文秘专业毕业论文论秘书代职作用新议_秘书专业毕业论文

2020-02-27 其他范文下载本文

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一.秘书的职能作用---“代职”作用---------3 1．对领导的非确定性意图提建议要积极主动---4 2．对领导的决策提意见要“见机行事”--------4 3．理解领导不明确的暗示性意图要开动脑筋---5 4．向领导进言必须讲究方式方法----------------5 二.秘书“代职”过程中的“代位”现象-----5 ﹙一﹚.秘书“代位”现象的形成----------------5 ﹙二﹚.秘书“代位”产生的原因及危害--------6 三．秘书发挥“代职”作用时如何不“代位”--------7 ﹙一﹚.为防止和避免“代位“现象，首先必须解决以下问题：-----------------8 1 ．纠正模糊认识，强化服务意识---------8 2 ．摆正秘书位置，正确处理好以下几个关系---------------------------9 ﹙二﹚.为防止和避免“代位”现象，其次必须加强秘书人员的职业道德建设-10 1．怎样做到实事求是----------------------10 2 ．鞠躬尽瘁的奉献精神------------------11 3 ．与时俱进的开拓精神------------------11 结论-------------------14 参考文献----------------15

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论

文

摘要

现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才能和精力，都无法度胜其劳。领导者必须依靠秘书人员为他分担部分工作，处理日常事务。这既符合现代管理组织体系的要求，又是组织领导人的要求。秘书为领导当好助手，提供信息，献计献策，对辅助领导做出正确的决策有着不可替代的作用。而秘书一旦为领导分担工作过多，就可会在为领导提供参谋帮助的同时，对领导的位置跃跃欲试，甚至秘书自己间接或直接的充当领导的角色。再加上“越权”思想的助推，秘书极有可能越俎代庖，攫取领导的权力。秘书“代职”又“代位”的现象值得引起关注，因此，本文尝试分析导致秘书“代为”现象出现的原因并提出防范措施，以使秘书参谋作用得以正确发挥与运用。参考资料：物联网联盟：www.daodoc.com

关键词：秘书

职能作用

代职

不代位 2

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论秘书代职作用新议

秘书部门是一个为组织决策信息提供职能作用的部门，它正处在组织决策中的参谋辅佐、沟通上下、联系内外的咽喉的位置，秘书部门的活动直接关系到组织决策的兴衰成败，秘书的活动直接关系到现代社会的稳定与发展。然而目前秘书腐败现象依然存在，小至企业大至国家机关，一些秘书人员利用手中职权，越权代位、滋生腐败，不择手段损害他人、集体、国家的利益，大肆侵吞国家和人民的财产，造成人民对现行政治经济体制与国家政权的不信任，引起社会的不满情绪，严重地影响执政党的威信。本文通过对秘书“代职”作用的浅析，明确区分秘书的“代职”与“代位”的不同，说明秘书代职又代位的危害，并提出几点加强秘书职业道德建设，以提高秘书业务水平，规范秘书行为以及遏制秘书腐败的建议。

一.秘书的职能作用---“代职”作用

秘书部门发挥职能作用必须结合秘书工作任务一道进行，将职能活动渗透到秘书实务之中。秘书工作千头万绪，归结起来，无非有两大职能：办事职能与参谋职能。这里所说的“办事职能”，不仅仅指办文、办会和完成领导交办的具体事项，而是对完成秘书工作任务的统称。如信息工作、调研工作、协调工作、督查工作等，都是秘书工作的重要内容，完成这些工作任务，也是秘书工作办事职能的体现。这里所说的“参谋职能”，不是指秘书部门和秘书人员单纯地为领导出谋划策，而是在完成秘书工作任务的过程中充分发挥参谋职能。

