企业档案信息化建设中的若干问题_企业档案信息化建设

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企业档案信息化建设中的若干问题

作者：王晓梅

来源：《沿海企业与科技》2009年第08期

[摘要]文章通过对企业档案信息化在企业科研生产中作用的分析，指出要搞好企业档案信息化建设，应从“档案制度建设”、“档案数字化建设”、“档案安全与保密”及“档案提供利用服务”四个方面入手，全面提升企业档案信息化的建设水平，为企业科研生产提供更加优质的信息服务。

[关键词]档案；数字化；档案信息化

[作者简介]王晓梅，安徽省水利水电勘测设计院，安徽 合肥.230022

[中圈分类号]F270.7

[文献标识码]A

[文章编号]1007-7723(2009)08-0044-0002

企业档案信息化，是指在企业档案管理部门的规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源，包括传统的纸质档案和新兴的电子文件，进行有效管理和提供方便利用的活动和过程。企业档案信息化要达到的目的就是系统管理企业科研生产中产生的海量信息，充分挖掘档案信息资源，为企业科研生产服务。

随着企业信息化建设的发展和现代信息技术在企业内部的广泛运用，企业的发展对信息依赖程度也越来越强烈。企业档案信息化业已成为企业信息化的重要组成部分。同时，由于档案信息的原始性和凭证作用，企业档案信息化处于整个企业信息化架构的根部，是企业信息化的基础。如果企业档案信息化方面出了问题，或是根基不牢，没有与企业其他信息化发展相适应，整个框架就会在企业变革的浪潮冲击下土崩瓦解。

笔者认为，要搞好企业档案信息化建设，打好档案信息化的地基，就要从“档案制度建设”、“档案数字化建设”、“档案信息的安全与保密”以及“档案提供利用”四个方面人手，全方位提升企业档案的管理水平和服务质量，打好企业信息化的根基，为企业的发展提供最可靠、最全面、最准确的信息。

一、制度建设是企业档案信息化建设的保障

(一)制度建设的必要性

所谓企业档案制度，是指企业关于管理企业档案工作的各项规定和标准。它是企业为实现对档案的有效管理和方便利用，根据档案法律、法规，结合企业自身特点建立的有机体系。档案工作各项制度是企业档案信息化建设的指南，为档案信息化指明了正确的建设方向，并通过规章制度来固化档案管理活动中的各种行为模式，从而保障企业档案信息化建设过程中各项工作的顺利开展。

档案工作各项制度，不仅是对以往工作经验的提炼，更是对档案管理要达到目标的设定，同时也是协调档案管理与其他企业管理之间关系的依据。企业档案信息化是一项复杂的系统工程，它牵涉到企业管理的各个方面，一套完善、系统、全面的档案管理制度不仅为企业档案信息化指明发展的目标，并通过“法”的力度保障达到其所设定的目标。

(二)加强企业档案制度建设的途径

1.加强制度建设的组织工作

加强档案制度建设工作，健全企业档案制度体系，确保企业档案管理工作所涉及的各方面都有法可依。加强档案制度的编写工作，提高企业档案制度的可操作性，是推进企业档案信息化建设的有力保障。在档案信息化建设过程中，原有的档案法规体系虽然在一定层面上解决了企业档案管理中的实际问题，但随着企业的发展和先进信息技术的广泛运用，档案管理中一些亟须解决的问题越来越凸显。如对电子文件的管理、海量信息的存储、重大建设项目档案的管理以及多方合作项目档案的管理，等等。这些都需要制度建设走在前面。

2.加强规章制度的执行力度

加强企业档案制度执行力度，确保档案管理体系的有效运行。档案制度本身不是目的，而在于其实施。加强企业档案制度执行力度，严格依法管理企业档案，提高企业档案的管理水平。

档案管理制度是贯彻和落实企业信息化建设过程中的各项决策，保证各项工作顺利开展，完成各项工作计划和目标的保障措施。只有让企业员工正确理解各项档案规章制度和加强制度管理的重要意义，才能让员工从思想上真正认识到唯有严格执行各项档案规章制度，才能保证企业档案信息化工作的顺利开展，保证档案工作更好地为企业的科研生产服务。

二、数字化是企业档案信息化建设的核心

(一)企业档案数字建设的总体目标

企业档案管理工作应围绕档案信息化建设这一中心任务，根据企业科研生产对档案信息资源的需求，加强档案信息资源开发和利用工作，实现档案信息资源的共享。企业档案管理部门应基于本企业的信息网络，以海量电子文件存储与管理为突破口，加强企业原有纸质档案数字

