4.2.4记录控制程序_424记录控制程序

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宁波市杭州湾大桥发展有限公司

ISO9001:2008质量管理体系程序文件

记录控制程序

HZW-QP-4.2.4-01（A/0版）

受控序号：

修 订 人：生效日期：___审 核 人：审核日期：___批 准 人：批准日期：___

1.目的通过对质量管理记录的分类、标识、收集、贮存、保护、检索、使用和处置的控制，确保各项管理记录真实有效，为质量管理体系有效运行和符合规定要求提供证据。

2.范围

适用于公司质量管理体系运行有关的各项记录的控制。

3.术语

无

4.职责

4.1办公室负责监督和管理各相关部门的质量管理体系的运行情况记录；

4.2各相关部门负责收集、整理、保存本部门的质量管理体系的运行情况记录；

4.3技术养护部负责下属外包方（养护中心）运行记录的监督检查和整理、保存；

4.4服务管理部负责下属外包方（南、北两岸服务区）运行记录的监督检查和整理、保存；

4.4安全管理部负责大桥、公司、服务区运营安全有关的记录的监督检查和整理、保存；

4.5人力资源部负责稽查各部门记录完善情况。

5.工作流程

5.1质量管理体系的运行情况记录的分类

5.1.1质量管理记录根据使用状况分为格式记录和非格式记录。管理运行记录是管理体系文件的构成之一，按记录的产生来源，格式记录又分为由程序文件所产生的通用管理运行记录和由工作规程所产生的专用管理运行记录。

5.1.2格式记录表格的编制、修改、审核、批准权限与所属文件保持一致，并按《文件控制程序》进行控制，程序文件的《记录清单》由办公室负责编制，作业文件的《记录清单》由各部门负责编制，经部门负责人批准后，送办公室备案。

5.1.3非格式记录为与质量管理体系有关的计划、报告、供方或外部提供的记录、磁带等，非格式记录无编码要求规定，但应满足唯一性要求可供追溯。

5.2记录的编号

5.2.1记录表单编号方式：

程序文件表单编号方式：HZW-QP-XXX-XX-XXX

HZW-QP-XXX-XX代表本公司程序文件编号；

XXX（最后）代表这个程序引用的表单顺序号（顺序号自001、002、003递增）。作业指导书表单编号方式：HZW-WI-XXX-XXX

HZW-WI-XXX代表：三层次文件编号；

XXX代表：这个三层次文件引用的表单顺序号（顺序号自001、002、003递增）。

5.2.2特殊情况下，经管理者代表批准，允许现场使用原有库存（印刷版）记录表格，但需采用盖受控章的方式加以使用。

5.3记录的收集贮存

5.3.1各相关部门负责编制本部门使用、保管的《记录清单》，定期收集管理运行记录。具体要求如下：

a）每日管理体系运行记录—每月一次归档贮存；

b）每周管理体系运行记录—每三个月一次归档贮存；

c）每月管理体系运行记录—每半年一次归档贮存；

d）每年管理体系运行记录—每年一次归档贮存；

e）相关外包方的运行记录可根据主管部门规定归档贮存。

5.3.2管理体系运行记录的贮存应考虑记录载体的贮存要求和适宜环境，防止损坏、变质和遗失。

5.4管理体系运行记录的检索

5.4.1各相关部门负责对本部门使用、控制的管理体系运行记录进行编目、归档和查阅的管理，具体要求如下：

a）按本程序4.3.1中的归档周期，对相应的管理体系运行记录进行装订编目。除其他媒介的记录之外，书面记录每装订一册均须使用的统一封面；

b）记录装订、编目、归档、销毁后应及时填写《管理体系记录档案清单》以备检索，档案清单包括格式与非格式记录。

5.5管理体系记录的查阅

5.5.1经记录保存部门负责人同意，其它部门可查阅所需记录，如要借阅须经双方负责人同意，进行验证，限期归还。

5.5.2在特殊情况下，当顾客要求查询有关管理体系运行记录时，如监控中心的监控录像带等，应经录像带保存的营运监控部负责人批准后方予查阅，并由记录保存的监控中心负责作好查阅记录。

5.6管理体系运行记录的使用、保护

5.6.1 内部质量记录产生

制作单位依据本公司质量系统规定，使用内部质量记录表单对已完成或正在进行中的各项质量活动进行如实填写。除另行规定外，内部质量记录应由制作单位权责主管或其指定代理人核定后生效。经核定的内部质量记录，任何单位及人员不得擅自修改。未经核定的内部质量记录不得作为质量系统运作之证据。

5.6.2 内部质量记录填写说明

各项目填写需完整，不得使用铅笔或可擦拭笔，字迹及数据数据应能清楚识别，以免产生误解。质量记录所设定之项目如不适用时，可以用“N/A”或“/”注明，不得以空白填写。质量记录如欲修改时，应将欲修改处划线删掉，并在注明正确内容后签注修改人员姓名及修改日期以示负责。原则上应避免使用涂改液，以确保正确性

5.6.3技术养护部和服务管理部负责每季度一次对各外包方的管理体系运行记录的使用与保护状况进行检查。

5.7体系运行记录的保存期限及处置

5.7.1运行记录的保存期限按其使用的频率、性质、来源以及提供证明的重要程度设定。适用时，保存期限的设定应考虑以下条件：

a）使用频率

 每日管理体系运行记录—保存期12个月，如每日当班记录等；

 每周管理体系运行记录—保存期12个月，如每周检记录等；

 每月管理体系运行记录—保存期24个月，如月度工作计划和报告等；

b）使用性质

 作废的文件正本（原件）—保存三年；

 管理评审、内审程序中所涉及的记录—保存三年；

 管理体系策划、纠正和预防措施等相关的记录—保存期限3年以上；

 服务合同、标书、养护方案—永久保存。

 在职员工的培训记录档案—保存三年。

 养护巡查日志、综合安全检查记录、服务区考核评分记录—永久保存。c）供方（外包方）提供的记录

 检测记录－－有检测周期要求的记录其保存期限为周期的3倍，其中设备检测记录应归入被检测设备档案永久保存；

 涉及供方合同、协议、报告－－在项目决算结束后保存三年，如涉及到服务设施设备的记录归档永久保存；

 涉及到问题整改方面《工程联络单》或《工作联络单》的记录要归档永久保存。

5.7.2办公室负责确定程序文件记录的保存期限，并在《记录清单》中予以明确。相关部门的工作手册记录的保存期限由各部门按实际要求确定。

5.7.3各相关部门应按照《记录清单》或本程序4.7.1的保存期限要求对存档记录资料进行定期检查。对超过保存期的管理体系运行记录，经相关部门负责人批准后及时销毁，并在《记录清单》上作好记录。

6、相关文件

《文件控制程序》

7、记录

《记录清单》

《管理体系记录档案清单》