学校档案工作论文_档案管理工作论文

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在规范中创新提升档案管理水平

——学校档案工作论文

学校档案是学校直接记录和反映学校活动、保存备查各种学校文件材料的总称，是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分，也是衡量一所学校管理和教育教学工作水平的标尺之

一。只有建立健全高效、快捷的学校档案管理体系，才能更好地为教育科研和学校各项工作提供优质服务。

一、领导重视，提升管理水平

档案管理工作是提高学校工作效率和进行教育教学的重要基础和必要条件，要抓好学校档案工作，首先要提升档案管理水平。

各级主管领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。但主管领导一般不仅仅是档案部门的主管领导，往往分管几个口、多个部门。档案部门应积极主动、抢抓时机，向主管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题，以取得领导的重视与支持。在实际工作中应突出一个“勤”字，即勤请示、勤汇报、勤动脑，不失时机、千方百计地争取领导的关注与支持；勤动手，经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导。档案部门的重要工作和活动，要争取主管领导参与，以便领导全面地了解档案工作。

学校要成立以校长为组长、主要负责同志参与的档案工作领导小组，健全档案机构管理网络，建立综合档案室，配备专职档案员，从组织上、人员配备上保证档案工作的顺利开展。档案工作领导小组要认真研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。学校要组织好《档案法》学习与宣传活动。学校领导要结合学校实际，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉维护学校档案工作的氛围。

二、落实责任，进行规范化管理

学校要建立完善的档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理。认真研究落实各部门的档案工作任务，做到职责明确，建立规范化的制度，基本做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。

1、档案资料的收集和整理

学校档案形成不同于一般的文书档案，它形成的时间具有特殊性，是每年的9月1日至下一年的8月31日而形成的，如学生的学籍表(卡)、学生登记表、各

科成绩表等，是按学制年度形成的，在最后一个学年内才立卷归档；学校档案还具有很强的周期性，即每一届学生从入学到毕业为一个教学周期，档案材料是每届学生从入学到毕业这段时间延续产生。这就要求档案管理人员要勤收集、勤整理、勤检查核实立卷，把好收集整理关。档案的收集要不分巨细，悉数保存，原始的东西往往是最宝贵的东西，在大量的收集留存的基础上“去粗取精”。

对于教师资料，学校要抽出专人搞好收集整理，帮助教师建立个人档案，并帮助他们整理保存，教职工个人资料每年要由教职工本人填写一次，这样将对教师产生凝聚和促进作用；图片资料，学校举行的各类活动，比如重要会议、学术交流、培训、观摩、接待来访、采访录相、师生奖惩等等，这些都要按年度登记保存；学术资料，也应整理好编印成册，全部归档保存；新闻资料，国内外各类报纸刊物及电台互联网上发表的图片和文字材料，平时要注意收集；荣誉档案，即获奖的资料，除登记外，还将奖品的照片、证书的复印件及原件作为资料存档。

2、改善档案的保存条件

学校档案大多是纸质资料，保存档案是至关重要的工作，要注意调节档案室湿度，保持通风良好，并要做好药物防蠹等工作。除了改善保存条件之外，解决这个难题的途径要在材料和制作技术上进行改善了，而这一途径目前尚待探索。在高科技飞速发展的现代，媒介手段日趋电子化、信息化，档案资料不能只满足于有几本登记簿和图录，而应注意于针这些资料融汇到信息媒介的汪洋大海中去，打破时空界限，通过电脑上网流通。

三、强化业务，提高档案工作者能力

学校要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案室的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

面对不断发展的档案工作的需要，学校要不断加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。要不断拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在加强档案管理员政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念；要选配工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实学校档案工作岗位，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。

学校要增加智力投资，定期开展培训，加强档案人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐。档案工作者要一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，推动学校档案事业发展。

四、创新思路，加强档案利用工作

学校要进一步拓展档案公共服务功能，档案工作在为领导决策、工作查考做

好服务的同时，要主动、自觉地做好相关服务工作。要创新学校档案服务工作思路，丰富服务手段，改善服务条件，提高服务水平。要积极主动地深入探索档案信息资源的深度开发，不断提升档案部门的服务能力。

要坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。要强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。

要集中优势力量和资金，对学校档案工作中亟待解决的瓶颈问题进行重点研究，充分利用国内外先进的科研成果，进一步提高档案工作的科技含量。要充分认识人才队伍建设在档案工作中的关键性作用，为档案人才的成长进步和施展才能创造有利条件。

学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，最大范围反映学校的文化风貌。为更好地满足校园文化建设的需要，使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，档案工作者进一步完善学校档案室的功能建设，努力与德育教育各类活动相结合，把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构，成为校园文化建设的重要基地。

我们要加快改进学校档案管理工作，以适应新形势发展的需要，为提高教学质量，提升教育品质，创立学校品牌做出积极的贡献。