【作业】浅析高校图书馆档案管理现状和对策_文书档案管理课程作业
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浅析高校图书馆档案管理现状和对策
高校图书馆档案管理是图书馆信息工作的一个重要的组成部分，作为一种文献资源，也是图书馆系统的宝贵财富。高校图书馆档案工作的内容主要包括经费档案、财产档案、人事档案、读者档案、文献采购档案、情报交流档案、重点学科及课题跟踪档案等。高校图书馆档案是对图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录，具有很强的信息利用价值和信息传播功能，对图书馆的良性运作及未来发展能起到很重要的作用。
图书馆档案为学校教学、科研提供有参考价值的资料图书馆档案的特殊性，保障了教师、学生借阅图书的层次、数量、内容等资料的真实可靠，可以为图书馆领导采购书籍文献信息资料及学校领导对今后学生教育方向、教师的教学、科研定位决策提供有价值的参考。因此，做好图书馆的档案管理工作至关重要。
一、高校图书馆档案管理中存在的问题
尽管高校图书馆档案工作是高校图书馆管理工作的重要组成部分，但是，由于各种原因，目前我国高校图书馆档案工作仍存在一些问题。
（一）档案管理制度相对滞后
目前大部分高校图书馆没有建立一套适合本馆的档案管理制度，没有制定档案管理的统一标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行整理归档，只是杂乱地放在一起，管理混乱，对许多案卷没有进行分类、标引，缺乏系统性和完整性，给查找利用带来困难；办公室对
图书馆的日常管理档案还比较重视，但对各业务部门提交的业务档案没有统一的要求，提交的业务档案有采用打印的，但纸张不统一；有直接手写的，用什么纸张就不用说了。如此的档案资料装订起来很是麻烦，即使装订，也不美观；更不用说电子档案了。
（二）案管理工作不到位
图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考保存价值。但在高校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，具体表现在：一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理、归档工作。高校图书馆档案工作大都是办公室人员兼职，而没有安排专人去负责。众所周知，档案工作是一项长期而复杂的工作，不可能一蹴而就，它是日积月累而成的。没有专人管理会使多数应归档的文件散落于不同的经办人手中，最终会导致档案材料的不完整、不系统，这样图书馆的档案工作永远都做不好。二是无专用档案室，档案没有集中统一管理。现时的档案材料大多放于纸盒或文件盒中，缺乏保护措施。材料长期堆放，导致文献不断膨胀，这都不利于文献资料的开发利用。
（三）档案信息得不到充分利用
随着信息时代的到来和高等教育全球化的发展，高校图书馆面临着日趋激烈的竞争趋势。图书馆是高校的窗口部门，是高校的学术研究中心，图书馆的工作过程中产生的大量具有保存价值的档案材料，已成为领导决策、业务工作和学术研究的重要资料。充分利用好方方面面收集到的档案资料，将对图书馆未来的发展起着非常重要的作
用。但由于档案意识的薄弱，许多图书馆的档案管理大都采用了重藏轻用的管理模式，对图书馆档案资料的利用没有引起足够的重视，很少利用现存的档案资料来发现问题，解决问题，在一定程度上造成了图书馆档案资源的浪费。
（四）档案结构不合理
从档案门类看，许多图书馆的文书档案比重较大，以业务档案为主的特色档案需要丰富； 从档案载体看，纸质档案比重较大，其它载体档案的种类和数量相对较小。这样的馆藏结构和内容显然不能适应图书馆业务发展和信息社会化的需求。
二、改进高校图书馆档案管理工作应采取的对策
要解决高职院校图书馆档案管理工作中存在的问题，充分发挥高职院校图书馆档案的优势和潜能，就必须从以下几方面进行改革，使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道，使档案工作实现网络化、信息化的现代化管理水平。
（一）增强档案意识，健全管理制度。
图书馆全体人员特别是领导同志应从思想上高度重视图书馆档案工作，深刻认识到图书馆档案同图书馆其他文献信息资料一样也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有着非常重要的参考意义。在思想上高度重视的同时，要根据《档案法》和国家有关档案工作的文件规定，结合本馆的实际情况，不断建立和完善相应的工作制度，对高校图书馆档案管理业务中的档案收集、档案整理、档案鉴定、档案
保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用的八个环节制定出档案保管方面的相关规定，这是搞好图书馆档案管理工作的基础。
（二）提高档案信息化水平。
随着时代的发展，电子文件不断增加，档案信息的需求也越来越高，对档案开发的要求也越来越高。传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张堆叠、查询烦琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需求差距较大的现象，其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求，因此，档案部门对利用率高的档案信息实行数字化处理势在必行。数字化档案建立后，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查寻到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。同时，档案部门还可以利用网络，在局域网上公布非保密信息，如规章制度、科技成果等，有效增加档案资源的利用率，达到主动服务的目的。
（三）做好档案信息编研工作。高职院校图书馆应对其档案信息有目的、有计划地筛选、分析、研究，编制出具有典型性、规律性，具有使用价值的各类档案信息。如根据某项专题或某项实际需求，编制文献汇编、资料文集、专题调研、大事记、简介等。
高职院校图书馆也可将本馆历年的重要活动加以记录分析整理，编制出图书馆年鉴、图书馆馆史等重要资料。还可根据图书馆的馆藏变化、基础设施建设和服务功能创新等有关档案存储信息，编制出《图
书馆使用手册》、《高职院校图书馆入馆指南》等对读者进行宣传教育或作为文献检索课教学使用教材。另外，随着高职院校办学规模的不断扩大，办学层次的不断提高，图书馆研究职能的不断强化，高职院校图书馆也可将本馆的科研、学术活动情况，编制成图书馆科研工作实录、图书馆专业论文汇编、科研成果文集等，在馆内外宣传、介绍、交流，提升图书馆档案资源的传播效果及影响力。
（四）提高管理人员素养和服务理念要重视人才培养，提高人员素质。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及许多新型载体的档案和全新的管理手段的出现，给档案人员提出了更高的要求。为此，档案管理人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，成为一名一专多能的档案工作人才，自如应对高职院校改革对档案工作提出的新要求，为育人、科研和服务工作提供针对性的档案服务。
总之，高职院校图书馆档案工作是一项基础性、服务性工作，也是高职教育工作重要的环节，特别是在社会信息化、经济全球化、政治多极化的今天，高校图书馆档案工作越来越显示出其重要的作用与地位。作为图书馆档案工作者必须迎接新挑战，适应档案信息化的新型管理模式，努力学习新技术，积极探索数字化档案建设的方式，推
进档案信息化、标准化、自动化、网络化管理，为高职院校发展做出应有的贡献。
