办公室管理试题库_办公室管理历年试题

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1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？（B）。B．决策性

2．办公室布置要注意（D）。D．各种沟通、保密

3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（C）。

C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（B）。B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些 5．在办公室里，（D）的位置是上座。D．靠近窗户

6．传真机的使用哪一项是不对的？（B）。B．随时随地可向对方发送

7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（A）。A．接通电源可立即复印操作

8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（A）。A．录音时需将监听开关至于“ON”位置

9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（D）。D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能

10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（B）B．制 11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（B）。B．让员工们随意领取办公用品

12．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（B）。B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力

13．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（D）。D．可以按照文员自己的习惯进行工作

14．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（C）。C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

15．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（D）。D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做

16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？（C）。C．标准的零用现金单据有一个签名

17．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（A）。A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见

18．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（B）。B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

19．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（C）。C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 20．以下哪个接打电话的行为是不正确的？（A）。A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 21．文员在接打电话时，正确的做法是（B）。

B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来 22．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（B）。B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话 23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（C）。

C．按私人公务标准分拣 D．换邮件重要性分拣 24．文员在拆邮件时，不正确的做法是（A）。A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（A）。A．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去

26．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？（D）。

D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办 27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（D）。D．爱好 28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C）。C．姓名、部门、地址、国名

29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（D）。D．感谢信

30．以下关于握手的礼节，不正确的是（C）。C．双方有很多人时，可以交叉握手

31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（A）。A．初次写信，或有过激言行的32．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（C）。C．处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办 33．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（C）。

C．作会议记录时离开会议室接听电话

34．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（）。

A．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便 B．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度

C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定 D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 35．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）。C．与发言者用词不一致但意思完全一

36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（D）。D．征求主持人意见，停止笔录，关录音机

37．上司决定参加某个会议时，文员不应该（A）。A．只在便笺上写好会议名称

38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（C）。C．圆桌型

39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（A）。A．审查功能

40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（B）。B．发表意见

41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（D）。D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会

42．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（D）。D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃

43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B），了解要求约会者的心理。B．说话的技巧

44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？（A）。A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认

45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（B）。B．代替上司制定约会计划

46．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（D）。D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明

47．上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（D）。D．不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认

48．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（D）。D．应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助 49．以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（D）。D．各自只能当面递送，寄去是不礼貌的50．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（D）。D．请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？” 51．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？（D）。

D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰 52．社交场合很讲究次序礼仪，一般（B）。B．以右为尊 53．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（D）。D．查证消息的可靠性

54．文员协助举行宴会时，不用考虑（D D．有无休息室 55．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（C）。C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可

56．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？（D）。

D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去 57．以下餐巾的使用方法是正确的（C）。

C．用来擦嘴唇嘴角 D．塞入衣服领口里

58.文员打印寄往欧美国家的信封,寄信人姓名、地址应该打印在（B）B、左上角

59．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（C）。C.未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内 60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）。A．通知上司家人把衣服送达

61．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（B）。B．由过程先说

62．接受忠告的正确反应是（D）。D．切勿感情用事

63．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（A）。A．有共同利益的话题

64．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（A）。A.骑边章

65．值班人员不应该做以下哪类事情？（A）。A．签发文件

66．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（A）。A．下级单位报送的报告，统计报表等

67．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（A）。A.按通讯者特征立卷 一定的制度，包括以下方面（B）。B．归档范围、归档时间、归档耍求

69．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（A）和归档要求。A．归档时间

70传真机的使用哪一项是不对的（B)B．随时随地可向对方发送

71在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的(C)。C．作会议记录时离开会议室接听电话

72以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的（B)。B．让员工们随意领取办公用品 73以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的(B)。B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力 74文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的（A)。A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要

75文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的（B)B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

76以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的(A)。A．审查功能

77文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免(D)D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃

78文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是(C)C、姓名、部门、地址、国名

79有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（B）B、发表意见

80邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致（D）Ｄ、应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

81以下哪些接打电话的行为是不正确的（A）Ａ、受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

82、文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（D）Ｄ、如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会

83、以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（D）Ｄ、名片只能当面递送，寄去是不礼貌的 84、文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（A）Ａ、下级单位报送的报告、统计报表等 85、值班人员不应该做以下哪类事情（A）Ａ、签发文件

