学校档案建设经验交流（推荐）_学校综合档案经验交流
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学校档案整理经验交流
贺兰县立岗镇民乐回民小学
王庆
一、学校检查评估的分类
学校各项工作的检查评估大致可以分为四类：
1、实地考察。以校舍检查、安全排查、绿化检查、卫生检查、文化氛围检查、办学条件硬件配备检查为例。多数学校只需要做好校园卫生、展板摆放、条幅悬挂、接待解说工作即可。
2、数据检查。以义务教育表册、经费管理为例。义教表册和经费管理属于比较客观的档案资料，只要做到弄清楚表册和数据间的计算关系，做到数据准确、平衡、经得起推敲即可。
3、问卷调查。以办学行为测评、师德师风民主测评、校长评估考核、知晓率测试为例。只需要根据每次的检查侧重点及早安排发放“应知应会”，并安排合适的师生人选参加即可。
4、查阅档案。是各级各类检查的主要形式，是对各项工作的过程性评价的重要方式。是弥补实地考察的片面性、数据检查的客观性、问卷调查的人为性的主要手段。
就每次的检查细则赋分比例看，实地考察至多20%，数据检查至多10%，问卷调查至多10%，剩下的60%都靠查阅档案为赋分依据，所以做好档案建设是学校迎检工作的重中之重。
二、档案建设的思路
1、理清思路。首先要认真阅读各项考核细则，逐字逐句的解读，逐项的分析分值比例，先要了解检查的目的性和侧重点，做到有的放
矢。就好像每次写计划开篇时的指导思想一样，有了目标就有了方向。
2、主次兼顾。无论分值多少，都要认真对待，做到小处要保底、不丢分；大处要丰富、有内容。宁可你放入了沾边的档案而他没想到的，不能他想到了的档案而你没放进去的。
3、建档过程步骤
①归纳主题，一般的一级目录、二级目录都是高度凝练的一个词组，而最后一级目录，却分为好多项，是要装在一个盒子里的，就需要档案建设人员将这多项档案小标题归纳为一个主题，也就是档案盒竖签。最好是归纳成相同字数的，这样就保证了档案盒竖签的统一性。
②制作标签，制作竖签并不是简单的将归纳出的主题的几个字打成竖排文字，竖签里一定要体现学校校名、档案范畴、目录等级、档案主题、档案编号五个要素。体现校名主要是为了规范管、加以区别、并在群体档案检查中留下印象；体现目录等级只要是为了便于建档、续档和查阅，避免造成检查人员找不到（甚至建档人员也找不到）的现象；体现主题是为了便于归类，并且要突出主题，虽然是最后一级目录，却一定要比上级目录要醒目、庄重，（建议使用大黑字体或粗黑字体）；体现档案编号主要是为了自己整理档案、查阅档案、摆放档案方便，可以直接按序号顺序排列，使档案整理工作更简单快捷，查阅更为方便。竖签做好了，横签也就做好了，横签只不过就是横签的另一种排版方式而已，也可以在横签中添加简单的档案目录。
③整理档案，做好竖签后并不着急装盒子，而是将装有档案标签的盒子与档案依依对应摆在桌子上，针对考核细则逐项检查核对，查
漏补缺。
④制作封面，封面是档案的脸面，是第一印象，只要统一、美观、清爽、能体现档案主要内容和建档单位即可。一般字体不要超过两种、以庄重为主，避免错综复杂、花里胡哨。如果选用图片或者校徽类一定要让人能看的明白，知道你添加的是什么，否则没有做到锦上添花反而会有画蛇添足之嫌。
⑤装订档案，在封面和内容都齐全的情况下装订档案，并不是要以数量为胜，并不是说你装的单单片片越多越好，相反的如果一份档案过于单薄，会显得缺乏材料支撑，应该将同一个活动从文件、计划、方案、记录、小结、简讯、照片及原始资料一起装订，最好是装订成集。显得系统完整、便于查阅、便于装订、而且节省封面、节约人力物力。（对于经常性需要分开装在不同盒子里的整套资料，可以选用抽竿夹或者长尾夹固定，便于拆分、合并）
⑥档案目录，在全部档案装订完成后，要按照细则顺序将档案排列好，针对细则打印档案目录，要求档案目录大于检查指标体系，（即将指标体系分解、用档案资料支撑，只要是指标体系里有的必须建档、指标体系里没有的，但是可以用于支撑的材料，也要再目录中体现）对于多项检查内容都会涉及到的公用档案、尤其是原始资料类的，不便于一式两份的，要再档案目备注栏目里注明档案存储处，例：见X-XX，便于查找查阅。档案目录建成后，需要续建的可以在档案目录里手写添加，并不一定要重新打印，打印的虽然美观，但是不能体现档案的续建过程，有突击建档之嫌。
⑦补充装档，每次建档整理过程中都会对学校档案几经筛选，但是到档案装盒之后还是会有剩余档案，这些档案还是很有利用价值的，要再次逐一筛选，对于与检查指标体系有联系的档案要装入档案盒，作为支撑材料，如果是在不能装入的材料也要及时的装订整理，以备不时只需，切不可随意丢弃、零散摆放。
4、建档注意事项
①期初建档，开学初对于各类安排、计划、方案、记录等要做好印发工作，要做到及时有效，避免缓发、迟发，造成突击建档。需要做记录的档案，要在记录前附有校历、安排、职责、记录目录、记录考勤，便于针对安排、按照周次填写记录，在记录后要增设领导签阅栏，体现领导对学校过程性工作的监督职能。
②过程性建档，每周至少整理一次自己的办公室，将收到的文件、安排的计划、收交的材料、活动的小结、活动的简讯、活动的照片等及时分类装订，已经完善齐全的档案可以制作封面装订，对于尚部完善的档案采取封面用长尾夹固定的方式，避免积压文件造成档案混乱、不用时满桌都是、急用时寻找不见。
③细节性建档，大家都沿用的是同一套检查评估指标、干得都是相同的学校管理工作，整理的都是大同小异的档案，如何在档案建设中引起领导注意、在检查中受到好评，细节才是决定成败的主要因素，谁把细节做好了，谁就掌握了优势。从横签、竖签、封面、目录的第一影响，到档案盒的摆放（按指标体系分组，竖立在桌上，方便查阅，且整齐、醒目），订书针装订的位置，档案的窝边卷角等都会直接影
响档案的美观和质量，都是需要注意的细节。
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