浅谈秘书形象的塑造 别文娟_秘书形象的塑造
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目 录
一、秘书形象的内涵 ····················································· 2
（一）秘书形象 ························································ 2
二、塑造秘书形象的意义 ················································ 3
（一）良好的秘书形象有利于展现个人素养 ····························· 3
（二）良好的秘书形象有利于人际交往 ·································· 4
（三）良好的秘书形象有利于提高企业形象 ····························· 4
三、塑造秘书形象的途径 ·················································· 5
（一）、塑造得体的外在形象 ············································· 5
（二）塑造优美的内在形象 ·············································· 9
参考文献 ································································· 12
后记 ····································································· 13
浅谈秘书形象的塑造
摘 要：形象是一个团体和组织的外在资产，是一个人的灵魂所在。`然而，良好的形象并非与生俱来，而是长期注重自身修养、规范举止仪表的结果。因此，良好形象的塑造越来越受到人们的重视。而与一般个人形象相比，秘书形象不仅体现着自身的素养，而且还代表着其领导和所在企业的形象。由于秘书形象的重要性，这就要求秘书更加注重塑造得体的形象。本文将阐述秘书形象的内涵及其重要性，并将着重从外在形象和内在形象两方面阐述如何塑造秘书的良好形象。关键词：秘书形象；塑造；途径.在21世纪的今天，优胜劣汰、适者生存，成为人类社会共同遵守的生存准则。而不论是企业、个人还是商品，要想在激烈竞争的波峰浪尖上不被淘汰、立于不败之地，就必须独具特色，既有良好的品质，又有精彩的包装与形象。因此，形象设计与塑造正以迅雷不及掩耳之势走进我们的生活。而作为秘书，由于其职业的特殊性，更要养成随时随地注意保持和塑造自己良好的职业形象的习惯。
一、秘书形象的内涵
（一）秘书形象。
秘书形象是指秘书在公众面前树立的印象，它是通过衣着打扮、言行举止反映出你专业的态度、知识、技能等。它具体包括外在形象和内在形象两个方面。外在形象是指人的外观感觉，主要包括仪容仪表、行为举止、语言谈吐。仪容仪表又包括天然形象和外饰形象两个方面。天然形象指的是人的自然资质，包括五官、脸形、头发、身材、体型、皮肤等，它主要是由遗传等客观因素决定的。
（1）外饰形象是一个人通过人工方法装饰自己所形成的一种外观形象，通常采用的方式有服饰、美容、化妆等。天然形象和外饰形象的有机结合形成一个人的仪容仪表，仪容仪表之美体现了自然美和修饰美的和谐统一。行为举止、语 2 言谈吐统称行为形象，是人们在一定理智、情感和意志支配下的活动，在交际活动中，一个人的举止言行都会给人留下直观的印象。它动态地展现了一个人的外表，是外表的重要组成部分。在外在形象的三个组成部分中，天然形象是人们后天无法改变或极难改变的；外饰形象和行为形象的塑造最具弹性和创造空间，是个人形象塑造最易出成效的部分。
