电子公文培训资料422_电子公文业务培训

2020-02-27 其他范文下载本文

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中铁十局网络办公培训

第一章

即时通讯系统

1.1 用户登录

首先启动即时通讯系统，弹出登录对话框输入用户名和密码。

成功登陆后会出现下图所示界面：中铁十局网络办公培训

1.2 发送消息

首先，可以通过在用户项上单击鼠标左键，或者在用户项上单击右键，在弹出的用户菜单中选择“发送消息”来发送。

发送消息可以对多人同时进行。单击发送窗口中的“一对多”按钮，右边会出现一个用户选择窗口，窗口的人员名单是该用户的常用联系人列表。

1.3 收消息

如果选择图标闪动方式，那么接收到信息后，在用户窗口工具条中的即时通图标会变为，并不停的闪动。用户如果阅读信息，只需双击该图标，同样

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可弹出“接收消息”对话框。

1.4 消息广播

点击“即时通”按钮，选择系统菜单中的广播消息。在信息窗口中输入需要发送的信息内容，然后点击“发送”按钮或者按Ctrl+Enter组合键即可将消息广播到相应的用户。

1.5 语音通讯

语音通讯是指用户可以直接通过电脑的麦克风与耳机等建立信息交流，效果如同打电话。

选择一个需要进行语音通讯的用户，然后在用户项上单击鼠标右键，弹出的用户菜单上选择“语音通讯”。此时，首先向对方发送语音通讯请求，对方用户会收到通知提示。对方点击“同意”，双方即可进行语音通讯了。

1.6 文件传输

首先，将要发送的文件拖到相应的人名上，松开左键弹出如下对话框。然后选择“服务器转发”或者“发送”即可。

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如果要发送给多人时，只需点击“分发”按钮，选择分发对象。

1.7 文件储藏

点击即时通主界面中的文件管理按钮，可以进行文件的上传下载。

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1.8 网络会议

点击“即时通”－>“会议室”，此时弹出确定会议主题窗口，主持会议人员需要添加参与人员，只要从即时通主窗口中将相应的用户项拖入参与人员列表中即可。

第一步：进入所有发言窗口如上图。

第二步：选择接收对象，对所有人或者某个具体的人员

第三步：在后面的对话框输入内容，点击“发送”或按回车键即可。此时在发言窗口中其他与会人员都可会看到发言内容。

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1.9 查看屏幕

选择要查看的用户－>点击右键－>选择查看屏幕。

1．10 手机短信

打开“即时通”中“快捷”栏，双击“手机短信”。在“短信助手-发送短信”对话框中输入目标手机号及短消息内容，点击“发送”。

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或者选用用手机短信通知您所要通知的人员，只要在消息模式中勾上用手机短信通知即可。（如图 4-5）

图 4-5 手机短信模式

注意：此选项必须在授权管理中设置发手机短信的人员，是否有权限发送手机短信通知，如没有系统会提示您没有此权限。

可以看到“察看短信发送记录”选项，点击可以查询短信记录。如（图 4-42），中铁十局网络办公培训

图 4-42 短信记录

第二章文档管理系统

OA系统文档管理包括三个小模块：发文管理、收文管理和流程设计。用户可以使用公文流转功能，使文档按照预先设置的流程进行自动流转，充分利用计算机网络高效、快捷的特点，提高办公自动化水平。文档管理系统采用公文流程定制技术和即时通讯技术，提供了以下几个功能：

文档的网络传输功能文件到达等即时通知功能办公流程的定制功能

办公文档的审批及办理功能督办功能

文档归档功能

下面以行政发文为例简单介绍一下发文管理。发文管理根据发文过程的各个环节，分为：发文拟稿、发文处理、发文督办、已发文件和已处理发文等模块；

2.1 发文拟稿

发文拟稿是指用户编辑文档并引入到系统的过程，是所有发文流程的开始。用户在进入发文管理模块后，点击文件夹树的拟稿箱，即可进入发文拟稿的界面。

发文拟稿主要包含新建发文、文件编辑、附件管理、拟稿纸属性设置、文档发送等操作。

2.1.1 文件导入用户打开【文档管理】，选择【发文管理】中【待处理】目录下的【拟稿箱】，右键点击【标题】下方空白处，点击【新建发文】按钮。

进入发文导入向导，选择【从服务端导入模板】或【从本地文件导入】两种方式新建发文。（建议使用【从本地文件导入】）。

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选择【从本地文件导入】。然后点击文件路径编辑框右边的图标，弹出选择文件对话框，选择需要导入的文件。