化和新增电子文件规范管理的工作，加快推进档案资源数字化、档案信息管理标准化、档案信息服务网络化的进程，建设基于网络的企业档案信息服务平台，使其成为反映企业文化和科研生产水平的信息服务平台，从而促进企业档案管理工作的全面发展，进一步提升企业档案服务的综合实力，更好地为企业科研生产服务。

(二)企业档案数字化建设的主要内容

第一，档案目录数据库建设。档案目录数据库建设是企业档案信息资源建设的基础工作。企业档案目录数据库建设是采用数据库技术对原有非数字化目录进行加工、录入，将其转化为结构化、可共享的数字化目录数据库的过程。

第二，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。企业档案部门应积极推进本企业档案全文数据库和多媒体数据库建设，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，逐步实现本企业档案的全文信息查询，不断提高服务效率和质量，满足企业科研生产对档案信息的不同需求。

第三，积极推进纸质档案数字化建设进程。企业档案的数字化应以企业科研生产的需要为前提，分阶段、分步骤，针对企业科研生产的特点，优先加强对重点工程和型号产品档案的数字化工作。

第四，加强对电子文件的管理。企业档案部门应依托本企业的信息平台，建立电子文件管理中心，及时接收电子文件，并利用现代存储技术，对海量电子文件进行有效管理，并提供方便利用。

三、安全与保密是企业档案信息化建设可持续发展的保证

(一)企业档案的安全工作

企业档案管理部门应切实做好档案库房内外部环境、档案信息和网络的安全管理工作，及时消除安全隐患。企业档案安全工作，应作为一项日常性的工作，常抓不懈。没有安全，也就没有档案，更谈不上什么档案信息化建设。所以，档案的安全工作应与岗位责任挂钩，实行档案安全责任制。同时应完善应急措施，制定应急预案，随时应对可能出现的各种突发性事件，确保档案实体和档案信息的安全。

(二)做好企业档案的保密工作

首先根据本企业科研生产的实际情况，对不应公开的涉密信息，应采取措施加以保护。其次，要加强保密知识的宣传，让保密意识深入人心。再次，要根据企业科研生产的实际情况和企业发展的需求，依法及时做好涉密信息的解密工作，处理好保密与利用之间的关系，为企业的发展提供全面、可靠的信息；同时又保证涉及企业核心利益的涉密信息的安全。

随着信息技术的发展，应加强对计算机及其他信息设备的使用和管理，凡涉及涉密档案的电子设备、通信和办公自动化系统均应符合保密要求。涉密计算机信息系统必须与互联网实行物理隔离，严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网，严禁通过互联网传递涉密信息。

四、提供利用是企业档案信息化建设的归宿

企业应根据自身特点，本着最大限度地满足企业各方面利用档案信息需求的原则，确立超越客户期望的服务机制，找准档案信息化建设和企业发展的切入点，拓宽服务渠道，改善服务方式，提升服务质量，更好地为领导决策和科研生产服务。

企业档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务企业建设和发展，企业档案利用工作是达到这一目的的直接途径。所以，企业档案的利用工作是档案业务工作的中心环节，在整个档案工作中占有极为重要的地位。其作用主要表现在：第一，档案利用工作是企业档案管理工作中最具价值的环节。企业档案的利用工作，既是一切档案工作的出发点，也是一切档案工作价值的体现。第二，利用工作是衡量档案工作好坏的标准；档案利用工作是档案信息化建设的最终归宿，利用工作开展的好坏，是衡量企业档案信息化建设成败与否的标准，只有从利用的角度来审视档案信息化建设中的问题，才能从根本上解决其问题，推动企业档案信息化建设的健康发展。第三，利用工作是档案工作服务性的最终体现。档案工作的服务质量最终体现在提供档案信息的利用上。所以说.从利用出发，从企业科研生产对档案信息利用的需求出发，才能真正提高档案工作的服务质量，实现档案工作的价值，服务科研生产。

[参考文献]

[1]安徽省档案局岗位培训教程[M].合肥：黄山书社，2007

[2]方鸣.档案干部继续教育专题讲座[M].北京中国档案出版社.2007.[3]张熙余.档案信息化理论与实践[M].北京：中国档案出版社,2007.