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秘书工作的办事职能和参谋职能是相互依存、相互作用的。办事职能是秘书工作的基础和本体，参谋职能主要是在完成秘书工作任务的过程中体现出来的。离开办事职能，秘书工作的参谋职能就不能独立存在。即使在重大决策的形成和实施过程中，秘书部门的参谋职能仍然必须通过提供信息、调查研究、综合协调、督促检查、撰写文件等具体工作体现出来，而不像咨询机构和专家、顾问那样，专司出谋划策。参谋职能是提高秘书工作效能的根本保证。办事职能主要是通过参谋职能的有效发挥来实现的，离开参谋职能，秘书部门就会变成一架简单的“办事机器”，秘书工作不可能有大的作为。即使是完成领导交办的具体事务，仍然需要秘书发挥参谋职能。

秘书为领导发挥参谋职能时不但要善“谋”，而且要掌握和提高自己的“谋 ”的技巧。这就需要秘书有很好的悟性，要富有心计，注意观察、揣摩、领会领导处理问题思想方法和管理艺术。

1．对领导的非确定性意图提建议要积极主动

领导意图的类型和表现形式是多种多样的，对于领导经过思考、酝酿、已经确定了的意图秘书要认真领会，坚决贯彻执行。领导的非确定性意图，一般是领导的某些意向性想法、初步的打算，或在决策前的思考和酝酿过程中已产生某种意见，尚未形成定见，这类意图具有可变的特点。非确定性意图是领导意图形成起点，确定性意图是领导意图形成的结果。此时，秘书的“代职”作用，就在于协助领导将非确定性意图转化为确定性意图。在这个转化过程中，就需要秘书发挥自己的“悟性”，准确领会领导意图，积极主动参与领导确定性意图的形成。

2．对领导的决策提意见要“见机行事”

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领导决策一般都是经过深思熟虑，认真酝酿过的，秘书必须动脑，机智、准确、迅速地加以领会。但是任何决策都不是尽善尽美的，领导有时由于个人或其它方面因素，会作出错误决策，在决策执行过程中也可能出现各种各样新问题。面对这些情况，秘书除了在充分调研、分析基础上向领导提供信息外，必要时还要对领导决策大胆提出自己的意见。因此，提意见的秘书必须谨慎行事，事先理顺思路，提意见时态度谦逊，同时还要掌握时机，以取得最佳效果。首先，要选择提意见的适当环境。其次，要看准领导心情愉悦的时机。

3．理解领导不明确的暗示性意图要开动脑筋

领导意图有明示性意图和暗示性意图。明示性意图比较容易理解和领会，而暗示性意图相对来说就难领会了。暗示性意图一般蕴含在领导的书面材料和口头语言中，但更多时是不闻其声，不见诸文字。因此，秘书必须随时随地地留心，勤于思考，并通过经常与领导交流、接触，来观察学习领会领导暗示性意图。

4．向领导进言必须讲究方式方法

先是真诚善意，其次，提出决策合理性，再次，为了能让领导听进去你的进言，从领导可能同意的某一部分意见开始，一步一步进行，先易后难，各个说明，以达到进言的目的。

二.秘书“代职”过程中的“代位”现象

﹙一﹚.秘书“代位”现象的形成开封大学人文学院文秘毕业论文

秘书在帮助领导“代职”过程中通常对领导手中的职权是崇拜至极的，一旦秘书为领导分担工作过多，秘书的职业道德及个人素质不过关，就容易在为领导提供参谋帮助的同时，对领导的位置跃跃欲试，甚至秘书自己间接或直接的充当领导的角色，再加上“越权”思想的助推，秘书的架势大有越俎代庖之势。秘书“代职”又“代位”已不是一个个别现象而是一个普遍现象。秘书人员为领导“代职”，但不可“代位”，替领导包办一切，甚至把领导与群众隔离开来，这样非但起不到领导与群众之间桥梁纽带的作用，反而让自己成了领导与群众之间的一堵高墙，间接地助长了领导者的官僚主义作风。然而，不少领导在工作中有意无意地忽略了这一点，让秘书人员包办大部分工作事务和自己的生活事务，有事先给秘书联系成了他们的办事作风。久而久之，助长了秘书人员的“独裁专断”意识，秘书人员成了“第二把手”，“二首长”，为腐败等不良思想和行为的滋长提供了肥沃的土壤。

