公务接待信息的分类——管理分类法_公务接待工作管理办法

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公务接待信息的分类——管理分类法

公务接待是一项极其琐碎的工作,每一次具体的接待又不同于其他任何一次。从信息管理的角度考虑,建立公务接待信息的事务处理系统是必不可少的。在这个系统中,每一次具体的接待都被当作一个独立的事务单元,在系统数据库中作为一个单独的项目。

每一个事务单元都可分为开始事务、提交事务、执行事务、结束事务四个环节。在这个单元里,信息的数据流是连贯的,一致的,从开始事务到结束事务形成一套完整的资料。

一、事务处理系统

1.开始事务:开始事务包括一次具体接待工作的接待计划、接待方案等相关信息的数据。在接待计划中需要收集的信息数据有:接待通知、团队成员名单、计划访问时间、计划访问内容、接待工作方案、经费预算等。当接待工作方案得到通过,即进入下一个阶段,向接待部门(处室)提交接待事务。

2.提交事务:把接待工作任务提交给具体接待部门后,具体接待部门将在接待方案的基础上进行细化,增加的数据包括:主接待人、接待工作人员及分工、具体接待活动的时间及地点、细化的日程安排、具体事项的责任人以及正常情况的预案等。当接到被接待团队启程通知后,将进入执行事务阶段。

3.执行事务:接待工作一旦进入实施,信息数据的管理也就进入了一个频繁的更新期,各种不可预见性的行程变更,使这个阶段的信息管理工作出现大量的数据调整。为真实反映接待工作的全过程,任何一个数据的变更都不能简单地将被变更的数据覆盖,应该采用注明的方法。比如:原定团长更换,不能用现团长的名字将原定团长名字直接换掉,而应该在原团长名字后注明现团长为xxx;原定到A单位考察,后改为到B单位考察,则应保留A单位考察的内容,并补充实际到B单位考察的内容。

4.结束事务:一次接待任务结束后,要对这次任务做全面总结,包括任务的评价、形成的文件(会议纪要、签约文本等)、经费结算单、团队的反应等,将这些信息数据进行收集整理,并汇总前三个阶段的所有信息数据,最终形成这次接待任务的全部资料。结束事务的主要工作内容就是把全部资料整理、存储、归档。

事务处理系统的处理是整个接待信息管理工作中最基础也最琐碎的部分。在处理过程中,应十分注意数据的完整性,准确性,有效性。在将这些数据保存到数据库中时,要做好数据的备份,以保证历史数据的完整和安全,有利于下一步对这些信息的应用。

二、管理信息系统

这里所说的管理信息系统不同于信息理论学所说的管理信息系统,只是公务接待信息管理中的一个方面,是有关部门职能管理信息的汇集,是为公务接待工作服务的管理信息的总和。

l.工作机构:工作机构信息包括公务接待的领导机构、执行机构以

及与接待执行机构有纵向联系或横向联系的工作机构。公务接待是一个涉及面很广泛的系统工作,工作进程中要和多个部门单位发生业务联系,这些部门单位都应列入工作机构信息中,并应包含各个机构的联系人及联系方式。

2.工作流程:工作流程信息是管理信息系统中的重点,一套明晰可行的管理流程,可使接待工作的各个环节连贯顺畅,减少差错,提高接待质量和效率。工作流程的设计要紧密联系当地的实际,同时要明确整个流程中各个环节的相互衔接,信息传递方式,各环节的责任人,各相连环节之间的职责范围及时限要求等。接待工作所涉及到流程大致有:团队管理流程;接待任务流程;问题处理流程;服务质量管理流程;费用结算及账务处理流程等。工作流程一旦制定,要求流程中各环节的责任人必须严格按照流程所规定的职责和时限开展工作,并接受流程管理办法的约束。

3.管理表格:管理表格是管理信息系统必不可少的工具,统一的管理表格是接待工作规范化的基础项目。系统的标准的表格,是接待工作管理中简洁高效的文件处理模式,为整个接待工作提供准确、迅速、及时、详细的信息和资料。

表格化管理的特点是:管理者与被管理者必须直接参与填写、核对、确认,使管理更加有效:与计算机化管理紧密结合,所有上机管理的文件形式几乎都以表格形式出现;清晰、简洁,所表达的内容一目了然。接待工作所需要的表格很多,基本的表格包括:会议管理表格;文书档案管理表格;接待任务管理表格;车辆管理表格;住房管理表格;费用管

