会议桌型摆放、影像资料档案流程_会议桌签摆放示意图

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会议桌型摆放、影像资料档案流程

一、会议桌型摆放前相关部门的工作配合1、遇会场倒场、大型会议会康部如人员紧张需提前一天向办公室提出书面申请，由办公室协调其他部门人员协助布置会场。

2、营销代表根据会务组对会场的摆放要求将符合会场要求的影像资料及桌型图提供给会务组作为参考依据，以便会场桌型的确定，营销代表将会务组确定的桌型图提供给会康部。

二、会议桌型摆放流程

1、会康部根据营销部提供的会议桌形图安排会场桌型的摆放。

2、桌型调整到位后通知营销代表到现场查看桌型摆放效果，确认无误后通知会务组到现场查看整体会场桌型摆放效果，直至会务组满意为止。

二、影像资料档案存档流程

（一）CAD桌型图的制作

将桌型按会议要求调整到位（含主席台、发言席）后，在1小时内由会康部文秘及服务人员丈量实际尺寸并将桌型以CAD实际制图比例制作电子版桌型图，图中要明确标明会议名称、出席重要领导、承办单位、会议时间、参会人数、座位数以及使用会议室情况。

（二）会议照片的采集

1、采集范围：会前照片、会中照片、会议信息。

2、职责分工：会议中心、会所会议室由营销部摄影人员拍摄；会议中心各小会议室照片由会康部文秘自行拍摄。

3、具体要求

（1）会场空场拍照

在会议桌型调整到位会议代表未列席前半小时，由音响师负责将灯光调试到位，文秘联系营销部摄影人员对会议现场进行各方位的拍照（3-5张）。

（2）会议开始后半小时拍照。

在会议代表全部列席，会议召开半小时后，由文秘联系营销部摄影人员对会议现场进行全方位拍照（3--5张），重点对重要领导细节、主席台、发言席、会场全景效果进行拍摄，拍摄后1小时内营销部摄影人员将所拍照片电子版传给会康部文秘。

（三）整理CAD电子版桌型图及会场拍摄照片

由文秘将CAD制图与电子版照片归集整理，并以每一个会议为单位建立文件档，内容包括CAD制图、会前照片、会中照片、会议信息。

（四）按时报送相关部门归档

将整理的CAD电子版桌型图及会场拍摄照片电子版由会

康部文秘于每周一将上周会议文档传递至营销部文秘，以此为范本进行日后会议洽谈；同时，传递至办公室文秘存档。

会康部

二0一二年九月五日