（2）内在形象实质指人的内在素养，主要包括道德情操、理想追求、心理状态、文化知识、身心健康、审美情趣、礼仪规范等。凡是到服装商场购买衣服的人，都见过穿着流行服装、姿态造型微妙微翘的石膏模特，他们苗条、健美的身材使件件衣裳顿然生辉。然而，人们大多会赞美服饰之美，而很少赞美石膏模特的可爱，因为石膏模特徒有躯壳，而无灵魂。
内在素养是外在形象的基础，外在形象是内在素养的外化。因此，良好的个人形象是应是内外和谐美的统一。
二、塑造秘书形象的意义
（一）良好的秘书形象有利于展现个人素养
作为一名秘书，若想得到社会、老板与他人的关注，赢得机遇，走向成功，就需要让自己拥有良好的个人形象，独具形象魅力。个人形象是影响他人的捷径，他人通过对你形象的直观感受，来判断你的能力和智慧、修养与内涵。而个人形象的重要性源自第一印象的重要性，在人际交往过程中“第一印象”往往会直接影响日后的交往能否顺利进行。就第一印象而言，谁都只有一次机会。秘书人员与来访者初次接触，总希望在较短时间内给人留下美好的第一印象。
相信你也有这样类似的经历或心理体验，如果你第一次与一个秘书见面，而他穿着一件褪色的衬衫、足登一双落满灰尘的皮鞋，西装肮脏，举止粗鲁，言行失度，那么你对他的第一印象一定非常糟糕，你一定会觉得这位秘书既无成就又无修养，也无力负担起与身份相称的衣着，或者觉得这位秘书从来就习惯于不修边幅！相反，如果你第一次与他见面时，他衣着整洁、dianya，具有良好的个人形象，那么在你对他的第一印象里，一定是觉得他是一个有修养、有能力的人。那么，你以后有必要深入接触他的时候，你对他的第一印象将会一直影响着你对他的看法，因为第一次见面时所获得的印象是最重要的。在第一次与对方接触，你就已经根据对方的身体相貌、动作行为及仪表谈吐等，结合自己的生活经历、爱憎好恶，对他作出了综合性和评鉴性的判断，假如这一判断有失真实，再想更改就十分困难了，因为他的第一印象已经根深蒂固地保存在于你的意识之中。
在个性时代的今天，每个人都希望给他人留下美好的第一印象，因为人们常以第一次交往的知觉作为判断对方人品、能力的依据，并确定是否继续交往以及交往的方式、交往的深度，而这完全取决于我们是否拥有良好的个人形象。
（二）良好的秘书形象有利于人际交往
秘书良好的人际关系有利于营造良好、愉悦的工作气氛，使公司充满活力与生机。不仅提高了工作效率，而且可以让工作中的人心情舒畅，这样的结果是管理者和员工都希望看到的。而秘书人员每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际、交流。秘书人员能否处理好人际关系，直接影响着秘书工作的成败。在人际交往过程中，秘书人员是公关活动的主体，其个人形象直接影响公众心理，影响公关活动的过程和结果，如果你传递的语言信息与你的形象传达的信息一致，对方就容易对你产生信任感，这就有助于与对方建立良好的关系。对此我们必须在公关活动中保持良好的形象。这就要求我们要做到谦虚诚实、热情友好，要保持良好的气质风度，要显现出较高的礼仪素养；行为举止要规范，语言谈吐要优雅，仪容仪表要得体，没有人喜欢不懂礼貌、那他的人。良好的个人形象在公关活动中是被人接受、受人欢迎的重要手段。
（三）良好的秘书形象有利于提高企业形象
在一个企业里，秘书代表着一个公司的形象，可以说秘书的一举一动都反映着企业的形象，一言一行都是企业文化的折射。目前，世界经济形势正在发生重大变化，多元化经济格局和国际市场一体化趋势要求企业调动一切积极因素，利用一切有效手段，提高企业的知名度。秘书良好的形象可以显示企业的实力，在外观上可以给人一种管理科学、制度严格、训练有素的印象。如：秘书跟随领 4 导出去谈判时，穿着大方得体、行为规范、谈吐优雅，拥有良好的气质风度、礼仪素养，则对方通过你良好形象也会觉得你所在企业也是一个管理科学、有实力、值得信赖的企业，从而，在无形中塑造了企业良好的形象。在平时秘书也不可避免地要同公司内外各种人接触，其服饰、打扮、行为举止直接关系到公司的形象，因为每个人看到秘书的形象就会联想到这个公司的形象，为此秘书必须随时随地保持良好的形象