理表格;接待日程管理表格等。

在具体工作中,很多表格需要我们自行设计。设计表格时,应充分考虑所设计的表格和接待管理制度的配合关系,以便能更好发挥表格的功能。

表格设计应遵循以下的基本原则:

表格应有具体明确的功能;表格应力求清楚、简单、迅速;表格格式应简单、统一、易看、易填、易懂;资料力求完整;方便资料填写;减少书写工作,避免不必要的文字书写;避免资料重复;表格便于套写,减少同一资料两次以上填写;简化表格装订工作,减少不必要重复工作;格式统一,便于归类。

在运用计算机处理表格的过程中,要注意把握以下重点:确立格式及流程。计算机代替人力制表,首先必须妥善安排表格的格式,同时对于整套表格的流程也必须确定,并且表格格式及流程均无矛盾存在;确立表格名称及编号。在执行表格的计算机工作中,可将管理表格大致分为两类,即记录表格与报告表格;确立表格名称及序号。在用计算机处理表格过程中,为设计程序的方便,每一个表格都应该有一个序列编号相对应,以方便管理,简化工作步骤;确立输入程序。这项工作主要包括设计输入资料的格式,储存位置的选定等;确立表格的处理程序。处理程序包括表格的储存、更新及日常计算机化处理。

三、政策法规系统

公务接待工作既是事务性很强的工作,同时也是政策性很强的工

作。在实际的接待工作中,可能运用的政策法规涉及方方面面。作为一个接待工作人员,不可能也没有必要把这些政策法规的具体条款都铭记于胸,倒背如流,这就需要有一个便于查询又相对完整的政策法规数据系统,以便于在运用时及时查到并参阅。按照接待工作的实际,建立政策法规系统可以分为以下几个子系统：国家法律库;行政法规库;经济法规库;地方法规库;专用规章库;常用法规条文:接待工作规定。对政策法规系统的维护,要做到经常化,条理化,分类要明晰,更新要及时,应注意收集相关的典型案例。对常用法规条文要注明摘自哪部法规,并根据自己工作的实际需要建立分类目录。对接待工作的规定,除收集本地、本系统的以外,还应注意收集各地的其他行业的相关规定,使之既可为调整本单位的接待规定提供借鉴,又可为本地区领导同志出行安排提供参考。

在接待工作中,有一些同志对政策法规系统的建立重视不足,其思想根源是认为接待工作有其相对的独立性,一般不会涉及法律法规方面的问题。其实,随着我国法制建设的不断完善,接待工作也必将纳入法制化的轨道,对法律法规的掌握和运用也会成为接待工作人员应知应会的内容之一。

四、资源信息系统

资源信息是接待工作信息中十分重要的一部分,直接影响到接待工作的质量和效率。资源信息按地域分可分为本地资源和外地资源;按种类分可分为交通资源、饭店资源、景点资源、商务资源、人力资源等。

1.本地资源:包括所在地的各种接待设施及条件。

2.外地资源:包括有业务关系和无业务关系的城市、地区的各种接待设施及条件。

3.交通资源:包括航空、铁路、公路、航运、城市公共交通等方面的资源信息,如航班时刻表、铁路时刻表、长途汽车线路、城市公交线路等。交通信息还应包括各种交通工具的价格标准。

4.饭店资源:包括饭店宾馆的星级标准、地理位置、接待能力、附属设施、服务质量、就餐条件、通信条件、特色饮食等。饭店资源信息最好有实景照片作为附件,并有相应的联系方式。

5.景点资源:包括景点的地理位置、主要景点介绍、收费标准、景点特色、接待水平、讲解员资料、交通条件、附属设施条件等。景点资源信息应该附有实景照片。

6.商务资源:包括主要商业网点、金融机构网点、邮政电信网点、文化娱乐网点等,以及当地特色商品、纪念品方面的信息。这类信息要特别注明各主要网点的地理位置、交通线路、主要纪念品的参考价格。如果能有照片和实物样品则更好。

在实际接待工作中,经常会有一些信息沟通不是按照正式的组织程序而进行的沟通,其信息传递的媒介和路线均未经过事先安排,具有很强的随意性、自发性,虽说信息传递速度快,但失真却比较严重。在遇到这种情况时,应该采取更为审慎的态度核实信息的真假,以确保接待工作的顺利进行与信息管理的正常操作。