商务合同档案管理办法(试行)100201_商务合同档案管理办法

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商务合同档案管理办法

(试行)

第一条为进一步强化商务合同管理，规范业务经营活动，防范商务法律风险，根据江海粮油集团公司贸易档案管理要求，结合码头中转业务特点制定本办法。

第二条商务中心负责商务合同档案的建档工作，指定专人负责合同档案材料的收集、归类、整理、编目、装订。每一批次（航次）业务执行完结后（批次的确定由商务中心负责）及时进行业务小结并对档案材料进行审订、归档，每一份商务合同执行完结后及时进行合同执行情况小结并建立合同档案。

第三条企业管理部负责商务合同档案管理制度和标准的制订、修订工作。每一批次（航次）业务执行完结后及时对合同档案材料的归档情况进行检查，每一份商务合同执行完结后及时对合同档案建档质量进行监督检查。

第四条物流部负责货物接收、保管、发运作业过程中相关理货（计量）单据的收集、归类、整理工作，并及时移交至商务中心统一编目、装订、建档。

第五条财务管理中心负责合同结算记录的确认。

第六条档案室负责商务合同档案的接收、编目、保管、鉴定和提供利用，对合同档案的装订进行业务指导。每年至少组织一次商务合同档案的移交、接收工作，一般应安排在当年12月份至次年1月份。

第七条商务合同档案应围绕商务合同建档，确保“一合同一档案”。若一份商务合同项下发生了若干航次（批次）中转业务，则该合同档案卷内应区分航次（批次）分别建立单航次（批次）业务档案（对

外贸货物中转业务，按海关规范化管理要求分船次建立单船档案）。

第八条每一份商务合同档案中的归档材料应按时间顺序编号并装订成册，归档的所有文件材料原则上应为原件，并统一使用A4纸或折叠成A4纸大小的幅面，装订尽量保持整齐划一。

第九条每一份商务合同档案材料在装订前必须分别报经商务中心、企业管理部负责人（或其授权人）审核并签名确认后方可进行装订。未办理上述审核手续的商务合同档案档案室不得接收。

第十条为确保归档材料的完整性，商务中心应督促每一位业务承办人平时准备好专用的档案资料袋，对业务开展过程中产生的需要归档的材料随时放入专用档案资料袋中。

第十一条商务合同档案一般由客户信息档案、合同执行记录、货物收发记录、合同结算记录四部分组成。考虑到客户信息档案特殊的使用价值，一般将其列入客户信用档案内，不再列为商务合同档案归档的必备内容。

第十二条客户信息档案内容包括但不限于：《客户信息登记表》（相应信息应录入港务管理系统并保持一致）、年检后的工商营业执照副本复印件（应加盖客户公章）、年检后的组织机构代码证复印件（应加盖客户公章）、年检后的税务登记证复印件（应加盖客户公章）、法人代表或其授权人身份证复印件、法人代表身份证明或其授权委托书（原件）。如是个人客户，应该取得客户签字确认的个人身份证复印件。

第十三条合同执行记录包括但不限于：合同评审记录（包括可行性分析报告、相关部门的论证记录、《合同审批单》、合同文本（包括双方的谈判记录、签约授权证明原件、银行提供的资信证明或担保证明材料原件、生效的合同书正本、客户预留的提货单、印章、签字样本）、合同履约记录（双方业务往来信函、传真及电话记录、双方签订的补充协议及备忘录等）、合同执行跟踪记录（《商务合同执行归档

稽核记录表》、《航次（批次）中转业务稽核报告》）、合同纠纷处理记录（解决合同纠纷的申请书、起诉书、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、决定书、判决书的副本或正本复印件）。

第十四条货物收发记录一般应包括：

1.货物接收记录包括但不限于：《货物调入（过驳或代中转）通知单》（包括客户的入库通知、承运方提供的送货单或运单）、《货物调入（过驳或代中转）作业通知单》（包括具体的理货单和磅码单）、港航交接记录、货物接收记录汇总表。

2.货物保管记录包括但不限于：与客户的对帐记录、货物保管期间的质量变化情况通报及其寄（送）达记录。如货权发生转让的，还应包括货权转让记录（货权转让后如我方与受让方另行签订有合同，我方与受让方之间的业务往来记录另行单独建立商务合同档案）。

3.货物发运记录包括但不限于：《货物调出通知》（客户提货单正本或符合约定的传真件、复印件）、《货物发运审批单》、《货物调出作业通知单》（包括具体的理货单和磅码单）、港航交接记录、货物发运记录汇总表。

备注：对外贸货物，应按海关规范化管理要求分船次建立单船档案，单船档案中除上述内容外，还应包括与船舶本身有关的船舶技术档案资料、船舶在港照片、船舶到港情况申报表、船舶靠离泊工作联系单、船舶靠离泊事实记录、船舶港口使费收取记录。除此之外，对外贸进口货物，货物调入记录还应包括海关、国检准卸通知、进口货物舱单、卸货工班记录、国检计量鉴定证书或理货公司理货报告、货物堆放场站图（货物堆放后发生位臵变更的需有变更后的场站图），货物调出记录还应包括国检、海关同意放行的正本小提单。对外贸出口货物，货物调入记录还应包括国检检验检疫证明，货物调出记录还应包括海关放行单复印件、国检放行的准装通知、货物堆放场站图、装

船工班记录、国检计量鉴定证书或理货公司理货报告。

第十五条合同结算记录一般应包括但不限于：商务与财务部门之间的对帐记录、与客户之间的对帐记录或对方的确认记录、开票通知书、发票寄（送）达记录、收款通知书、款项到帐记录等。

第十六条对违反本办法相关规定的人员，除依照《员工手册》、江海粮油集团公司《合同与法律事务管理办法》相关处罚规定进行处罚外，还可将当事人调离工作岗位，并依据相关绩效考核细则与其奖金收入挂钩。

第十七条本办法由企业管理部负责解释。

第十八条本办法自正式印发之日起施行，原有规定中与办法不符的以本办法为准。