集团企业人力资源管理系统设计与研究_国际企业人力资源管理
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集团企业人力资源管理系统设计与研究
张建权
(石家庄铁道学院四方学院,河北石家庄050228)
摘 要:人力资源管理信息系统(HRMS)的研究已发生了两次重大突破,对于第三代系 统的研究,目前正处于迅速发展阶段。本文概要介绍目前HRMS的设计目标和应注意的问 题,重点分析了当前HRMS应实现的功能以及解决方案,并有针对性地介绍了一些常用功能 模块的作用,希望能够对正在筹建和开发该系统的集团企业起到一定的参考作用。关键词:人力资源管理;系统设计;HRMS
中图分类号:TP319:F27文献标识码:A
不少企业希望通过引进或开发一套优秀的人
力资源管理软件来提升管理水平,而真正实践起
来却挫折频频。原因很多,有的是企业管理的基
础问题(比如不规范的管理);有的是管理软件本
身的问题,而更多原因是企业管理层和使用层对
软件的误解造成的,他们对系统的期望值很高,当
运作不顺时便沮丧退缩。其实,人力资源管理信
息化是一个循序渐进的过程,是系统不断完善、功
能不断扩展的过程,同时也是应用企业或部门不
断学习、逐渐明晰自己需求的过程。人力资源管理信息系统建设目标
1.1 引进或开发管理信息系统的首要目标是提
高工作效率和内部信息的准确率
人力资源管理系统(HRMS)在信息收集、整
理和使用方面的表现应该是首先考虑的问题。信
息管理软件必须能从人力资源管理的角度出发,用集中的数据库将尽可能多的与人力资源相关的数据统一管理起来,形成一个集成的基础信息源。
当然友好的用户界面、方便的使用方法以及简单的数据统计和分析功能也是必不可少的。人力资
收稿日期:2005 12
21责任编辑:姚树琪
校对:王素娟
作者简介:张建权(1968-),男,汉族,河北饶阳人,计算机系,讲师,主要从事数据库及数据库系统开发的教
学与研究。
源管理系统必须能够使各种基础信息得到全方
位、多形式的及时充分共享。
1.2 为各业务部门以及集团的决策提供支持是
建立信息系统的重要目标
人力资源管理信息系统可使人力资源工作者
从繁杂的行政事务中摆脱出来,将较多精力放在政策制定、提供咨询、建议和方案策划上,同时为
企业及各业务部门决策提供系统地、完整地人力
资源信息支持。
1.3 人力资源管理系统应是基于战略人力资源
管理理念
以提升现代企业的组织管理能力和战略执行
能力为最终目标,通过信息技术手段,从形式上促
进人事管理向人力资源管理的提升。通过规范人
力资源管理模式,建立健全人力资源管理体系,整
合企业人力资源管理流程,提高整体人力资源管
理水平和效率;通过搭建与集团企业战略管理相
结合的信息平台,解决企业发展过程中深层次的人才战略问题,为企业发展提供所需的人才服务。人力资源管理信息系统的功能设计
2.1例行性工作支持功能
例行性工作支持功能应包括对人力资源基础
数据维护或导入导出功能以及对数据的查询和简
单统计等管理功能。这些功能一方面降低了人力
资源部门的重复性事务工作时间,提高了工作效
率,另一方面,企业能够从中及时准确的掌握企业
力资源的相关信息,如员工数量、员工结
构、员工变更率等。在这部分主要涉及规章制度、人力资源规划、员工招聘、档案、合同、考勤、培训、薪资福利、离职等管理内容。
例行性工作的目标是要实现基于基础信息和数
据处理业务的电子化,提高工作效率。核心应用目的是提高基础性业务的时效性、准确率和共享程度。
2.2 业务流程控制功能
适应企业管理变革的需要,系统必须设置工
作流引擎模块。该模块能够对工作流程进行修改
或设计新的工作流程,以使系统的流程与企业的实际工作流相吻合;能够帮助各级组织或人员(包
括雇员、管理者、HR有关人员和行政人员)共同
完成整个HR业务过程,确保经营管理活动的每一个基本步骤都会得以理顺,避免不合理的人为
因素对人事管理科学性的干扰。
业务流程控制的目标是要实现业务工作的流
程化、网络化、自动化。主要包括人力资源计划、招聘、培训、绩效评估、人事变更、职业计划、休假、离职等可以按一定规则制定的流程型业务。核心
应用目的是优化业务流程,提高服务质量。
