员工人事档案管理_人事档案管理方法

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人事档案管理办法

1目的为规范员工档案的管理，为公司在选人、育人、用人等方面提供基础人事资料依据，特制定本办法。

2适用范围

适用于公司员工档案的管理（包括建立、编目、保管、处置等）。职责

行政人事部门负责员工档案资料的收集、分类、编码、整理、更新、归档、保管、借阅、处置等工作的归口管理。

4档案管理

4.1建立档案。

4.1.1 人事行政部门从员工入职之日起，对该员工建立员工档案。

4.1.2员工档案包括的资料为（详见《员工人事档案明细目录》）： 个人简历与《应聘人员登记表》（贴有一寸免冠彩照）、身份证复印件、学历证复印件、职称/职业资格复印件、个人基本情况更改资料、调动材料、鉴定材料、考核材料、奖惩材料、任免/聘用材料、薪资变更材料、培训相关资料、其他材料。

4.1.3 人事档案包括的资料内容可适当简化，但至少需要包括以下内容：《应聘人员登记表》（贴有一寸免冠彩照）、身份证复印件、学历证复印件、个人基本情况更改资料、调动材料、奖惩材料等。

4.2员工档案的分类和编目。

4.2.1 分类。行政人事部门首先按员工是否在职将员工档案分为在职员工档案与离职员工档案。在职员工档和离职人员案的分类依据是，按部门分类。

4.2.2 编目。行政人事部门按人员入职先后顺序，填写《员工入职登记一览表》。

4.3员工档案的利用。

4.3.1 员工档案的利用主要指档案的借阅、查阅及出具证明等用途。

4.3.2 查阅/借阅规定。

4.3.2.1员工因个人需要经所在部门负责人批准后可由行政人事部门提供本人档案资料复印件。

4.3.2.2部门经理级及以上人员可以查阅/借阅本部门下级员工档案，而不能查阅/借阅本人、上级和其他部门人员的档案。

4.4员工档案资料的归档。

行政人事部门应每月补充维护员工档案资料。

4.5 人事档案的销毁。

离职人员档案需保存三年后方可销毁，未经录用的应聘人员档案需保存一年后方可销毁。

4.6电子档案。

行政人事部门应每月及时更新员工电子档案资料，表格见（《员工电子档案表》）。附则

5.1 本办法由公司人力资源部起草、报批并负责解释。

5.2 本办法经总经理审批后生效，原有与之相抵触的各类规定即行废止。6 相关文件

《招聘与录用管理办法》附录

《员工人事档案明细目录》

《员工入职登记一览表》

员工入职登记一览表员工人事档案明细目录