电视剧《婆婆•媳妇•小姑》中的那位秘书小姐，因穿了一双抽丝后又织好的皱皱巴巴的长筒袜，而影响了企业的良好形象，导致其服务的服装公司在商务谈判中失败。客商认为，对于一个服装公司，其秘书小姐有如此不雅之装束，让人如何相信其产品的质量呢？
对于一个企业来说，秘书作为企业的一员，不仅代表个人的形象，而且还代表着企业的形象，代表着组织的实力与信誉，反映着企业文化和员工的精神面貌，为此，许多企业要求秘书时时保持良好的个人形象，以便提高企业的形象。
三、塑造秘书形象的途径
由于秘书形象的重要性，秘书必须塑造良好的形象。而良好的形象是内外和谐的美，良好的外在形象，即得体的举止、端庄的仪表、高雅的谈吐，是以其渊博的知识素养、高尚的道德情操、健康的心理状态为基础的，是其整体素质的全面展现。而内在美虽然重要，但它必须通过外在的形式即外在美才能展现出来。因此秘书应主要从外在和内在两方面塑造自己良好的形象。
（一）、塑造得体的外在形象
1、注重修饰仪容仪表
仪容仪表是个人形象最基本要求，是人们精神需求的一部分，是一种美的享受，同时又反作用于心灵，使心灵经过美的陶冶潜移默化地向更高、更美的境界升华。秘书更要注意以下几个方面：
第一、要保持整洁的发型，即头发要保持干干净净、整整齐齐、长短适当，发型简单大方、朴素典雅。要勤洗发、勤理发，把头发梳理到位。第二、要保持清爽的面孔，不允许面部不干净、不卫生。要做到这一点，必须勤洗脸，不使自己的面部存在一丝一毫的汗渍、泪渍以及不洁之物。还要注意经常检查和修剪鼻毛，最后还要注意去除口腔的多余物。要消除口腔异味，养成在参加商务活动前不吃生蒜、生葱和韭菜一类带刺激性气味的食物的良好习惯。
第三，要保持干净的手部，必须勤洗手，常剪指甲，决不要留长指甲。第四，女秘书应适度化妆。工作岗位上宜施淡妆，白天的社交活动也应是淡妆。浓妆只适合晚上的娱乐性活动，如舞会等。在喜庆的场合化妆可以艳丽些，以红头热烈的气氛；而在吊唁、丧礼的场合浓妆艳抹则是非常失礼的，此时只允许施淡妆。
2、合理搭配服饰
俗话说：“佛靠金装，人靠衣装”。“衣”在人们日常生活的“衣食住行”中居于首要地位，具有非同寻常的作用。从某种意义上说，服饰是人的形体的外延，服饰犹如人的第二皮肤，与人们的生活息息相关。一个人如何着装，反映着他的精神面貌、文化素质和审美水平，是懂不懂礼节的一个重要表现。
服饰在塑造美的形象上能变缺憾为完美，是个人形象的外包装，是塑造个人形象的重要手段。没有端庄、大方、典雅的服饰，就不会有良好的形象与风度。仪表堂堂，风度翩翩，虽然离不开先天的遗传，但更少不了后天的修饰与点缀。服饰可以弥补人的缺陷不足，使其外在形象得以美化；服饰也能影响人的心理状态，体现人的能力与地位，使其内在涵养得以升华。
服饰美并不是指穿戴要高档、打扮要时尚，而是讲服饰要得体、大方，并与所参加活动的时间、地点、场合相协调，与本人的年龄、性别、肤色、体型相适应，与职业身份、角色、地位相吻合，这是秘书在工作中塑造和维护自身形象的基础。秘书着装的总的要求是整洁、素雅、美观、大方。服饰是一种无声的语言，它虽是外在的，但得体的服饰不仅能体现个人的文化修养、审美情趣、气质品位与工作态度，还有助于维护所在企业的整体形象。因此，秘书既不能在衣着打扮上像时装模特，太前卫华丽，又不能穿得粗俗乏味。所以不能过分赶新潮，一味 6 追求时髦，款式标新立异，否则容易给人以轻佻、浮华不实的印象。因此秘书一般以西服、套装为好，这样会使秘书更显俏丽、洒脱、典雅、精干。
3、努力规范行为举止
行为举止指人的举手投足、一颦一笑。现实生活中我们常常通过一个人的动作、表情、身姿等细小的行为举止来判断其思想感情和心理状态。而秘书的举止美主要表现为大方而不忸怩，自然而不造作，灵活而不呆板，庄重而不轻浮，在任何场合都落落大方、彬彬有礼洒脱自如、精神抖擞。举止规范的基本原则就是保持端庄、文静、温和的形象，使对方对你产生尊重和信赖。
