深入了解档案,助推企业发展_档案见证企业发展
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深入了解档案，助推企业发展
衡钢档案馆与公司东、西办公楼遥相呼应，灰色的墙体在阳光的照射下，显得格外的庄严。办公楼四周绿树成荫，鸟语花香，又给这座古色的建筑平添了几分妩媚。1988年3，衡钢综合档案科在这里诞生，从此这里便又多了一份文化的底蕴，几十年来，在它的身上演绎了许许多多与档案有关的故事。
1991年11月，档案管理晋升为国家一级.20多年来，为了保持国家一级档案管理水平，提升档案管理质量，档案管理人员在这咫尺兰台用他们辛勤的汗水默默地谱写一首共同的赞歌为企业留史存真，为经济推波助澜。
1、多方收集档案信息，逐步积累档案资源
档案资源是企业档案工作的根本，离开了这个根本，档案工作将成为一句空话。因此获得形式多样、内容丰富的档案信息显得尤为重要。正因为此，档案馆把档案信息的收集作为第一要务，基本上做到了哪里有档案，哪里就有档案人员收集的身影。
目前衡钢档案馆藏量接近4万多卷，9787件，数量庞大的档案馆藏肯定不是一朝一夕形成的，它是经过了一段漫长的岁月点点滴滴积累起来的。衡钢近十年来规模不断扩大，发展速度惊人，108分厂、50分厂、管加工分技术改造，二连轧、大管坯、炼铁、720、180等项目建设，形成了大量的档案资料。这些档案资料不仅是工程建设的历史见证，更是日后工程质量维护和管理的重要依据。因此，档案人员为了这些工程档案的齐全，常常与战斗在一线的施工人员一样，深入工程的每一个现场，深怕落下了任何一份工程资料；为了设备档案的完整，往往全程跟踪设备的开箱验收，不管刮风下雨，不管烈日霜雪，她们都坚守在档案收集的前线，有时为了得到一份资料，一等就是半天，甚至一天，即使这样，她们也坚持亲自把档案完整地收集到自己的手中，这才满意地离开现场；有时为了一份技术资料，不惜跟技术人员争得面红耳赤。
可以说，为了企业档案的齐全完整，档案人员做到了殚精竭虑，呕心沥血。就这样，一张张、一份份浸透档案人员心血和汗水的图纸、文件等才得以顺利地进入档案馆；也正因为这样，衡钢档案的收集率、完整率，齐全率才得以始终保持在国家要求的标准范围内；档案的馆藏量也才得以大幅增加，案卷数量在1991年的基础上增加了近2万卷、7千余件，底图增加了10万多张，为服务企业经济建设储备了内容完整，形式多样的档案信息资源。到目前为止，馆藏档案除科技档案、文书档案外，还有企业获得的各项荣誉和资质证书、重要活动照片、电子光盘以及会计档案等。
二、精心鉴定，准确分类，细心管理
外人到档案馆来，看到的是一排排洁净明亮的档案柜和一本本装订整齐的案卷，难免认为档案人员整天坐在办公室里只要坐等用户上门，提供利用就可以了，工作轻松轻闲不说，还不需要费多少脑力。其实这是外界对档案工作的不了解而产生的误解。事实上从资料变成档案需要一个漫长而复杂的过程。
因为企业档案是通过不同途径，不同的方式才得以辗转进馆的，进馆之前基本上是杂乱无章，凌乱不堪，那么在这种情况下如果不加处理，要找到你所需要的东西就犹如大海捞针，毫无头绪。要怎样才能让它变得容易查找呢，这就必须付出档案人员的辛勤劳动和聪明才智。