﹙二﹚.秘书“代位”产生的原因及危害

十几年来，我国发生的重大秘书贪腐案件让人触目惊心：“河北第一秘”李真就是一个典型的例子，28岁当上了省领导的秘书，在7年间升至正厅级的省国税局局长，被“双规”时年仅38岁，一年后依法逮捕，先后收受贿赂、贵重物品等1051．09万，案发前人称李真为河北的“二首长”、“二书记”，案发后人称李真为“政治暴发户”和“经济暴发户”；“上海第一秘”秦裕的落马也是一个典型的例子。此人曾是原上海市委书记陈良宇的秘书，原上海市委办公厅、市政府办公厅副主任、宝山区区长秦裕。秦裕的主要问题，是借助行政权力，协助商人张荣坤等转移国有资产，并从中获取利益，仅从上海社保局下属的企业年金中心借出数额就有34.5亿元；眼下被称为“定远县第一秘”的原定远县教育局局长曹太时也是一个明显的例子，曹太时虽然年轻，但曾因是原定远县县委书记陈兆丰的秘书关系，其官气霸气比谁都足，甭说在教育系统，就是在开封大学人文学院文秘毕业论文

整个定远政界，也没有几个他能放在眼里，所以他的生财之道得以顺风顺水，一路畅通，任局长5年不到就收受贿赂200多万元„„

为什么我们的秘书在贪腐之路上前赴后继，屡禁不止呢？原因很多：说他们理想信念不坚定，说他们不能洁身自好，说他们不懂为政之德，说他贪欲之心太重，等等，这些都对，但都不是问题的要害。真正毁了他们的，是呼风唤雨的“职位”，是这枚神奇的“金戒指”。领导秘书这个职位，具有相当大的特殊性，是领导权力向外发挥影响的第一个环节，也是信息反馈的最后一个环节，秘书长期在领导身边工作，天长日久，无形中与领导建立了一种特殊的关系，能不同程度影响领导的思维和决定。秘书权力实际上是领导权力的一种延伸。这就不难理解，为什么秘书的影响可以超越职位、级别等诸多限制，办成许多同职级领导干部难以想象的事情。像李真，秦裕以及曹太时这样的“大秘”，实际就是其领导的“影子”，因此，副市（部）级干部碰到他们都要礼让三分。虽然秘书长们没有控制某个行业或单位的人、财、物，但他们处于党政机关权力运行的神经中枢，比别人更加具有得天独厚的信息资源，更加清楚涉及重大决策的核心机密，经常参与决策酝酿产生的整个过程，这就是他们可以置换的权力资本。

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三．秘书发挥“代职”作用时如何不“代位”

由于不亲自执掌某个行业权柄，秘书们的腐败行为显得有些隐蔽不易察觉；也正是因为他们身居被称为“不管部”的党政综合协调部门，位于公共权力神经中枢，秘书涉 7

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腐比其他官员更具破坏力。它将腐蚀和阻塞公权运行通道，加剧腐败病毒的传播、污染程度速度。所以对待这支新的“腐败高发人群”，绝对不能掉以轻心。根除“秘书腐败现象”必须加强对领导者本人的监督，从体制上以权力制约权力，形成有效的权力制衡机制。从另一个角度讲，人们对秘书权力的敬畏，以及秘书权力所行无阻的种种事实，反映了威权体制下对领导权力制约的松懈。权力疏于监督和制约的体现。须加强对领导者本人的监督，如邓小平同志所讲：：“我们过去发生的各种错误，但是组织制度、工作制度方面的问题更重要。行，制度不好可以使好人无法充分做好事，甚至会走向反面。﹙一﹚.为防止和避免1 ．纠正模糊认识，强化服务意识随着秘书职能的进一步增强，在改进工作作风、提高工作效能、创造性地开展服务方面，有些秘书工作者逐渐滋生了一些模糊认识，易产生越权越位的问题。主要表现为以下几种：（1）．把参政议政视同决策本身。析并提出建议就是参与了决策，示、报告义务。克服这种模糊认识，找准位置，摆正自我。