秘书的一举一动都反映着企业的形象，因此，注意行为举止是十分必要的。秘书要做到行为举止美，就要做到行为守规范，合乎法纪，合乎道德，合乎人情。要明白哪些可以为，哪些不可以为，以及应该怎样为。就要做到举止要彬彬有礼，以礼待人，尊重别人，敬老爱幼，决不能高傲自大、粗暴蛮横，或者卑躬屈膝。秘书人员要经常检查自己的行为，注意纠正越轨的行为，凡事掌握“度”，克制过激情绪和“一时冲动”，把自己的行为约束在法律、纪律、制度和社会道德、风俗人情的范围之内。
许多人认为，举止行为是小事；甚至有人觉得做大事者不拘小节。但小节虽小，后果却非同一般，正确处理小节在很多时候是办好大事的基础和前提。良好的行为举止能使人具有魅力。一个人高深的修养、丰富的内涵，常常通过其大方的举止、端庄的仪表体现出来；相反，自私浅薄、粗鲁无礼同样能由其举止暴露无异，而这些不雅的姿态和动作，则有损个人形象，有时还会造成不良的影响。比如，谈话中下意识地摸后脑勺，就是尴尬不自然的动作，是拘束和怯场的表现，会被认为不善言谈、没见过大世面、交际经验贫乏；听人讲话时东张西望，会被认为心不在焉、不尊重他人；背着双手站立或行走，也会令人生厌，会被认为装腔作势、傲慢无礼；走路低头弓背、神态无力，则是消极、怯懦的表现，会被人认为没有生机、缺乏自信。
姿态动作的美是人体在动态中展示出来的美，是人体美的重要表现，是个人 7 形象美的基础。举止得体不仅是搞好人际关系的先决条件，也是修养和魅力的具体表现。
4、培养优雅的谈吐
谈吐即通常所说的口才，它是人们传递信息、沟通感情的主要手段。它是一件看不见的外衣，它常常和人的衣着、相貌、举止一起构成判断一个人有无教养与品位高低的外在标准。在人际交往日益频繁的今天，口才与交际能力是人们生存的需要，是提高素质、开发潜能的主要途径，是驾驭生活、改善人生的无价之宝。
“良言一语三冬暖，六月寒”是对口语交际效果的最好概括。要达到社会交际的目的，人首先要有话说，其次要把话说好听，使听的人不但听得懂，而且听得顺耳。娓娓动听的词语、温和悦耳的语调、富于乐感的节奏、幽默诙谐的语气，把语言的形式和内容紧密结合起来，既提高了双方的沟通效能，又增加了自身的形象魅力；粗鲁无礼、呆板生硬、强词夺理的话语，不仅伤害他人的情感、恶化人际关系，而且会严重损害自己的个人形象。因此，秘书人员应该掌握谈话的艺术。秘书汇报工作、传达指令、介绍情况、交流信息、发表意见、提出建议、接待来访等，都要说话。虽然人人都会说话，但要在各种不同场合把话说得恰到好处，达到交流和办事的目的，都是一种yis、一种水平。秘书说话应做到鲜明准确、简练平实，让人一听就懂，还要讲究文明礼貌，体现亲和力。不然，会有损自己形象，有损公司形象。
如果说，行为举止塑造一个人的外在形象，那么语言谈吐则塑造人的智慧和灵魂的形象。在外在形象的诸构成要素中，虽然行为举止、仪表仪态与人的内在涵养不可分，但语言谈吐更能全面、深刻得展示一个人的综合素质。因为谈吐能力是以渊博的知识、严密的思维、富于哲理的思想、高深的文学素养等为支柱的。从这个意义上说，谈吐是一个人外在形象的无形“外衣”，她同有形的外衣、相貌几举止一起，构成了外在形象的全部内容。
（二）塑造优美的内在形象良好的个人形象是内、外美的统一，内在素养是个人形象的坚实根基。内在美相协调，真善美相统一，才能达到“秀外慧中”的完美境界，才能使自己的形象永具魅力。而内在素养中，道德情操是形象美的源泉，理想追求是形象美的至境，文化知识是形象美的潜能，身心健康是形象美的基石，审美情趣是形象美的“罗盘”，礼仪规范是形象美的标尺。
1、加强道德修养，树立崇高理想
道德修养是形象之源。真诚是道德品质的重要内涵，也是做人的基本准则。真诚是一种美德，它能展示人金子般的内心世界，能使人朴实的形象投射出诱人的魅力。善良是道德之首，人的许多美德如坦率、真诚、守信、宽容、尊重、礼让等都是建立在善良基础之上的。美好的个人形象也以善良为源头，没有善良，形象就成了无源之水、无本之木。