第一 档案鉴定 也许你还不知道，凡进馆的资料不是都被无条件地作为档案保存下来，在资料进馆后，必须经过档案人员的法眼过滤才能变成档案，这就是档案鉴定。档案鉴定是对进馆档案进行价值区分的一道必不可少的工序。通过鉴定，才知道哪些资料有保存价值，哪些资料没有保存价值，达到去粗取精，去伪存真的目的。同时通过鉴定，剔除了那些没有保存价值的资料，不仅提高了馆藏档案的质量，也避免了档案库房和档案装具等公共资源的浪费。第二 档案分类 档案分类的目的是便于把同类的档案集中保存，便于保管和利用。档案分类不是简单的文件组合，而是根据档案的形成时间、内容、重要程度及档案所处的历史环境等实际情况灵活分类，必须找出档案之间的有机联系和规律，这样才能使各门类档案分类准确，科学合理。在这个过程中需要档案工作人员具备高度的责任心和对业务的精通，否则，分类后的档案仍然无规律可寻，同一问题的不同档案就有可能分散在各个案卷中、查找起来不仅耗时，而且还不一定能够查找齐全。
第三 整理立卷 这是档案管理过程中一个很重要的步骤，有了这个步骤，凌乱的资料才得以变成整齐的案卷，大家都知道，移交的档案材料，无论是从纸张大小，还是纸张质量以及书写，有很多并不符合档案管理的规范，在这种情况下，档案人员就要对这些材料进行技术处理，以确保档案的寿命延长和便于管理。经过处理后，才能把一份份零散的材料组成一本本整齐的案卷。
第四 编制检索工具 编制检索工具的目的是便于档案的利用。每年进馆的档案成千上万，如何在众多的档案中找到你想要的那一份，就需要给每份文件一个特殊的标志，这就是档案编目。通过编目，准确地定位了档案所在的具体存放位置，使档案查找起来方便快捷。平均每年编制案卷目录3000多条、卷内目录20000多条。
经过以上四道工序，所整理的档案也还只是半成品，接下来还得纂写案卷标题，填写案卷封面，编写案卷号，然后再排架入柜，这才是大家看到的整整齐齐的可以利用的案卷。
所以看似容易的档案工作，做起来并不那么简单，它不仅要求档案工作人员有耐心、有责任心，而且还要细心，否则任何一个环节出现问题，都有可能让进馆的档案无从查找。因此每一份资料变成档案都凝聚了档案人员的智慧和汗水。
3、围绕企业中心工作，积极开展档案服务
管理档案是手段，利用档案是才是目的。档案工作在企因为不能直接产生经济效益，所以往往被忽视。但是档案工作在企业各项中所起的作用却不容忽视，无论是服务企业的经济建设，还是服务员工的日常工作，档案工作总在那个最不显眼的地方默默地发出光和热。
1、为解决企业经济纠纷，挽回无数经济损失
企业进入市场经济时代，免不了要与外界产生摩擦，甚至纠纷，有时不得不走上诉讼之路。在进行诉讼的过程中，企业势必要维护自己的合法权益，让自己处于有利的地位，这就必须有充分的理由来让法官的天平向你倾斜，而这些理由又不能凭空捏造，需要有事实作为依据，否则，即使你说得天花乱坠，口干舌燥也没有人理会。法律事务处的律师深深明白这个道理，他们在每打一场官司前都要从档案馆借阅、查阅大量的档案材料，寻找对自己有利的证据，来支持自己的观点，达到胜诉的目的。每年通过诉讼为企业挽回经济损失上千万元。就拿2011年结案的公司诉某中层干部擅自离职的劳动争议仲裁案来说，档案馆就为法律事务处的律师们提供了2009年中层干部调整和任免及公司中层竞业禁止补偿金等文件作为依据，为企业追回王某违约金150多万元。
俗话说：养兵千日，用在一时。无数的事实说明档案的作用在诉讼的过程中是其他任何东西都无法代替的，它是无声的法官，如果没有档案的帮助，可以说公司的任何一场官司都没有办法胜诉。每年上千万元，这要让无数生产一线的工人花成倍的时间和精力流血流汗才能创造出来。
2、为技术改造，设备维修提供技术支持
企业的发展离不开技术的创新和设备的进步。衡钢经济的腾飞，凝聚了技术人员无数的心血，他们为了让生产工艺得到改进、让设备得以更好地运转，时常埋头进行科技改革，他们的辛勤付出是我们看得见摸得着的，我们敬佩那些为公司发展做出伟大贡献的科技人员，他们是我们企业的骄傲，也是我们学习的榜样。但是你是否了解，技术人员每一项科研成果的背后也有档案的功劳，也有档案人员在他们的背后默默地提供帮助。2013年，720分厂炉子改造，档案馆为技术人员提供720热处理炉、环形炉，步进炉等7张电子光盘，为技术人员快速进行炉子改造，改善炉子的生产效率提供了强有力的服务。每年，档案馆为各专业技术人员提供档案利用不少于800卷，为他们成功进行各项技术改造提供了全方位的服务。