2.3 为企业战略目标实现提供决策支持
由于数据库完整地记录了企业所有员工的人
事、考勤、考核、培训、薪资、福利等各方面信息,系
统将能快捷、方便地获得各种统计分析结果,为企
业的战略目标的实现提供人力资源要素的决策支
持。例如系统可以在该模块设计自定义级的数据
分析功能,通过简单的设定数据分析期限、项目
等,即可获得人事、薪酬、考勤、绩效等各项数据的数据结构、变化趋势分析等。
决策支持是建立在完善的数据基础和规范的业务流程基础上的子系统,该系统通过监测重要的人力资源状态指标和经营指标,应用各种管理
工具和模型为人力资源部门经理和公司领导提供
基于准确信息的分析和支持,降低决策风险。核
心应用目的是提供基于信息的决策支持,实现全
面人力资源管理。
2.4 自助服务功能
现代HRMS应能够为人力资源部门之外的其他管理人员及员工提供各种形式的自助服务
(self-service),包括员工自助、高层经理自助、直
线经理自助、相关人员(主要包括应聘人员)自助。
人力资源管理信息系统应是在严格权限控制下的开放系统,每一个与企业集团有关的个人或组织
都会在自己的平台上,通过与管理者平台的互动
完成人力资源管理工作,并从中获益。
比如高层经理可以在网上查看企业人力资源的配置、重要员工的状况、人力资源成本的分析、员工绩效等(体现出为企业决策提供支持的功
能);直线经理可以在网上授权范围内修改属下
员工的考勤记录、审批休假申请、进行绩效考核等
(体现出为企业例行性工作提供支持的功能);普
通员工可以在网上查看本月薪资明细、累计福
利、内部股票价值、内部招聘信息、各种人事政
策、个人考勤休假情况、注册内部培训课程等。
另外,员工自助和经理自助的结合一方面可
以使员工通过系统网络了解企业的管理制度和发
展战略,了解自己在企业中的价值,明晰自己的努
力方向,使自己与企业目标协调;另一方面管理者
通过该系统准确地了解员工工作状态、工作期望
及工作绩效等信息,并将这些信息经处理后及时
反馈给员工本人,达到企业内部的纵向和横向沟
通的目标,从而密切企业与员工的关系。
自助服务的提供,使得人力资源管理从相对
封闭变得开放,滞后管理变成超前管理,这些好
处无疑可以改善人力资源部门对企业最高决策者
以及全体员工的服务质量,并使得企业全体人员
都能参与到人力资源的管理活动中来。
人力资源管理的所有工作通过Intranet/In-
ternet加以实现,维护与共享一套数据库,并与企
业的Intranet无缝链接,使企业上至管理者、下至
每个员工均可通过企业的Intranet进入HRMS,真正实现实时、交互式的管理方式,满足电子化管
理的需要,以提高工作效率和管理自动化程度、节
约时间和成本。解决方案
3.1技术框架图(应用模型)
图1 人力资源管理信息系统的技术框架图
20石家庄联合技术职业学院学术研究2006年系统模块结构图及说明
现代HRMS解决方案应是对人力资源管理的所有领域提供最佳支持的系统,典型的HRMS
解决方案包含的主要功能如图2所示:
图2 人力资源管理信息系统模块结构图
3.3 各模块简要介绍
软件模块功能介绍
人力资源规划支持全面人力资源规划系列
企业基础数据管理企业组织结构、规章制度、职位类型、职位级别等初始化
员工基础数据管理学历类型、学位类型、聘用类型、调动类型、民族、国籍等初始化 业务流程数据进行业务流程的定义、优化和规范
职业生涯设计为员工逐步建立职业生涯规划资料,并不断完善,各员工可通过Intranet进行与本企业集团战略一致的生涯规划咨询等
统计分析对各单位基本信息、人数、年龄、工资、学历结构等进行汇总分析.人事管理
基本档案管理:员工基本信息维护管理
相关合同管理:提供合同信息签署、续签、查询等功能
调动任免管理:提供对员工在企业内部的调动和升迁管理
奖惩记录管理:提供对员工奖惩情况管理
教育培训管理:提供对员工各种教育培训情况管理
家庭情况管理:提供对员工家庭成员等情况管理
工作经历管理:提供对员工工作履历的管理
专业资格管理:提供对员工职称评聘、职业资格的管理
员工考勤管理:提供对员工出勤情况的管理
语言水平管理:提供对员工在普通话、英语、计算机等方面的级别管理
社保信息管理:提供对员工在企业内部的调动和升迁管理
