总务助理工作_总务助理岗位说明书

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总务助理工作职责

一、每月月初

1、全一快递对帐，全一戴小姐发对帐单过来，根据快递批单核对，核对无误在后面打勾后打印出来交刘副理签字，再拿给财务。

2、社保办理（5号之前处理），增减员（增员需资料：纸质表格（hd-02）+身份证复印件+U盘电子档；减员需资料：纸质表格（hd-02）+辞职单复印件+ U盘电子档），增减员所需资料都要找财务阿丽盖公章。（社保办理注意：若只有减员无增员或减员数量少于增员时，则增减员不平衡，需找地税二楼处叶先生签字再办理）

3、空桶回收联络单，公司车回收的空桶达到500个时，要做空桶回收奖金

联络单（桌面-常用表格-参考过往资料-关于联络单-关于货车送货月份奖金），盖总务部章后给刘副理签字，再拿给财务阿丽签字。（回收空桶500-799个，奖金300元，800-999个，奖金600元，1000个以上奖金700元，司机吴畅文占70%，跟车吴伟发占30%）

二、每月月底（25-31号）

1、打印空白保安值班表，连同加班申请单、员工空白考勤卡一同交由保安，空白值班表保安填写后在电脑里输入打印两份出来交由刘副理签字，一份由刘副理保管，另一份交给保安。

2、每月最后一天跟外包车杨司机对帐，送货费参考之前的金额。

三、其他

1、上下班转电话（上班先按#57#取消，再按*57*+9+3619995#接入；下班先按#57#取消，578按*57*+9+***#，579按*57*+9+***#接入）。

2、若第二天有货出，则必须登记在“送货记录表中”(桌面-常用表格)，若是外包车送货需注明是哪家外包车（一般是由临时外包杨司机***，特殊况是由鑫城物流5950680/***，洪先生）

3、由厨师刘忠拿过来的买菜单，需在电脑中登记（桌面-常用表格-人事表格-关于住宿和伙食就餐-2013伙食记录表），纸档存在红色文件夹中。

4、若有快递需寄，根据由晓欣拿过来“快递申请单”填写空白快递单后，再登记到“快递登记明细表”中，快递单号也需在“快递申请单”中注明。

5、各个部门领文具，领饮用手，需登记。

6、不定时查看茶水间的桶装水数量，余下不多时，电话叫吴先生***送水，每次叫30桶水，数相应水票给吴先生，当水票快用完时，交待吴先生带水票过来。

7、文具有缺失时，填写内部请购单，给刘副理签字，再传真给杨林文具送货（电话：0752-2352419 传真：2251126）

8、由刘忠写的购买大米等食品的内部请购单，需在“食品采购与进化验收登记本”和“安全生产投入台帐”中登记；

9、安全生产会议记录（总务、生产、营业部填写），每月做一次（抄之前的），安全生产教育台帐，总务部每月填写一次。

10、有新进员工时，让新进人员填写“新进人员履历表”和“员工资料卡”加2张一寸相片，入职一个月后签订劳动合同买社保。

公司内部电话：营业部5997财务部5996生产部5745技术部（陈副理）5918仓库5913车间5582保安5581昆山：0512-57862800（传真相同）昆山田经理手机 ***（打外线时需先加9，外地电话则加9再加0或区号，公司内部或所接外线需要转电话给其它部门时，先按“R”键，再接入电话）