3、为领导决策提供事实依据
众所周知，领导在做出每一项重大决定时，都是在调查研究的基础上，反复求证，深思熟虑后才做出的。在这个过程中，不仅需要总结前人成功的经验，也要吸取前人失败的教训，才能少走弯路，偏路，增加成功的胜算。那么这些经验和教训从哪里来呢，当然大部分也是从档案中来。衡钢债转股的成功，企业改革改制的圆满完成、中小学顺利移交地方管理等等决策的做出，无不有档案为领导决策提供无声的帮助。
4、服务普通民众，方便工作生活。
档案服务普通员工，这个作用越来越明显，也越来越普遍。2013年，人力资源部员工小周，为了完善公司高层领导的人事信息，曾多次来档案馆查阅文书档案，从中得到各位领导的人事任免及相关信息，帮助她在短时间内完成了工作任务。还有原职工医院一女医生，因离开公司到外地发展，由于工作调动，原医师执业资格证被遗失，补办又没有依据，使她在外地无法行医，万般无柰的情况下，她向档案馆求助，档案人员为她提供了其原在公司工作期间的职称文件，使其顺利地办到了行医资格证，因此很快重新开始了医生生涯。这样的例子太多太多，它们都有力地说明了档案的作用无处不在。
四、潜心编研，深入服务
如果把档案管理的整个过程比喻成一条龙，那么档案编研工作就是龙的眼睛。没有档案编研工作的档案管理就象没有眼睛的龙一样缺乏生气。所以，档案编研工作是档案管理的精华部分，档案编研工作的好坏，在一定程度上是衡量档案工作水平高低的重要标尺，是档案工作的深入和发展。
衡钢档案馆在做好档案基础工作的同时，对馆藏档案进行潜心研究，积极主动开展档案编工作。通过对馆藏档案的分析，把分散在不同个体档案中的重要信息进行集中整合，汇编成册，达到深度开发档案信息资源的目的。通过努力，衡钢档案馆克服了人员紧张，资源不足的困难。编研了《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数字汇编》、《衡钢十年回望》等十余种档案资料，使衡钢的档案编研工作从无到有，从少到多，从粗到精，使档案服务更加贴心和高效。
五、不识**真面目，只缘身未在其中
企业档案工作既没有生产一线那种热火朝天的场面，也没有营销部门那种声名在外的显赫，因此常常不被人们了解。但是由于档案工作的服务性，满足用户的需要成为档案工作的核心宗旨。有时利用者需要的档案信息多，档案人员在库房和查阅室之间来回穿梭，一找就是半天，甚至别人都下班了，档案人员还在库房里忙碌，等到用户离开了，还得将翻乱了的档案一本本整理好，重新放回档案柜。这还在其次，最头疼的是档案柜里放置的防虫防霉药物，时时散发出刺鼻的气味，让人难以忍受，长期待在库房里，药物对身体的危害在所难免。等等这些都是外界所不能了解的。
所以，你不能被档案工作的表面所蒙蔽，如果你深涉其中，你会发现它并不是你想象的那么容易，它也如其他工作一样，有其艰难和不易之处；你也会发现它其实是一项技术含量很高，管理理念很强，与企业紧密相连的工作，档案工作要做的、可做的事情很多，档案的历史价值、文化价值、社会价值，不管是现实的，还是潜在的都非常巨大。
了解了档案的作用，了解了档案工作的成效，我们就有理由要把企业的档案工作从幕后推到**，也就有理由给档案工作营造一个良好的发展氛围，更广阔的发展空间，让它更好发挥为企业服务的作用，从而推动企业经济不断发展。
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