某公司烟酒管理办法(修改)_公司烟酒管理办法

2020-02-27 其他范文 下载本文

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XX公司

业务接待用烟酒管理制度

为满足公司日常业务招待的需要,完善公司内控制度,规范公司业务招待用烟酒的采购、保管、领用、盘点等各管理环节,特制定本制度。

第一条 本制度中的烟酒是指公司采购用于业务公关和接待用的烟、白酒、红酒。

第二条 公司烟酒由综合部来负责管理。采购人不得兼任保管,保管人员不得自己领用。如遇特殊情况需报总经理批准。

采购管理

第三条 综合部指定两人管理公司业务接待烟酒,一人负责保管实物及《烟酒收、发、存台账》;一人负责采购,同时登记采购入库的数量及金额。

第四条 综合部采购人员每月25日前收集各部门业务接待烟酒需求量及库存量,编制次月烟酒采购计划。采购人员根据计划填写《内部事项审批单》,经分管领导、总经理审批后,进行采购。若来不及报批或因工作需要临时购买的,采购人员应以电话形式向总经理请示,采购完毕后按要求补手续。鉴于公司项目筹建期临时性采购情况较多,需求人员应事前以电话形式请示总经理,同时将购买的烟酒的数量及品牌报综合部采购人员,由综合部采购或需求人员直接采购。若需求人员直接采购,则需求人员应在对方送货单上签字确认,无需求人员签字且未事先报综合部有关采购内容的情形,综合部不予结账。(是否需要考虑,只能由综合部购买?哪怕是形式上的。综合部在购买前是否还应向总经理请示?)第五条 采购的烟酒经采购人员和保管员共同核实无误后,办理入库手续并登记台账,采购人员和保管员互相签字确认。

第六条 次月根据盘点结果,对上月采购的烟酒,采购人员凭据真实合法的发票,按公司财务流程办理结算手续。财务部对业务接待烟酒每月结算一次,逾期不再结算。(目前的这家店不能自开票,每次的票均是从其他店购得,建议换家能自开票的店,同时也得考虑价格因素。)

领用管理

第七条 多个部门因工作需要对外招待时,事先应当相互沟通,确定领用人、领用烟酒数量,避免重复领用。第八条 各部门领用人在综合部保管人员处办理领取手续。领用人先在综合部采购人员处的《烟酒采购领取登记表》上登记领购烟酒用途,数量,品牌等信息后,经分管领导审批签字,保管人员按《烟酒采购领取登记表》上领导审批意见发放,领用人在表中领取人处签字。(有无特殊情况需总经理审批?比如数量限制等)第九条 各部门领用的烟酒未使用或者剩余的,领用人必须在24小时内退还综合部保管人员处,领用人必须在《烟酒采购领取登记表》签字确认退还且办理退还手续。第十条 每年1、7月初,由财务部会同综合部对公司库存烟酒进行盘点,同时盘点车辆内的烟酒情况,形成《烟酒盘点登记表》,上报总经理。

第十一条 保管员要时时掌握烟酒库存量的情况,月末,采购人员与保管人员进行盘点,若有盘盈或盘亏情况,应及时查清原因,上报分管领导,分情况予以处理。

第十二条 《烟酒采购领取登记表》禁止涂改,对于登记错误进行涂改的,必须经第三方签字认可。第十三条 各项签字必须严格执行,禁止代签。第十四条 公司购买的茶叶及商务卡参照此制度执行。

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