86、接受忠告的反应应该是（D）Ｄ、切勿事感用事

二、判断题

1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（∨）2．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（×）3．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（×）

4．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（∨）

5．文员

要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后。要一并装订。（3）认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等。提供领导复信所需的资料。（4）逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。（5）认真处理。处理信件应该按照“分级负责、归口处理”的原则，进行转办、交办或自办。（6）及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。课诵信可采取收信人复信，或承办人复信两种方式进行。

12、文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？ 答：（1）不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作时，但有时也要在尚未完成之时作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。（2）不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人（上司）报告；（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是。。“。（4）一定要简短、扼要、流畅；（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否遗漏；（6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。

13、单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？ 答：单位印章主要有（1）单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况：一是由上级主管机关刻制颂发；（4）另一种是由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整不歪斜、更不能颠倒。（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位章方能有效。

14、按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种。答：（1）命令；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。

15、提高会议效率可以有哪些做法? 答：遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。

16.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答案：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；

（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；

（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。17.按照2000院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？ 答案:（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。

18．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P121)参考答案：（1）接受任务（2）了解来宾（3）制订计划（4）预订宿食（5）迎接来宾（6）商议日程（7）安排会议（8）陪同参观（9）送别客人（10）接待小结

四、设计题：

1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?(P13)答：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。

2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P121)答：（1）接受任务；（2）了解来宾；（3）制订计划；（4）预订食宿；（5）迎接来宾；（6）商议日程；（7）安排会议；（8）陪同参加；（9）送别客人；（10）接待小结。

3．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论

答：小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放，随印随锁vk因事外出，须经批准交他人代管。加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名；并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等详细登记。加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整。

15.康桥宾馆位于本市南京西路４５号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论

向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这时文员执行主要决策人的意见。

4．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。

小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开

议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经9点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地方来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚„„突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有„„”

问题：

（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？（3）从这件事中你得到了什么教训？ 答：（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请求该如何办；（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；（4）得到总经理指示，可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；（6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音、停车场等问题；（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）

9．公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”

星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了·10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？

答：（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；（2）打印好书面通知(3)在三天内，当面发放通知或电话通知到名单上的每个人；（4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；（5）通知上应写清会议时间、地点；（6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备；（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作；

10．为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的通知：

会议通知

经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。

小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。问题一：小万错在哪里？应该怎样写这份会议通知？

过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。会议上，听完报告后，进人小组讨论。这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。

问题二：作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？ 答：问题一：会议通知缺少主题（议题），时间上缺少从几点到几点，请哪些人出席不明确，发放会议通知要交到会议出席手上，可进行说明解释。如本人不在，应请代收人签字，打电话确认是否出席。问题二：会前准备工作的每个细节问题都应认真对待。小万没有认真校对材料，最后也没能仔细审查所有会议材料，加以改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边，耳语几句，又拿出底稿解释了一翻，作了自我检讨，终于扭转了尴尬局面。代表们按原来小组划分展开了讨论。此办法是其中的一种。

11．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：（1）市教委关于2003年招生工作的通知；

（2）东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；（3）东方学院2003年招生工作计划；

（4）东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；（5）市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；（6）东方学院院务会议关于调整系主任的决定；（7）东方学院关于调整系主任的通知；（8）东方学院关于做好开学工作的通知；

（9）东方学院各系关于开学准备工作的报告；

（10）东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；（11）东方学院各系关于提高教学质量的报告；（12）东方学院2003年度工作总结；

答：立卷一：

1、市教委关于2003年招生工作的通知；

4、东方学院关于2003年招生工作的请示（呈市教委）；

5、市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请求、批复

立卷二：

2、东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；

6、东方学院院务会议关于调整系主任的决定；

7、东方学院关于调整系主任的通知；

8、东方学院关于做好开学工作的通知；标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知

立卷三：

3、东方学院2003年招生工作计划；

12、东方学院2003年度工作总结；标题：东方学院招生

工作计划、年度工作总结

立卷四：

9、东方学院各系关于开学准备工作的报告；

10、东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；

11、东方学院各系关于提高教学质量的报告；标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告

12．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：（1）利华公司2003年2月份经理会议记录；（2）利华公司2003年销售计划；（2）市工商局关于年检工作的通知；

（3）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；（5）利华公司4月份经理会议记录；（6）市物价局关于物价检查的通知；

