寺后小学电子档案建档规范_小学档案资料管理办法

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寺后小学电子档案建档规范说明

一、电子档案建设的基本方针

档案建设纳入学校工作规划和计划、纳入各类人员职责范围、纳入各项工作管理制度；档案建设与工作布置、检查、总结、验收进度同步。

二、电子建档工作的四个统一

1、统一思想：学校明确档案建设电子化是为了适应学校信息化建设的需要，是学校档案管理的发展方向的指导思想。为此，学校专门召开各部门负责人会议，明确发展方向，落实工作要求；

2、统一领导：确立校长统一领导学校电子档案建设工作，副校长分管、指导此项工作，确定对各部门负责人是本部门的电子档案建设工作工作负总责人，负责本部门电子文件的收集、积累、归档与移交工作。

3、统一建模：本次评估材料根据“关于备查资料归类整理的要求”分三层归类，第一层是按“要求”把材料分成八个条块设独立文件夹，第二层是每个条块按三级指标设独立子文件夹，第三层是每个三级指标子文件夹的备查材料。

第三层的备查材料内容：一是本指标达标说明与材料目录；二是类同而又数量多文件合并设单独文件夹，三是单独文件。

以上每个层次材料的建档都做到了建模时的要求、格式统一，并有专人构建模版以供学习。

4、统一归档：各部门负责人对本部门的建档工作基本完成之后，由校长室指派专人对档案进行汇总、检查，对不符合要求的档案退回重新整理、修正，直至符合要求后才统一归档。归档后上传至学校ftp，学校ftp做到有专人管理、有专门安全设置，有用户使用权限，有专门文件备份，确保文档安全。

三、电子文档的方便特色

为便于查阅，学校独具匠心，在每个指标达标说明的材料目录下都建立了相应的超链接，并把“ctrl+左键单击打开”设置为“左键单击打开”，只要打开“达标说明”这个文件，就做到了只要单手随时点击目录就可以随时查阅文件，十分方便。

这里要注意的就是：设置超链接前后，“达标说明”这个文件必须与要打开的文件在同一个文件夹。