办公用品管理办法_关于办公用品管理办法

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四川元瑞投资实业有限公司

总经办字[2010] 01号

关于办公用品管理的规定

一、日常消耗品管理

1.总则：本制度规定了公司办公用品的管理内容与要求，适用于价值100元以下，使用期不超过3年的办公用品的管理。

2.管理职能：

2.1人事行政部负责：办公用品的采购、入库、保管、发放、登记工作，印刷品的印刷审批、复印工作。

2.2财务部负责办公用品的验收工作。

2.3人事总监负责办公用品的配置标准和采购审批工作。3.管理内容与要求：

3.1采购与验收。

3.1.1 常用办公用品由人事行政部按月制定采购计划报人事总监审批。

3.1.2 特殊办公用品由各部门文员提前一周报人事行政部助理汇总，人事总监审批。

3.1.3 常用办公用品经财务部验收后入库，特殊办公用品由使用者认可方可入库。

3.1.4 财务部出纳对办公用品实施验收，在采购发票上签字。

3.2发放。

3.2.1 按照定额控制、按需使用的原则，部门根据工作性质配制公用办公用品；个人根据工作需要配置必要的办公用品。调整定额标准应由部门申请，经理审核，人事总监批准。

3.2.2 各部门员工按定额领用办公用品，由部门文员统一登记造册，并经部门经理签字后，每星期四到人事行政部领取（如遇节假日时间往后顺延）。超定额领用办公用品，应由本人申请，部门负责人审核，人事总监批准。