按【下一步】，将进入选择拟稿纸界面。选择发文模板及拟稿纸，界面如图所示：

用户在左边的的类别树上选择模板类别后，右边的列表中将显示这个类别下

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所有的发文模板，如果需要选择某个模板，只需在模板上前用鼠标打钩即可。界面的三个快捷按钮

分别代表刷新列表、模板属性和模板预览。用户可以分别通过这三个按钮，刷新当前显示的模板类别和模板列表、查看模板的属性、对模板进行预览。

用户选择完模板后，点击【下一步】按钮，将进入拟稿纸选择界面。与选择模板的操作类似，用户可以通过选择左边拟稿纸类别树的不同节点，查看到各种类别的拟稿纸。如果要选择某个拟稿纸，只需用鼠标在其前面的方框中打勾即可。拟稿纸选择界面，也有和模板选择界面类似的三个按钮。它的功能也和模板选择界面的按钮类似，分别可以用来刷新拟稿纸类别和列表、查看拟稿纸属性和进行拟稿纸预览。

用户如果不选择任何拟稿纸，那么如果文档在流转过程中，流程需要附带拟稿纸，系统将使用缺省的拟稿纸。

用户还可以在导入文件之后，在拟稿纸设置中重新选择拟稿纸。设置新发文属性。

在完成拟稿纸的选择之后，点击【下一步】按钮，系统将进入发文属性设置界面。

在完成各属性的填写后，点击结束按钮，新的发文文件将显示在拟稿箱的文件列表中，模板导入操作完成。在完成模板导入操作后，用户也可以通过拟稿纸上方工具条【拟稿纸设置】按钮，重新设置发文稿纸和发文属性。

2.1.2 文件编辑

对于一个已经引入的文件，如在正式流转前需要进行进一步的编辑，可在文稿列表中选择相应的文件，在拟稿界面右中的工具条上点击【编辑】按钮，将直接使用与对应的编辑工具打开文档，进行编辑。

文件如需附带一些参考资料对本身的内容进行补充，可在拟稿界面右中的工 10

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具条上点击【附件】，可以在对话框中对附件进行：开、另存、添加、删除、打改变列表视图等操作。添加的附件标题将自动加到拟稿纸设置的附件字段中。

2.1.3 文件发送

拟稿人在完成以上相关操作后，即可发送给其他用户进行处理。按【发送】按钮完成发送操作，弹出界面如下图：

【发文流程】下拉框中列出了可以选择的所有发文流程；

选择合适的流程，如行政发文流程：

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从【下一步处理】下拉框中可以选择文档的下一步处理环节；之后，再从“处理人下拉框”中选择具体的处理人，点击【确定】按钮即可将文档发送给相应的处理人进行处理。

2．2 发文处理

文件处理人接收到拟稿人发出的【即时通】消息。即可按流程进行文件发文处理。

发文处理是指用户对接收的文档按流程预设的方式进行处理的过程。在发文文件夹树中选择【发文处理】即可进入发文处理的界面。

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发文处理主要有文档编辑、文档处理、查看流程、查看附件、设置拟稿纸、查看处理过程、意见汇总、文档发送等操作。

部门审核

对于接收的文件，用户可以进行编辑。在待处理发文列表中选择相应的文件，点击发文处理界面右中工具条上的【编辑】按钮，直接使用与对应的编辑工具打开文档，进行编辑。

根据流程的设置，本处理环节为部门审核，那么文档处理区的将出现【同意】/【不同意】按钮。如果点【同意】按钮，系统将弹出签名界面，点击右中工具栏上的【意见】按钮，在弹出的对话框中填写本环节的处理意见，也可以保存并引用经常使用的快捷意见，以加快填写的速度。

如果点击【不同意】则表示文档为通过审批。在签发时，系统将自动提示签发人有人反对通过该文档。

点击【发送】，将文件发至拟稿人。会签

文件如需会签，拟稿人将部门审核后的文件发送至会签领导。会签领导在【意见】栏中输入处理意见，发送至拟稿人。

司办核稿

部门审核、会签后的文件发送至司办核稿。核稿人在【同意】/【不同意】栏中填写处理意思。发送至领导签发。

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签发

签发环节中，文档处理区的出现【同意】/【不同意】按钮。如果点【同意】按钮，系统将弹出签名界面。

在本界面上，可以直接用手写笔或鼠标签名；也可以点击按钮使用准备好的签名图片（比如扫描进来的签名，由系统管理员在【签名维护】模块进行统一维护）进行签名。还可以点击工具栏上的按钮填写签发过程中的撤消本处理意见，可以通过按钮调整签字笔的线宽，也可以通过次签名。