真与善是道德永恒的核心、的主题，真与善构成了人的心灵美，而心灵美决定着个人形象的美。因此，道德修养决定人的形象，形象是道德的外化。一个人心地善良、待人真诚，表现在他的行动上，必然是待人诚实、乐善好施、敬业守信、勤勤恳恳。秘书人员要使自己的形象美，首先要有心灵美，要总成善良、襟怀坦白，做一个正直无私的人。其次要提高自己的思想品位，树立美好的理想，将思想、精神体现在感情中，这样才能创造出完美的人格。倘若秘书具备了完美的人格、高尚的理想追求，就能从一个眼神、一个微笑、一句简短的话语中体现出良好的精神气质，给人以美感。
理想、志气可以产生人格的力量，使人自强不息，在恶势力面前保持自己的尊严。因此，理想、志气可以使人至善至美。毫无疑问，崇高而切合自身的理想追求，坚忍不拔的志向，是人格魅力之源泉，是个人形象之魂魄。
2、锻炼健康体魄，培育积极心态
良好的个人形象，典雅的气质风度，是以人的健康为基础的。只有真正健康的人，才可以塑造出完美的个人形象。由于秘书事物的繁杂性，更要拥有一个健康的体魄。而要拥有一个健康的体魄，就必须适当做一些锻炼，如：跑步、打球、9 游泳等。
良好形象的标志之一是心理健康。无数事实表明，良好的心态、良好的心理素质是积极心态作用的结果。从某种意义上讲，拥有积极的心态，就拥有了深层的形象魅力。
人的个性有着先天的遗传和后天的塑造，而心理要素完全取决于后天的培养和完善。高尚的品质、健康的心理、充分的自信，再配以服饰效果，是秘书迈向事业成功的第一步。
3、丰富文化知识，提高内在修养
气质风度，是人的内在涵养与知识的外在表现。也就是说，知识与涵养是气质风度的内在神韵。知识给人智慧，知识使人完善，知识造就美德，知识使人豁达，知识使人善辩。知识可以使人拥有智慧、美德、才华，而拥有这一切的人，才是有修养之人。
良好的外在形象是建立在自身的文化修养基础之上的，而人的个性及心理素质则要靠丰富的文化修养来调节。具备了一定的文化修养，才能使自身的形象更加丰满、完善。
4、陶冶审美情趣，掌握形象“luopan”
良好的个人形象是处处体现着美、展示着美的形象，要设计和塑造理想的个人形象，就必须具有美的感受力、鉴赏和创造。审美素质，是感受美、欣赏美和创造美的能力。从某种意义上说，审美情趣是形象塑造的“罗盘”，它决定着形象设计的方向，影响着形象的美丑。提高审美素质，就是要培养一种高尚的感情；唯有高尚的感情，才能和美产生共鸣，奏出人生的绝妙乐章。
5、提高礼仪素养，规范个人形象
礼仪是人们在交际活动中应遵循的行为规范和准则。礼仪素养是指人们为了达到一定的社交目的，按照一定的礼仪规范要求，结合自己的实际情况，在礼仪品质、仪式等方面所进行的自我锻炼和自我改造。在日常的交往中，秘书应十分注重自己的言谈举止，以体现对他人的尊重。有些秘书在正式场合甚至在国际交 10 往中不修边幅，歪戴帽子斜穿衣，当众“打扫”个人卫生，这些都是礼仪修养不够的表现，都会给交往对象留下不良的印象，从而影响了个人形象。当人的行为举止、仪表谈吐受到礼仪的规范和约束后，就会以优雅的气质风度、良好的个人形象展现出来。因此，提高礼仪素养是塑造美好形象的重要手段和途径。
总之，人形象的美，归根结底应是内在美与外在美的统一。它要求人们要使美的心灵与美的仪表、美的谈吐、美的举止形成一个有机的整体，从而使人们在人生的舞台上尽展美的风采，赢得更多的喝彩，让形象的含金量不断增值。因此，秘书平时应注意用知识充实自己，提高道德修养，并在此基础上，演练口才、规范举止、美化服饰，造就优雅的谈吐培养潇洒的风度，塑造良好的形象，从而走向生活和事业成功的巅峰。
参 考 文 献
（1）杨剑宇.涉外秘书学概论.武汉:湖北科学技术出版社，2000.8，第1-3和39-40，（2）蔡超，杨锋.现代秘书实务.广州：暨南大学出版社，2006.12，第15-17和69
后 记
本文在撰写及修改过程中，得到了指导老师胡菲的大力支持，在此表示衷心感谢。
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