3.2.3 办公用品的发放由人事行政部助理负责，并应建立台账，办好入库、出库手续，按标准发放，要求领用人要签字。

3.3使用统计。

3.3.1 内勤员应做好公司每个人领用物品的登记情况，即为每个人建立领用办公用品的明细账目。

3.3.2 各部门所领办公用品，由人事行政部按实价统计，交财务部将费用核转进入部门费用。

3.3.3 人事行政部助理应每季度末对办公用品进行清查、盘底，向人事总监上报盘存表。人事总监应每季检查盘存表、发放表、入库表是否相符。

3.4个人领用的耐用办公用品，因工作变动（调动、辞职或辞退）应办理移交销帐手续。否则人事行政部文员可拒绝在离司登记表上签字。

3.5个人领用耐用办公用品，由于个人保管不慎，造成损坏、丢失时应按使用

时间的长短折旧赔偿后，可重新配置。

二、电话管理

1．目的促进信息沟通，提高工作效率。

2．适用范围

适用于公司办公座机、传真机和职员手机的管理。

3．职责

人事行政部负责电话管理，各部门负责人监管本部门电话。

4．管理要求

4．1电话配置

4.1.1公司内部电话配置：各部门电话配置根据工作性质及实际需要而定。内部

电话因工作需要需开通外线直拨的，凭《事务申请单》，经部门经理审核、分管总监确认、总经理批准后交人事行政部执行。

4.1.2驻外办事处电话配置：经批准开设的办事处，可安装国内直拨传真电话一

门。

4.1.3在以上配置标准上多增电话或传真者，凭《事务申请单》，经分管总监审

核、总经办批准后执行。

4.1.4 办公电话均不设国际长途。因工作需要打国际长途的，总部人员应报总经

理同意，用总经理专用电话拨打；驻外办事处不应拨打国际长途。

4.1.5因工作需要，必须保持通讯联系的公司员工，应自备手机，不能自备手机，视同放弃岗位工作。

4.1.6开通内部电话、内部电话开通外线的，办公室在接单后3个工作日内完成，特殊原因不应超过5个工作日。

4.1.7 电话费座机费、传真机所耗纸张等计入部门费用。

4.1.8电话安装完成后，由话务员当场测试后，由部门行政助理或申请人在《固

定资产领用表》上签字确认。

4.2电话维修

4.2.1电话发生故障后，各部门负责人应报告人事行政部，人事行政部在接单后

48小时内（节假日除外）安排到现场维修。驻外办事处由经理负责安排、联系维修。

4.3电话日常管理

4.3.1 公司各部门应妥善保管、使用电话机，每部电话应指定专人监护，因为使

用、保管不当致使电话机损坏的，由监护人负责追查、直接责任人负责赔偿、部门负责人承担连带赔偿责任。

4.3.2 人事行政部应指定人员建立电话管理台帐，记录各部门电话配置、安装和

维修状况。

4.4电话费用核算

4.4.1 财务部建立公司各部门电话费用台帐，每月20日前将上月电话费用核算到

各部门，由部门负责人确认后计入部门费用。

4.4.2 公司总机费用和传真费用按登记的数量分摊到各部门。

4.4.3 公司对开通外线的座机进行费用控制，具体金额视工作需要，由公司统一

规定。超过费用控制额度者，由该部门负责人承担超标费用的1/3，部门其它人员承担超标费用的2/3。可以追查时，由责任人承担。

4.5总机、交换机管理

4.5.1公司总机、交换机由人事行政部指定专人管理，无关人员不得擅自操作。

4.5.2 公司总机、交换机应采取必要的保护措施。

4.6通讯补贴费管理

4.6.1 财务部根据员工职位和公务电话的通讯量，建议每个岗位的通讯补贴标准，总经办批准后执行。

4.6.2 享受通讯补贴的员工，应每月月底前取得发票，直接到财务部凭票限额报

销。

4.6.3 工作繁忙不能及时报销通讯费的员工，经个人申请，财务部同意后，可每季报销一次。

4.6.4 不能取得正规发票者，不能给予补贴和报销。

4.7手机开机时间规定

享受通讯补贴的员工，应按以下时间要求，保持手机接通状态：

1)公司中层及中层以上管理人员：0：00~24：00

2)市场营销人员：0：00~24：00

3)值班人员和技术安全人员：0：00~24:00

4)一般管理人员和文职人员：7：00~24：00

5)普通职员：8：00~24：00

4.8通话管理

4.8.1一般公务电话应在3分钟之内完成，重要公务电话也应长话短说或使用

传真解决；

4.8.2上班时间禁止打出私人电话，接听私人电话应保持在2分钟之内，不得

上班时间电话聊天。更不允许使用公司电话接打私人电话，严禁用公司电话拨打声讯电话或长时间聊天，一经发现，将严肃处理，发现第一次，公司将予以警告并处当事人和部门负责人20元以上罚款，并承担电话超标费用；发现第二次公司将严肃处理当事人和部门负责人50元以上罚款，且当事人应缴纳电话超标费用的2倍罚金；对于5次以上屡教不改者，公司将予以开除。

4.8.3打电话前应明确电话号码、联系单位和部门、第一联系人、第二联系

人等，清楚电话主要内容，商务电话还应事先确定应对方式，以免慌张无措。

4.8.4对外打出电话必须清楚报出公司和部门名称，并使用普通话；接听电话

应报出公司简称。

4.8.5各部门电话机旁应放置电话记录簿。

4.8接打电话应控制音量，不得干扰或影响他人的正常工作。

三、电脑管理

1．目的规范电脑的配置、安装和使用行为，维护工作秩序、提高工作效率。

2．适用范围

适用于公司电脑的硬件和软件管理。

3．职责

人事行政部负责电脑管理，各部门负责人监管本部门电脑。

4．管理要求

4．1电脑配置

4.1.1公司内部电脑配置：各部门电脑配置根据工作性质及实际需要由公司领导

研究决定。各部门因工作需要需增加电脑的，凭《事务申请单》，经部门经理审核、分管总监确认、总经理批准后交人事行政部执行。

4.1.2驻外办事处电脑配置：经批准开设的办事处，可配置兼容机电脑一台。

4.1.3在以上配置标准上多增电脑或笔记本电脑者，凭《事务申请单》，经分管

总监审核、总经办批准后执行。

4.1.4 内部电脑应保持与办公自动化系统的联结。因工作需要连接互连网者，总

部人员应报人事总监同意；驻外办事处应报销售总监同意。

4.1.5因工作需要，必须保持信息沟通的公司员工，应到公司配置的电脑上进行

信息传递，原则上不能用自备电脑和客户电脑。

4.1.6公司内部获准电脑配置，人事行政部在接单后3个工作日内完成，特殊原

因不应超过5个工作日。驻外办事处由经理指定人员负责购置和安装。

4.1.7 电脑费硬件费、软件费、耗材费等计入部门费用。

4.1.8电脑安装完成后，由申请人当场测试后，由部门行政助理或申请人在《固

定资产领用表》上签字确认。

4.2电脑维修

4.2.1电脑发生故障后，各部门负责人应报告人事行政部，人事行政部在接单后

48小时内（节假日除外）安排到现场维修。驻外办事处由经理负责安排、联系维修。

4.3电脑日常管理

4.3.1 公司各部门应妥善保管、使用电脑，每部电脑应指定专人监护，因为使用、保管不当致使电脑硬、软件损坏的，由监护人负责追查、直接责任人负责赔偿、部门负责人承担连带赔偿责任。

4.3.2 人事行政部应指定人员建立电脑管理台帐，记录各部门电脑配置、安装和

维修状况。

4.3.3各部门因工作需要需变更或增加电脑硬件配置的，应填写《事务申请单》，经部门经理审核、分管总监确认后执行。电脑使用者不得私自拆、装硬件。

4.3.4电脑软件的配置，以“适用、必要”为原则。每台电脑的使用者，应在每年的1月底和7月底前登记一次《安装程序清单》，报人事行政部，人事行政部对软件的适用性和必要性进行审核，对不适用和不必要的软件应要求电脑使用者删除，电脑使用者应服从审核结果。需要增加电脑软件，应填写《事务申请单》，经部门经理审核、人事行政部确认后安装。电脑使用者不得私自增、删程序软件配置。

4.3.5电脑监护人应每月检查一次电脑软、硬件配置，发现异常应立即报告部门

负责人和人事行政部，并积极追查和处理。人事行政部应每季检查一次电脑软、硬件配置，发现异常对责任部门负责人追查和处理。

4.4电脑费用核算

4.4.1 财务部建立公司各部门电脑费用台帐，每月20日前将上月电脑费用核算到

各部门，由部门负责人确认后计入部门费用。

4.4.2 公司局域网和办公自动化系统费用计入总经办。

4.4.3 公司对电脑硬、软件和耗材进行费用控制，具体金额视工作需要，由财务

部统一规定。超过费用控制额度者，由该部门负责人承担超标费用的1/3，部门其它人员承担超标费用的2/3。可以追查时，由责任人承担。

4.5电脑使用管理

4.5.1 公司电脑仅限于公司员工在履行职务期间使用。

4.5.2电脑监护人应指定电脑使用者，非经电脑监护人同意，公司员工不得擅自

使用电脑。