文件签发完毕，点击【发送】至文整。文整

进入文整界面，工具栏中自动添加如下按纽。

在文件流程中，【文整】包括：

文件编号。在【设置】栏中添加文件编号、封发日期。文件整合。接收或拒绝对文件所作修订。

套红头文件。选择相应的红头文件，正式文件自动生成。

签章。选择印章类别，加盖电子印章。注：请选择置于文字下方。

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文档保护。一旦选择文档保护，将不能对文件进行任何修改。

分送

选择好要分送的用户列表，按确定即可把文档分发给选定的多个用户，如果选择部门或角色，可把文档分发给该直接从属该部门的人或从属该角色的所有人。同时，系统将自动通过【即时通】发送提示消息给处理人。

归档

点击【发送】按钮，将会弹出归档目录选择对话框，只需在对话框中选择合适的目录（可多选），点击确定后文档即被归档。用户可以根据自己的权限，在文档管理模块检索和下载打开。

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文件归档后，系统自动提示【流程结束】

处理过程和意见汇总

点击督办界面下方的【处理记录】标签，可以切换到处理记录界面，可以看到文档的所有处理情况；还可以点击处理记录的打开图标，打开相应处理环节所提交的文档。

点击发文处理界面下方的【意见汇总】标签，可以切换到意见汇总界面，以查看文档的处理意见汇总，并进行打印。文档流转结束时，意见汇总文件会作为附件归档。

2．3 发文督办

在发文文件夹树上点击【发文督办】即可进入督办界面。在流程设计过程中，可以指定流程的督办人。流程的督办人可以在督办界面看到正在流转的文档中自己所能督办的所有文档。对于自己督办的文档，督办人可以更改当前文档的处理、可以停止文档的继续流转、也可以查看文档的整个流转过程及当前流转情况等信息；通过对流转情况的掌握，督办人还可以通过即时通，和相关处理人员进行交流(收、发文督办能识别某文件停留在当前处理人处的时间，如果超过48小时，在收文督办或发文督办的文件列表中文件标题前会有红色的“！”以提醒），以协调处理人之间的办文工作。

发文督办主要包含以下操作：更改当前处理环节和处理人、通知处理人、停止流转、打开文档、查看收文属性、另存收文、查看流程、查看附件、查看文件批示单、查看处理记录等。下面做详细介绍。

更改当前处理环节和处理人

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督办人可以更改督办文档的当前的处理环节，也可以重新设置当前的处理人。点击右中工具栏上的【更改处理人】按钮，将弹出如下对话框：

图35 督办人点击对话框上的【更改...】按钮，将弹出流程节点选择对话框。选择合适的流程节点，点击流程节点选择对话框的【确定】按钮，即可更改当前的处理环节，上图对话框中的当前处理标签将变成当前选择处理环节的名称。如果需要选择其他的处理人，只需在?请选新处理人?标签后的人员选择下拉框（和带按钮的编辑框）中选择合适的人员即可。更改处理节点和人员后，点击【确定】按钮，督办人的对当前处理进行的更改将正式生效，系统将通过?梦龙即时通?发送消息给被停办的处理人和新选择的处理人。

通知处理人

可以通过即时通信给处理人发送提醒消息。停止流转

督办人可以停止文档的继续流转，并将其放到?文档管理－文档浏览?模块的停办文件夹中，由文档管理员对其进行处理。点击【停止流转】按钮，系统则会弹出提示对话框。如果用户点击【是】，那么系统将会自动将文档放到?文档管理－文档浏览?模块的停办文件夹中，同时发送停办消息给当前处理人。