业务提醒管理:员工合同到期自动提醒、生日自动提醒、工作流程和任务提醒
绩效考核管理:可按照不同的职位要求在不同的时间采用不同的考核方法和不同的流程进行考评
招聘管理
招聘计划管理、详细招聘记录
与其他专业网站衔接,实现网上岗位公布和人才测评和引入
社保管理
新增投保管理在保列表管理
退保列表管理社保参数设置
打印报表:社会保险职工名册、社会保险汇总表、社会保险统计表
薪资福利管理新增管理、调薪管理、工资表生成、薪资参数设置
统计查询档案查询、合同查询、薪资查询、调动查询、奖罚查询、培训查询、考核查询、离职查询
人事报表
所见及所得的打印风格
人事档案报表:人员流动统计表员工花名册统计表考核结果汇总表等
数据接口可将全程软件当中的数据导出Excel、XML等,为企业OA软件、财务软件等提供数据通道等
权限管理管理员可按操作人员权限进行权限分配,如:查看权限、管理权限、其他权限
决策支持通过对企业人力资源各种资料的加工、统计和分析,并结合当前社会人力资源信息资料,应用决策科学
及有关的各种理论和方法,为企业战略目标的实现提供人力资源要素的决策支持
员工自助了解企业战略和规划,自主选择培训项目、网上请假、提交变动信息、了解自身在企业的价值等
经理自助网上对属下考评,了解企业战略和规划
外部组织或个人自助应聘人员信息提交,面视通知;合作组织提交信息或查询等
自动邮件通知发送、反馈信息等第3期张建权等:集团企业人力资源管理系统设计与研究 施建议
(1)整体规划,分步实施。信息系统建设宜从
企业信息化实际出发,经科学论证后逐渐实施,避
免贪大求全,追求一步到位。其实HRMS只不过
是为企业服务的工具,不可能解决人力资源的所
有问题,即使所有的事务性工作也不可能很快解
决,期望过高很可能造成软件应用的失败。
(2)追求先进,注重适用。采用先进的网络技
术,通过智能化的网络设备及软件系统可以实现
对计算机应用系统的有效控制和管理,使系统设
计所采用的管理模式能较好地体现企业人力资源
管理理念的科学性和先进性;同时,信息系统建设
绝不能单纯追求先进而忽略适用性,只有满足自
己需要的技术才是最好的技术,信息系统建设的成败并不在于是否采用了最先进的计算机技术,而在于该技术支持的系统能否为自己所用,适用
性和先进性相结合的原则是信息系统建设的关键
所在。
(3)领导重视,改进制度。HRMS的实施不
只是人事部门的事或计算机部门的事,为了保证
数据的完整、准确和及时,需要企业各个部门和全
体员工的积极配合。同时人力资源管理信息系统
建设涉及各种高新技术的运用、企业管理理念管
理方式和管理权限的变化、企业机构和岗位调整
等利害问题,这就要求企业高层决策者能够从全
局平衡协调并组织实施该系统,为人力资源管理
信息系统的建立和实施提供必要的权力保障
(4)加强培训,造就人才。通过培训一方面转
变人们特别是中高层领导的思维方式和行为方
式,要让他们学会并习惯于通过系统来进行管理;
另一方面培养一批复合型的信息系统管理人才。企业要把加强员工培训作为推进企业管理信息系 统的一项基础工作摆上日程,有针对性地设计培
训方案,在培训内容上做到管理理念与技术应用
并重,增强培训的实效性,造就一支具有较高水平的信息技术应用能力和现代化管理能力的人才队 伍。结论
HRMS能有效地改善人力资源部门的服务,推进全面人力资源管理,实现从传统的人事管理
向现代人力资源管理质的突破和飞跃。通过面向 所有员工的信息工具,延伸人力资源管理范围,提
高各级人员参与人力资源管理的程度,有效地改
善人力资源部门的服务范围和服务质量,并强化
人力资源管理中事务性工作(考勤、档案、福利等)与战略性工作(人才甄选、开发培训、长期激励、职 业生涯规划、人工成本分析等)的有机结合,从人
力资源管理的角度提升企业的核心竞争力。但人 力资源管理信息系统建设是一个庞大的系统工
程,必须从企业整体发展来考虑人力资源管理功
能,在系统实施时必须明确项目实施目标,组织精
悍的项目实施小组,在主要领导的支持下,遵循完
整性、集成性、适用性、易用性、开放性、灵活性等 标准,整体规划,分步实施。
参考文献:
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