人事部门档案管理内容_档案管理员工作内容

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人事部门档案管理内容

为实现公司人事档案管理科学化、制度化，发挥人事档案的最大效用，应制定人事档案管理制度。人事档案分为公司人事档案和个人人事档案两大类。

公司人事档案分设以下内容：

（1）人事管理各项规章制度；

（2）公司组织结构图；

（3）公司各部门岗位工作说明书和工作规范；

（4）员工花名册；

（5）保险资料；

（6）公司人力资源管理统计表；

（7）其他应列入公司人事档案的项目。

员工档案分为：员工基本档案、培训档案、员工工作业绩档案。

（1）员工基本档案 员工基本档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：① 员工履历表及入职时所填写的《职员登记表》、入职单。

② 员工身份、学历、职称等证件复印件。

③ 员工以往工作或学习的单位对其的鉴定和评价资料以及其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核资料。

④ 员工以往各方面奖惩证明。

⑤ 劳动合同书等。

（2）资料变更

员工所提供履历资料如发生变化，员工应以书面方式及时准确报知人力资源部，以便使员工个人档案资料内有关记录得以相应更正，确保资料正确无误。

（3）员工人事资料的使用

员工人事档案资料为公司管理及决策部门提供员工各方面基本数据，并为人力资源统计分析提供资料；通过分析结果了解人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。

（4）培训档案

① 员工培训档案

员工培训档案是对员工自进入公司工作开始所参与过的各种培训活动的详细记录。

② 员工培训记录内容

包括岗前培训记录、岗位培训记录、工作期间员工自费参加各种培训的记录及培训结果等记录资料。③ 培训档案的使用

员工培训档案将做为对员工考评、晋升、加薪时的参考依据；员工培训档案也是公司人力资源部组织培训、发掘与调配人才的原始依据。

（5）员工工作业绩档案

将员工各阶段、各时期的工作评价和考核及主要表现记录在案，便于正确全面地评价员工。工作业绩档案主要包括：

① 考评记录：公司实行制度化的评估工作，对员工工作表现定期定时进行考评。考评记录可以比较全面地反映出员工的工作概况，具有重要作用。

② 出勤记录：员工每月的考勤统计按年度汇总，存入员工工作档案。员工出勤情况的记录是员工工作态度的侧面反映，体现了员工对企业的忠诚和对工作的责任感。

③ 奖惩记录：员工在日常工作中表现突出或违反纪律受到各种奖励或处罚的记录，是对其工作能力、可信赖程度、工作责任心及工作态度的一种检验尺度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据。④ 职级变更记录：员工在工作中，由于工作表现及服务年限因素，其职务、级别与工资待遇等内容会有变化，这种变动也体现了员工工作能力、工作表现、贡献大小。员工工作档案中对员工职级的变动记录是查考员工工作表现的客观依据。

公司人事档案管理工作，由公司人力资源部负责，必须严守秘密，不得泄露。

档案借阅应按以下原则和程序办理：

（1）非人力资源部人员不得自行检取档案。

（2）凡借阅档案者，均须填写书面申请表，由上级主管领导批准并经人力资源部主管批准后，方可办理借阅手续。

（3）档案借阅原则上就地阅读，若确须带出，经人力资源部上级主管批准后，方可带出，并在规定之日送还。

（4）借阅档案应严守秘密，非经人力资源部门主管批准不得抄录、复印档案内容。

（5）借阅人不得撤换、涂改、损坏及批阅档案内文件，一经发现，应追究其法律责任。

（6）档案借阅最多2个工作日，必须按时送还。

（7）凡属涉及公司机密的档案，须经总裁批准后方可借阅。

（8）人力资源部负责外借档案的催还。