会议和重大活动工作流程和要点_工作流程梳理会议

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会议和重大活动工作流程和要点（试行）

一、会议筹备工作要点

1、会议筹备工作流程(以公司年度工作会议为例)会议场所预定→印发会议通知→统计会议回执→编制会议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场准备→住宿安排→餐饮安排→会议报到（接站）→发放会议资料→就餐→住宿→领导会见→会议召开→会议结束（送站）→会议总结。

2、会议筹备工作事项

（1）印发会议通知。总经理工作部按照公司总经理办公会研究通过的《关于召开公司****年度工作会议筹备方案》，以公司文件印发会议通知。会议通知主要说明会议召开的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及会址路线图等，并附会议回执单。

（2）制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上级相关组织、机构参会的领导名单，报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请柬。国家领导人和国家部委的请柬由总经理工作部负责发送；有关部门和相关组织、机构领导的请柬由相关部门负责发送。

（3）预定会议场所。根据会议规模预定会议地点。公司年度工作会议一般要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和贵宾休息室等。

（4）预定与会代表住房。根据参会人数预定会议所需房间数量，并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间，包括套房、单人标间、双人标间等。

（5）安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项，应考虑能容纳全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴请，其余时间为自助餐。会前确定就餐标准,提前制定菜单。注意食品卫生安全，尊重民族饮食习惯。

（6）准备会议文字材料。公司工作会议文字材料主要有：总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流（表态）发言、总结讲话等。

（7）草拟会议筹备方案。内容包括：

①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。

②会议组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员名单,并详细说明各小组工作分工，做到责任到人。

③制订会议经费预算。

④会场布置情况。包括主会场、主席台、分组讨论会议室、汇报厅、贵宾休息室等。

会场、汇报厅、贵宾接待室等。引导牌采用集团公司统一标识。

③会议办公用品。在会场附近充分准备如电脑、打印机、传真等办公设备以及耗材、办公用品等，达到集中办公条件。

④备好参会领导和会议代表席签。

（10）会议宣传方面准备。本着隆重、热烈、简朴的原则，视情况制定会场内外环境布置方案。可包括：

①会场外布置。包括会议宣传标语、气球、彩虹门等。②悬挂宣传标语。

③制作会场外欢迎横幅、电子标语。④制作主会场背景板、会场尾标。⑤制作宴会厅背景板。⑥制作会议展板、宣传片等。

⑦制作奖杯、奖牌、绶带和获奖证书。

⑧安排集体合影场地。包括前排座椅、椅签、后排的踏步等。

（11）交通方面准备。

①安排专人负责车辆调度和指挥，做好接送站的工作方案。②准备好迎接外邀领导的车辆和接送会议代表的中巴车和商务车。

（12）安排会场。

①预定会议用鲜花、绿植，制作主席台效果图并请领导 审定。

解决会议期间临时发生的问题，确保会议顺利进行。值班工作内容包括：完成会议领导机构和领导临时交办的事项；检查会议期间各时段的会场情况；信息的传递工作；采办会议急需的物品；安排落实参观、娱乐活动等；检查落实餐饮、宴会工作；督促检查会议合影的准备工作；解决会议代表的临时性困难；协调会议有关事务。

（16）做好会议结束后工作。包括：清理会场和代表房间，查看有无遗失的文件、资料、笔记等物品，防止因文件丢失造成泄密；清点会议用物品，包括桌签、电脑、打印机、投影仪、会议展板、引导牌、会议资料、烟、酒等物品；清退会议用房间；结算会议所有费用。

（17）会议资料整理归档。

二、庆典、仪式活动筹备工作要点

和花坛营造气氛。除特意摆设某种造型，疏密间隔、适宜为宜。花坛可用盆花或插花组成，插花的图形效果要好。

（5）设置演讲台（发言席）。摆放鲜花。

（6）准备投影仪。根据情况可设置一个或者两侧各一个投影幕布。

（7）后排横幅。根据情况会场后排可悬挂横幅，与背景板主题辉映。

（8）安排贵宾休息室。准备鲜花、茶水、矿泉水、香巾等物品。

（9）检查电源和消防设施。活动场地要有两路电源系统，防止突然停电造成活动中断。要提前做好消防预案工作，确保消防通道畅通，消防器材配备齐全。

3、会场外气氛布置

（1）活动场所可外挂欢迎横幅，庆祝活动可挂各庆贺单位竖排贺词；会场区域布置彩虹门、彩旗、气球，气球下挂竖排标语。

（2）报到处、主会场、就餐餐厅放置引导牌。（4）会场门前台阶可铺红地毯以烘托气氛。（5）根据活动的主题，制作宣传展板。

4、安排贵宾休息室（会见厅）。贵宾休息室安排在会场旁边较近位置，厅内摆放水果、鲜花、烟、茶水、香巾等物品。如有会见，可摆放会见双方代表的席签、鲜花、茶水，提前确定采访时间、地点、内容等事宜。

10、颁奖或揭牌安排。颁奖或揭牌前应进行彩排，确保活动万无一失。

11、文艺节目汇演安排。庆典、仪式活动需安排文艺节目汇演时，应成立专门机构，根据活动主题提前做好节目数量、质量的审核、节目类型等编排工作。

12、治安保卫、医疗安排。要提前做好治安保卫和医疗卫生工作，必要时可联系当地公安部门或医疗部门协助做好该项工作。

13、外文翻译。有外宾参加的活动，需提前安排外文翻译，或落实清楚外宾是否自带翻译。

三、接待工作要点0112、3、4〃〃〃〃〃〃等其它桌的位置，以离主桌位置远近而定，近高远低，右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌（见附图5——宴请座次安排）。

冷餐会（自助餐）常用于宴请人数众多的宾客。应设主宾席座位，其余各席不固定座位，食品与饮料均事先放置桌上，招待会开始后，自动取食进餐。少数民族宾客可设民族餐桌。

4、节目安排。如安排文艺节目，以第七、八排座位为最佳。观看电影以第十五排前后为好。专场演出应把贵宾席留给主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由出入。

附图1：大会领导座次安排

附图

2、照相座次安排

4附图

5、宴会座次安排

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