领导人易于听到表扬，恭维的话，而难以听到批评，久而久之就会因偏听而看不到本单位产生的问题，使工作滑坡。在这种情况下，秘书有责任通过各种渠道了解情况，搜集对本单位领导，产品，设施的各种意见及各种议论，监测内外环境的变化，归纳整理，恰当地分析，评估对本单位的形象，提供给领导和管理部门，为调整决策，改善形象，提高质量和效率提供依据。领导在工作中难免会产生急噪情绪，有时对下级的批评或表扬失当，引起下级不满，秘书应看在眼里、记在心上，在适当的机会解释或打圆场，以消除误会。有的领导人由于事业心强，一心扑在工作上，体察民情不够，很少关心群众疾苦，形成群众对领导的不满。秘书应自觉地为领导出点子，做一些公益事业，架好领导与群众的桥梁，改善上下级之间的关系，增强彼此间的信任与合作，使组织上至领导、下至普通员工共同拥有一个积极上进的、团结协作的价值观念，使上下左右各类员工围绕共同的价值准绳作“向心运动”，将组织内部全体公众在目标一致、利益一致的基础上紧密地结合为一个有机整体，自觉地调节局部利益与整体利益、目前利益与长远利益的关系，为树立良好的企业形象共同努力。
第四 内丑不外扬，扬善不溢美，巧妙的展现优点
秘书经常在不同场合与许多公众接触交往，在交谈过程中往往会涉及到自己单位的工作、领导人、产品、设施、服务质量等问题，有的秘书可能因自己不得志，工作不顺心，或没有得到领导的器重，而对自己的单位和上司产生不满情绪，因而发牢骚，诋毁企业的技术、设施、产品，以致说领导的坏话，给自己的单位和领导抹黑，严重地违反了公共关系的原则，在公众面前毁坏了组织的形象。有的秘书则喜欢在公众面前夸夸其谈，过分炫耀，溢美于表，这同样会使公众产生逆反心理，从而失去公众的信任而得不到诚挚的合作。作为秘书应该做到：一是内丑不外扬。如果对单位领导有意见，可以在内部批评以及争论，通过内部协调来解决矛盾。二是扬善不溢美。真实是公关工作的生命，公关工作的目的是塑造组织的良好形象，而良好的形象应注重信誉，而不是靠欺骗，因此，应实事求是地、巧妙地宣传自己的单位、领导、产品以及各项服务设施的优点，给公众留下美好的印象。
第五，秘书人员再岗培养公关能力在日常工作中渗透公关意识。秘书人员经常接收电话，接待客人来访，处理信函等等，如果在这些常规工作中渗透公关意识，做到热心亲切客气简洁，就会给人留下良好的印象，建立良好的公共关系。此外，秘书人员及时处理和答复各种函件，可以提高公众对企业的信任度，达到树立企业良好形象的目的。2 在承办会晤中发挥公关作用。各种类型的会议，与会者来自四面八方，影响面极广，秘书人员通过热情服务与主动交往，会给与会者留下深刻印象，提高企业知名度有极大的益处。在参与社会活动中达到公关目的。例如向灾区捐款捐物，向希望小学捐款等等，通过这些活动，可以扩大本企业的影响，宣传自己的企业。再如悉尼申奥成功，也是借助于公关。
企业是现代社会的经济细胞。在经济高度发达的今天，成千上万个企业共同构成了纷繁复杂的社会经济网络。企业的目的是为了从社会的运转中获得效益，如何处理好同其他的企业市场社会其他的部门以及自己内部各部门之间的关系，是决定一个企业生死存亡的关键所在。而秘书则处于中心枢纽的位置，这就决定了秘书必须具备公关能力，这样才能建立和维护企业与公众的良好关系，求得内部团结和外部的和谐统一。
综上所述，现在的企业文秘人员所从事的工作要求越来越高了，其范围也越来越广泛，内容越来越深刻。企业秘书的只有不断的学习，提高自身的公关能力和素质，才能适应新形势，增强企业活力！
参考文献郑美平.现代企业秘书应具备四大公关意识[J].办公室业务 , 2005,(05)2张忠仁.企业秘书公关能力的培养[J].吉林教育科学(高教研究版)2000,(S1)
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