会计电算化管理(范本)_会计电算化管理

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会计电算化管理

第一条 系统管理

1、财务用计算机应做到专机专用，除被允许操作财务软件的人员和系统管理员外，其他人未经允许不得使用财务室计算机。

2、为确保电算化系统的正常运行，需要进行经常性的系统维护，系统中的会计数据应当每天进行备份。

3、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。

4、操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责数据的输入、运算、记账和打印有关账表。

5、操作人员的操作密码应注意保密, 不能随意泄露, 密码要不定期变更。

6、操作人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据如发现差错，应在输入前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机的数据，在记账前发现差错，可按凭证进行修改，如在记账后发现差错，必须另作凭证，以红字冲销纠正，输入计算机内，任何人不能随意修改账目。

7、在系统运行过程中, 操作人员如要离开工作现场, 必须在离开前退出系统, 以防止其他人员越权操作。

8、对财务软件的使用人员应明确划分使用操作权限, 形成适当的分工牵制, 健全内部控制制度。

第二条 岗位管理

会计电算化工作岗位可分为：电算化主管、系统管理员、操作员、记账员、会计档案管理员﹑数据分析员。在不违背内部牵制原则下，会计电算化岗位可按一人一岗、一人多岗或一岗多人的方式安排，但出纳人员不得兼任系统管理﹑审核岗位和会计档案管理工作。

1﹑电算化主管：负责组织﹑协调计算机及会计软件系统的运行工作，协调各岗位的工作关系，负责电算化岗位设置、人员分工和设置操作权限，落实岗位责任制。此岗位由财务经理担任，电算化主管不能兼任系统管理员。

2、系统管理员：负责电算化系统硬、软件的正常安全运行、日常维护以及计算机内会计数据的安全、完整，建立计算机病毒防护措施；负责硬、软件的开发、升级工作；及时消除系统运行故障。负责计算机数据的日常备份。根据电算化主管安排实施工作方案，控制、分配操作人员工作权限。

3﹑操作员：按照系统操作规程录入原始凭证等会计数据，制作记账凭证，做到正确使用会计科目，金额准确、摘要简洁明了。操作人员无权修改原始凭证上的数据，对已录制好的会计凭证差错，按照会计制度和会计工作规范要求予以更正。同时检查所附单据是否规范，手续是否完备。发生故障应及时向系统管理员报告。此岗位由会计人员担任。4﹑记账员：对正确的会计凭证，通过财务软件进行记账登记计算机内的有关会计账簿；对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位不得由出纳人员兼任，也不得审核自己输入的凭证。

5、会计档案管理员：负责管理存档的会计数据（U盘，硬盘，光盘）、程序光盘（软盘）、打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作,作好会计软件及数据资料的安全保密工作。此岗位由除出纳以外的会计人员兼任。

6、数据分析员:负责对计算机内的会计数据进行分析，此岗位由财务经理兼任。

第三条 日常账务处理

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一、账务系统初始化及更改。在初次建立会计电算化系统时,需要进行系统初始化工作, 在财务经理授权下进行设置会计科目、账本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。系统正常运行期间，任何对账务系统的修改变动，必须得到财务经理的批准。

二、凭证处理。

1、记账凭证要严格按照国家财会制度规定编制，要认真审核原始凭证的合法性、正确性，输入计算机及打印出的记账凭证必须做到科目使用正确。

2、会计分录的摘要内容必须能简洁、扼要的反映经济业务且一种摘要内容，应当对应一个最细的明细科目。

3、为便于集团财务的远程控制，公司当日发生的经济业务必须当日生成记账凭证，以确保真实、及时的反映公司的财务状况。

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4、现金日记账和银行日记账可以由机器直接登记，出纳人员不登记账簿。为工作方便，出纳人员可以自设备查辅助账。

二、记账凭证的审核与保管

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1、操作员每输入一张凭证，结束前要自审一次无误后再按结束键。

2、记账凭证必须经凭证审核员严格审核无误后方可进行登账处理。

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3、已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后，交会计档案资料保管人员存档保管。

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4、同一张凭证，制单和复核不能是同一个人。

三、账表打印和结账: 

1、现金、银行存款日记账需要每天打印，并应与出纳库存现金核对无误。

2、银行余额调节表、科目汇总表、总分类账每月打印一次。

3、在结账前按有关规定做好当月各类账务数据和报表的备份工作。

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4、月底，以上工作正确完成后，方可进行结账，系统自动生成下月期初余额。

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5、每年年末必须将全部账簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。