少数秘书违法违纪，腐败犯罪，实际是领导根除“秘书腐败现象”必形成有效的权力制衡机制。正固然与某些领导人的思想、作风有关，这些方面的制度好可以使坏人无法任意横

“现象，首先必须解决以下问题：

对此如果不加以认真克服。就很容

认为在决策过程中提供切实可行的依据、进行分进而一味强调参与，而不履行请关键是秘书人员要正确认识自己所处的地位和作用，8

缺乏监督的权力必然走向腐败，从体制上以权力制约权力，“代位就拥有了一种决定权，开封大学人文学院文秘毕业论文

（2）．把督促查办和协调视同领导意义上的指挥和调度。有些秘书人员不知道督查和协调是领导机关赋予的职能，是在领导授权下进行的．认为督查就要履行指挥职能，协调就要有决断权。进而有意无意地抬高自己，喧宾夺主，直接损害机关和领导者的威信。克服这种糊涂思想，必须强化秘书的服务意识，有条件地执行领导授权。

（3）．认为增强工作主动性就难免越权“代位”工作常常是被动的，换位思考。为领导出主意想办法。争取主动，决不可以越权“代位”2 ．摆正秘书位置，正确处理好以下几个关系

（1）．充分认识秘书的社会地位，正确处理上级与下级的关系。秘书与领导的关系具有两重性，领导的工作需求而产生，作为秘书，要始终把自己放到配角和从属的位置，以服从为本，甘当适应领导工作的需求，以领导为中心开展工作。而不能喧宾夺主和越俎代庖。

（2）．挥者、决策者、种辅助性的幕后工作。集中制的原则和社会分工的要求，务。秘书要搞好参谋工作，加强自我约束，做到尽职尽责。秘书处在配角和从属地位，关键在于转变作风，提高效率，超前安排。

政治地位上的同一性和职权范围上的差异性。秘书因因而其工作具有辅助性、服务性等特点。“无名英雄”，积极

正确处理参谋与决策的关系。领导是指其工作始终是一谋划与决断是两个不同的阶段，根据民主秘书履行的是参谋职能，通过提供决策依据为领导服明确自己的工作岗位和运行目标，实现被动向主动的转变，即在行为目标、伴随领导活动而活动，认真把握工作程序和工作分工，领导者的工作在台前；而秘书只是领导的参谋和助手，特别是在决策过程中，就必须严格执行工作程序，开封大学人文学院文秘毕业论文

（3）明确自己的职责和权限，正确处理权力与义务关系。权力和义务是对立统一的关系。秘书只有忠实地为领导服务的义务，而没有擅自做主代替领导行使职责的权力。秘书为领导的工作提供优质高效的服务，既是一种权力，又是一种义务。不履行自己的职责，就是不履行义务；超越自己的职责，就是越权。所以，秘书人员必须把自己放到服务的位置，通过提高服务水平，达到自我价值的实现。

﹙二﹚.为防止和避免“代位”现象，其次必须加强秘书人员的职业道德建设

秘书人员不仅需要具备一个公民应有的美德，更要具备良好的职业道德。秘书人员的职业道德基本内容可以归纳为：实事求是的务实精神, 鞠躬尽瘁的奉献精神, 与时俱进的开拓精神三个方面。

1．怎样做到实事求是

（1）．说老实话

其一，秘书人员要能直陈自己见解，实话实说，言之有物，言之有据，言之有理，言而有信；不搞言之无物，言过其实阿谀奉承。其二，秘书人员实话实说时应注意语言技巧和参谋艺术，要学会营造友善气氛，婉转劝告，避免干扰伤害对方，这样既能维护好领导名声又能促进工作。在我国历史上这样成功的实话实说不乏先例，（2）．办老实事

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秘书人员的主要工作是办文、办会、信息交流、调查研究、检查督办等。秘书在从事这些工作时要本着实事求是的原则，有喜报喜，有忧报忧。不做表面文章，不搞文字游戏，不矫揉造作，不粉饰太平。