（7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；（8）利华公司2003年6月份经理会议记录；（9）利华公司与香港凯福公司会议纪要；

（10）利华公司2003年8月份经理会议记录；（11）市税务局关于税务自查的通知；（12）利华公司2003年销售工作总结。答：案卷一：

1、利华公司2003年2月份经理会议记录；

5、利华公司4月份经理会议记录；

8、利华公司2003年6月份经理会议记录；

10、利华公司2003年8月份经理会议记录；标题：利华公司2003年经理会议记录

案卷二：

2、利华公司2003年销售计划；

12、利华公司2003年销售工作总结；标题：利华公司2003年销售工作计划、总结

案卷三：

3、市工商局关于年检工作的通知；

6、市物价局关于物价检查的通知；

11、市税务局关于税务自查的通知；标题：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知

案卷四：

4、利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；

7、香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；

9、利华公司与香港凯福公司会议纪要；标题：利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会议纪要

13．皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。

在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她的身上。李丽说：“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。

过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约定时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中圉的代表打来电话说：“代表团已与昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之十。”

皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她想没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的：罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？

问题：

（1）罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？

（2）秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？（3）企业的机密有哪些？

（4）秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作？ 答：（1）李丽在谈话中无意透露出的信息，给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会，得到了这笔生意。（2）即使是最好的朋友，也不可不分情况畅所欲言，何况是竞争对手，这是文秘人员的基本职业道德。（3）企业的机密包括公司的生产流程、工艺技术、组织人事、资金运作、客户资料、流通渠道等。上司正在考虑、讨论而未作定论，未公开宣布的内容。上司的隐私、疾病和公司内发生的事故、人事争端、内部失窃、经济纠纷等。（4）应做到不该说的不说，不该听的不听，不该记录的不记录，机密内容用专用记录本记并妥善保管，机密文件严密保管，自己的电脑设置密码等

14.文员小胡正在办公室忙着，进来了一位西装革履的男士，自称与李总经理约好的。但小胡一查经理的日程安排，却并没有发现有约会。但既然说与李总经理有约，也可能是经理亲自约定的，接过名片一看，是某家杂志社广告业务部的钱经理。凭直觉小胡觉得对方是个推销员，但仍然很热情的请坐、端茶，然后问道：“您是否和李总约在上午见面？”

问题：（1）小胡回到办公室的放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：„„”，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。答案：（1）收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆。（2）应在清点后才能签名。

（3）首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆。（4）不能呆板回信地址剪掉。

（5）检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。假如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去。（6）误拆了信，应在信封上注明“误拆”，并写上自己姓名的缩写，然后把信重新封好，把信交给收信人并道歉。（7）把交给上司的邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。

（8）打印寄往美国的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。16．请将下列文件分别组成三至四个案卷，并拟制案卷标题：（1）利华公司2003年2月份经理会议记录；（2）利华公司2003年销售计划；（3）市工商局关于年检工作的通知；（4）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；（5）利华公司4月份经理会议记录；（6）市物价局关于物价检查的通知；（7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；（8）利华公司2003年6月份经理会议记录；（9）利华公司与香港凯福公司会议纪要；（10）利华公司2003年8月份经理会议记录；（11）市税务局关于税务自查的通知；（12）利华公司2003年销售工作总结。答案：案卷一：（1）利华公司2003年2月份经理会议记录；（5）利华公司4月份经理会议记录；

（8）利华公司2003年6月份经理会议记录；（10）利华公司2003年8月份经理会议记录； 标题：利华公司2003年经理会议记录 案卷二：（2）利华公司2003年销售计划；（12）利华公司2003年销售工作总结。标题：利华公司2003年工作计划、总结 案卷三：（3）市工商局关于年检工作的通知；（6）市物价局关于物价检查的通知；（11）市税务局关于税务自查的通知；

标题：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价检查、税务自查的通知； 案卷四：（4）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；（7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；（9）利华公司与香港凯福公司会议纪要；

标题：利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会议纪要

17、波扬公司准备在本市市中心如开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情总，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放时间是十点十五分。刘小姐打电话给租凭公司，要求租千凭公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

问题：（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？

（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？

（3）从这件事中你得到了什么教训？

答案:（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办？（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；

（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；

（6）召开大会型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等;（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；

（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）。