会议管理技巧作业_会议管理技巧

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主持人在主持会议中的技巧

一、在会议开始时

会议是多人进行交际沟通的场合。在开始时，主持人要营造出一种良好的或适宜的会议气氛可采用以下技巧：

1、主持人可用一个会议主题有关的故事或幽默玩笑的方式引入正题。

2、造成“我群感”。想方设法使与会者从心理上对会议有一种认同感，对会议群体有强烈的归属感。例如主持人可在休会期间到与会人员中去，与他们进行更多的交流；另外，主持人在会议中尽量避免使用“你们”这样的说话称呼与会成员，可采用重复使用“我们”、“我们的”、“我们这次会议”等术语，使与会者产生“我们”是一个整体的感觉。

3、对与会者参加会议的目的进行深入细致的研究，对不同目的加以分组和归类。评估你的听众，不可低估他们的才智，也不可高估他们知识的丰富程度；了解与会者中的每一个人，充分考虑与每个具有特殊个性的与会者的交流方式。

二、在会议进行中

良好的开端固然重要，但是会议的真正成功需要主持人在会议进行中做出不断努力，使良好的会议氛围贯穿始终，以下技巧是主持人经常使用的：

1、讨论。在会议讨论中虽然常有主要发言者但不能被几个人垄断，必要时可限定发言时间或询问其他人观点和看法；切忌发言之间毫无联系或交流，各唱各的，主持人可通过一些必要的插话，简短的小结论使讨论问题集中在某一点上。如果在会议中遇到冷场时，主持人要善于启发或选择思维敏捷、外向型的人率先发言。由于讨论的质量取决于与会者态度的相互影响，所以会议主持人必须既敏感又灵活。他必须能适应讨论问题多变的要求以及各人的性格。虽然没有可以作为模式的实际做法，领导讨论的能力一般可以应用以下原则和技巧得到改进：

(1)做好准备，会议主持人应对讨论主题的背景有充分的了解。

(2)事先思考，以便发现常见的可能出现的问题和反对者可能采取的论点。

(3)通过事先计划来防止干扰。假如打进来的电话必须接，就要考虑在另外的地方开会；要检查材料和视听设备，以保证一切顺利。

(4)为了让与会者感觉轻松，你应表现为小组的一员，而不是做有威胁性的局外人。幽默和插话能起作用，但当这种情况达到一定程度时，会议领导人要向小组及时提醒会议的目的。

(5)和听众一起平等合作，避免操纵人们。

(6)用通俗的语言讲话，不要总想表现得高人一等。

2、提问。在会议中，发问的最主要目的是在于启开话匣，以利沟通进行。一旦沟通网络被启开，主持人可借发问来实现下列目的：

(1)收集资料。“你可否概要地谈一谈此次你在东南亚考察市场所见所闻?

(2)透视对话者动机意向。“哪些因素促使你决定放弃此次的晋升机会?”

(3)提供资料。“你晓不晓得公司对所有编制内的员工均提供子女教育津贴”

(4)鼓励意见参与。“你对构想中的作息时间变动持什么样的看法?”

总之，主持人应把握时机，提出问题，吸引全体与会者的注意力。提问时，要把握时机，问题要明确具体，切忌语言含糊。当讨论已涉及某个问题但焦点又不十分明确时，及时提出问题，常能使讨论达到高潮，提问有利于打破会议僵局

3、发言。主持人不应在发言人尚未发言完毕时随便插嘴，但应控制发言人的发言时间。在发言之前，主持人应注意：

(1)确定自己对对话者的话语及感受理解程度。“让我总结一下你对这个问题的看法……我这个总结是否与你的看法一致？

(2)鼓动对话者对某一问题进行思考。“你认为扩大行销网在当前是不是一种明智的举措？”

(3)测定意见是否趋于一致。“这次加工资的幅度与你期待中的幅度的有无差距?”

(4)言归正传。“由于加班费的调整带出了许多有关问题的讨论，不知各位对我先前所提及的加班费调整幅度仍有什么意见。

如果有许多贵宾参加时，不必请贵宾一一致词，请其中一两位代表即可；如果同时有两人以上请求发言，这时，如果没有其他补充或都尚未发言时，主持人可请距离较远者先发言。有人发言时，主持人应看着发言人，仔细聆听。

4、牢牢掌握会议议程。主持人要善于观察与会者的性格、气质、素质和特点，并根据各类人员特点区别对待，因势导利，牢牢掌握会议进程。

(1)明确会议的目的，假如宗旨是解决问题，则用简洁而精确的话陈述问题，以使与会者确切了解会议内容。要正视和处理争论的焦点，避免争论白热化，个个面红耳赤。

(2)引导会议按规定的议程进行，始终要围绕中心议题展开。

(3)要遏制操纵会议的任何倾向，实际经验表明，任何人谈话超过时间的20%，就意味着失效。

三、会议结束时

随着会议的进行，主持人应及时总结会议取得成果、成功的经验和失败的教训。若会议的目标已经达到，即应尽快总结并结束会议。

(1)对已经达成的共识给予必要的重申，让与会者心中有数；

(2)对最后不能取得一致同意的意见，请有关部门各自会后沟通或反思，必要时向有关人员汇报；

(3)总结会议取得的成果、成功的经验和失败的教训；

(4)对有关在这次会议中表现突出的人员给予物质的精神的奖励。