（3）．做老实人

做老实人不是当“老好人”，不是你好、我好、大家好。秘书人员要养成实事求是的作风，办事扎实，待人诚实，为人朴实，敢于求真务实，不怕得罪人。．鞠躬尽瘁的奉献精神

（1）．秘书工作的三个服务观念

为领导服务、为部门单位服务、为人民群众服务是秘书工作的宗旨，秘书人员要正

确树立这种“三服务”观念[7]，正确处理好三者关系。

（2）．耐住寂寞甘当“老黄牛”是做好秘书工作的关键。

秘书是为领导提供近身辅助服务的人员，秘书工作是一种隐性劳动，这就要求秘书要耐住寂寞，谋而不断，甘当配角，鞠躬尽瘁，乐于奉献。秘书工作要围绕领导工作来开展，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。．与时俱进的开拓精神

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（1）．秘书职业自身发展的三个趋势要求秘书工作者与时俱进

在改革开放的时代，各项工作都要处于深刻的变革之中。秘书工作也是如此，无论是工作领域、工作方式，还是办公手段，都产生了重大变化，呈现现出三大发展趋势，即参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。这三个趋势客观上要求秘书工作者与时俱进，要求秘书破除旧观念勇于创新，不空谈、重实干，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。

（2）．如何加强秘书的开拓创新精神的培养？

① ．提高秘书人员的思想理论水平

第一，必须学习马列主义毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想，学习时事政治，学习党和国家的方针、政策。第二，要在理论联系实际的过程中，培养正确的思想方法。第三，必须接受新观念。

② ．提高秘书人员的道德水平

参考资料：物联网中国：www.daodoc.com

提高秘书人员的道德水平可为秘书人员创造一个良好的工作氛围，秘书人员的待人接物态度，不仅反映了个人的品质、修养水平，还直接影响秘书工作的质量和效率。这就要求秘书人员一定要谦虚、谨慎、平等待人。对上级要尊重；对下级尤其是群众要耐心周到，和气认真，文明礼貌，举止大方，谈吐文雅；对同事以诚相待，善于与人合作，这样才能做到开拓创新，顺利完成各项工作。

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③ ．提高秘书人员的业务水平

领导干部的“四化”，对秘书工作提出了更高的要求。电脑的普及，信息工作的社会化，使原来许多秘书人员承担的工作变成了“自动化办公”，许多高素质的领导干部已经不再通过秘书的“服务”处理公务。这就要求秘书尽快适应这种变化，钻研业务，努力学习秘书学科知识，努力学习与秘书工作的相关的学科知识，努力学习现代办公技术，从而在更广泛、更具体的领域做好领导的参谋、助手。

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结论

魏征说：“求木之长者，必固其根本；欲流之远者，必浚其泉源。”（魏征：《谏太宗十思疏》）参谋之本，在于秘书参谋人员的基本素质。秘书人员必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用，正视自身素质的不足，实现单纯“助手型”向“参谋型”转变。

“大成成于德，小成成于智”秘书人员在发挥参谋作用的过程中，要切实起到为领导分担繁锁事务、收集利用有效信息，充当领导与群众之间的桥梁枢纽作用，让领导者能有更多的时间、精力集中思考大事，实行决策的良好效果。另外，秘书人员一方面要加强自己的业务学习另一方面还要不断自己的素质修养和认识水平。凭借自己的能力水平真正做到“代职”而不“代位”。

参考资料：肿瘤微创治疗中心：www.daodoc.com

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参考文献

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[3]王华：《论秘书如何发挥好决策参谋作用》，[J] 北京电力高等专科学校学报 2009年第02期

[4]张清明：《秘书参谋职能概论》，[C]武汉大学出版社

2001

[5]黄强：《领导科学》，[C]

高等教育出版社

2001 [6]陆瑜芳：《秘书学概论》，[C] 复旦大学出版社

2005 [7]吕锦如等：《秘书腐败的机理与对策研究》，《秘书基础》，[S]高等教育出版社2002年版。