开幕大会志愿者组织方案_志愿者活动组织方案

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开幕大会志愿者组织方案

为顺利完成****国际论坛2014年年会开幕式志愿者相关工作，特制定以下方案：

一、时间

2014年7月11日（星期五）上午09:00—11:****0

二、地点

****会议中心三楼综合会议厅

三、指挥系统

为完成好****国际论坛2014年年会开幕大会嘉宾引导工作，特成立开幕大会志愿者指挥部。指 挥 长：**（团***委副书记）

总 协 调：**（团***委少年部部长）

联 络 员：团***委机关干部及志愿者项目经理**人

（***、***、***）

四、志愿者分组及职责

为有序完成相关工作，本次活动共计调配94名志愿者，分为外场引导、内场引导两个工作大组，下设若干工作小组。

（一）外场引导组（下设4个工作组）

总 人 数：**人（志愿者布点分布图见附件）

职责：（1）引导嘉宾进场、退场。在****国际会议展览中心停车场至****生态会议中心****楼综合会议厅沿途设置“微笑小屋”志愿者服务站、并在关键节点定点引导、催促参会嘉宾进、退场。（路线沿途设置的流水指示牌，由论坛会务组提供）

（2）应急发放嘉宾雨衣。如遇下雨情况，在会议展览中心北广场（会议中心一楼大厅）列队发放雨衣。（嘉宾雨衣由论坛环境整治及后勤保障组提供）

总责任人：**

定点引导组下设4个工作小组分别为：

1.线路1组（****国际会议展览中心停车场—****会议中心大门）

人数：**人

职责：在展览中心北广场至生态会议中心大门沿线嘉宾行进线路上的关键节点分散定点引导。开幕式结束时，在展览中心北广场酒店车辆旁举牌引导嘉宾上车。（酒店车辆指示牌由酒店服务组提供）

责任人：**

2.线路2组（****国际会议展览中心4个“微笑小屋”志愿者服务站）

人数：**人

职责：在展览中心北广场、生态会议中心大门、****酒店、生态会议中心各楼层的志愿者服务站定点引导。

责任人： ***

****.线路****组（****生态会议中心大门—****楼综合会议厅）

人数：**人

职责：在生态会议中心各楼层、综合会议厅外围将嘉宾指引到主会场。

责任人：**

4.应急机动组

人数：10人（线路****组中的部分）

职责：开幕式结束后，礼貌性催促会议厅的嘉宾离场，在主会场扫尾，将遗留在会场嘉宾引导至停车场乘车；如遇下雨情况，在会议展览中心北广场（会议中心一楼大厅）列队发放

雨衣。

责任人：**

5.随车引导组

总人数：9人

职责：（1）清点各分会场嘉宾乘车人数。在发车前配合各酒店工作人员清点乘车嘉宾人数；如遇下雨情况，提醒嘉宾拿取车上的雨具（穿雨衣）。

（2）引导各酒店嘉宾进场、退场。手举酒店指引牌将各酒店嘉宾按指定路线带至****生态会议中心一楼；退场时，在一楼大厅外引导嘉宾退场，另有机动组9名志愿者在北广场嘉宾车辆旁举牌引导嘉宾上车。

（****）随车引导员培训。负责对随车引导9名志愿者进行整体活动流程、场地线路、工作内容以及现场踩点等培训。

责任人：***

（二）内场引导组

总 人 数：****6人

职责：（1）引导参会嘉宾进场、退场，按区域就座。主会场每区域配备2名志愿者，1人手举区域指示牌，1人引导入座。（26人）；（2）主会场发放资料、调整座席等临时突发任务。（10人）

总责任人：**

五、工作时序

（一）筹备期间

6月2*日前拟定工作方案；

7月*日组建工作组；

7月*日召开工作组部署会；

7月*日前完成工作方案修改稿；

7月*日—*日志愿者培训、熟悉场地、实地演练。

（二）7月**日开幕式当天

6:00前志愿者到达会议中心指定地点；

6:00—7:00志愿者引导记者到媒体工作区就座

7:00—8:****0志愿者引导嘉宾入场；

11:15前定点引导志愿者到达指定地点；

11:****0—12:00志愿者引导嘉宾退场。

六、工作规范

（一）礼仪规范

主会场志愿者应保持健康向上的精神风貌，遵守如下基本礼仪规范，做到仪容大方，仪表整洁，仪态端庄。

1.仪态：优雅有礼、亲切健康、微笑服务；站姿得体、直立挺拔；坐姿端正、上身直立；避免蹲姿，不勾肩搭背，不倚墙靠墙而立。

2.着装：身着统一配发的志愿者服装，做到整齐规范、干净整洁；应佩戴本人志愿者工作证件，如在工作过程中发生制服装备或证件损坏遗失，应及时报告。

****.语言：接待前来询问交流的代表要做到大方得体，必须使用文明用语，如“您好”、“谢谢”、“对不起”等，做到态度诚恳、热情勤快。

4.动作：使用肢体语言得当，指人指路时，五指微并、手掌斜向上指示，切忌单独使用手指指点；与被服务者同行时，陪同人员行走于外侧，即左侧。

5.禁忌：避免当众打哈欠等不雅体声；当众抓挠身体；上岗服务前食用有刺激性气味食物等

行为举止。

（二）行为规范

1.服从岗位安排、指挥调度。

2.严肃工作作风与工作纪律，开幕式期间不得离开工作岗位。

****.时刻把为年会提供优质服务放在第一位，强化团队意识，注重沟通协调，团结协作，顾全大局，在认真完成本职工作的同时，积极配合其他志愿者的工作，确保服务到位。

4.保持通讯畅通，遇到问题及时反馈。

5.强化安全、责任、保密意识，在工作中做到安全服务。

6.遇到突发事件时应冷静对待，注意安全，谨慎行事，在最短时间内向上级报告，任何情况下不得与服务对象发生冲突。

附件：《****国际论坛2014年年会开幕式志愿者分布图》