打开文档

点击【打开】按钮，系统将启动相应的编辑软件打开当前文档，提供给督办人查看文档的当前内容。

查看收文属性

点击右中工具栏上的【属性】按钮，系统将弹出对话框，显示收文属性。另存收文

点击右中工具栏上的【另存】按钮，系统将弹出保存文件夹选择对话框，选择合适的文件夹并点击【确定】按钮即可。

查看流程

点击【流程】按钮，系统将弹出对话框，显示文档流程的内容，其中蓝色节点为当前处理节点。

查看附件

点击【附件】按钮，系统将弹出对话框，显示附件列表。督办人可以通过附件对话框工具栏上的按钮打开或另存附件。

查看文件批示单

点击督办界面下方的【批示单】标签，可以切换到批示单界面，以看到文档批示单记录的处理情况（哪些节点的处理记录会填到文件批示单中，可以通过流

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程设计器的节点属性确定）。

查看处理记录

点击督办界面下方的【处理记录】标签，可以切换到处理记录界面，以看到文档的所有处理情况；还可以点击处理记录的打开图标，打开相应处理环节所提交的文档。

2．4 已发文件

点击发文文件夹树的【已发文件】节点，即可进入已发文件界面。在这里，用户可以查看由自己拟稿发出的文件的当前情况。

2．5 已处理文件

点击发文文件夹树的【已处理发文】节点，即可进入已处理发文界面。在这里，用户可以查看自己处理过的文档的当前情况。

第三章

工作管理系统

3.1 我的工作

点击“快捷”，选择“工作管理”，进入我的工作管理系统。

3.1.1 工作总结

点击“工作总结”选择工作总结类型（日、周、月、年）“保存”。

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3.1.2 日程安排

点击“日程安排”在工作的日期点击右键，选择“新建”输入会议主题、地点、参与人、会议内容等相关信息即可完成会议的安排，同时相关人员也能收倒会议通知。

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3.1.3 任务备忘

任务备忘视图中单击鼠标右键，选择新建，创建新的任务备忘。

3.1.4 个人助理

选择“个人助理”，点击“便笺”，在信息分组中点击右键，点击“新建组”可以建立信息组，在便笺内容区点击右键建立相应的便笺内容

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选择“个人助理”，点击“通讯录”，在联系人分组中点击右键进行分组，在联系人姓名中点击右键就可以加入常用联系人。

3.1.5 请示汇报

选择“请示汇报”，在请示汇报中点击右键，选择“新请示”输入请示主题、内容，选择审批人。即完成请示汇报。

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3.2.组织管理

3.2.1 部门人员工作总结

在组织管理中选择“工作总结”，选择所要查看的部门人员，在右侧显示出该用户的工作总结。

在权限范围内，还可以进行审核、批注。

3.2.2 部门人员日程安排

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在组织管理中选择“日程安排”，选择相应的部门人员就可看到该用户的工作总结，同时也可以为他人安排日程。

3.2.3 人事管理

在组织管理中选择“人事管理”，选择部门的相应人员，即可看到改人的相关信息。

第四章

信息发布与网站管理系统

共发为两部分，一部分是展示信息结果的信息发布系统，另一部分是维护信息的网站管理系统。

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4.1 首页设置

第一步：进入网站管理系统—》选择“信息发布”—》点击“首页设置”，选择“投票管理”，在投票名称中点击右键选择“添加”，填写投票名称、结束时间、投票内容。

第二步：在投票名称右侧点击右键，选择“添加”，填写“投票项目”。

第三步：在“投票名称”中选择“关于新网站”点击右键，选择“设置为当前投票”—》在“软件频道”中选择“信息发布”，进入即可显示网站投票。

内容如下图。

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第一步：在“信息发布”中选择“首页设置”，选择“友情链接”，在“网站名称”中点击右键，选择“添加链接”，输入网站名称、网站地址、网站Logo。

第二步：在“软件频道”中选择“信息发布”，在友情链接中可以看到刚才的设置。

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4.2 交流园地

在“信息发布”中选择“交流园地”，在“论坛类别”中点击右键，选择“添加”输入类别名称，在“版面名称”中点击右键，选择“添加版面”输入版面名称、版面公告。

在“交流园地”中选择“权限管理”，点击“部门结构”，在“用户代码”上点击右键，选择“添加发文权限”如图那么此人就可以在“内部网站”中的“谈天说地”版面中发表文章。

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4.3 资料下载

第一步：在“信息发布”中选择“资料下载”，在“资料类别”中点击右键，选择“添加”输入资料类别等信息。

第二步：在“资料名称”中点击右键，选择“资料上传”输入相关信息 27

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4.4 通知公告

选择“信息发布”中选择“通知公告”，点击右键选择“发布通知公告”，输入相关信息选择“部门名称”或者“角色”。如图相应的部门或者角色就

可以收到通知。

4.5 规章制度

在“信息发布”中选择“规章制度”，在“制度名称”选择“发布”，输入 28

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