秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务_四级秘书复习笔记

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2012秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务

一、值班工作

(一)值班的任务和作用

值班大致设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面：

1、办理领导交办的有关事项

2、下班后和放假期间的文件和事务处理

3、来访接待工作

4、沟通上下级通讯联系

5、记好当天大事记(三项记录：电话记录、接待记录、值班日记)

(二)对值班室与值班人员的要求

值班室要制定严格的岗位责任制，做到职责分明，奖罚分明。值班人员必须做到以下几点：

1、服务的精神和高度责任心

2、要提高警惕，遵守值班纪律

3、认真做好保密工作

4、接待来访来电要热情

5、要认真学习业务知识，提高业务水平

6、填写值班日志，做好交接工作

(三)值班日志与交接班

填写值班日记应注意以下事项：

1、填写值班者的姓名和值班时间

2、填写值班记录做到内容简明扼要，语言规范，字迹清楚，不加评论，不带个人感情，实事求是。

3、注意做好交接班工作

二、印章及介绍信的管理工作

印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。

(一)印章

秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。

作用：(1)标志作用(2)权威作用(3)法律作用。(4)凭证作用

(二)介绍信

(三)印信注意事项

1、印信的刻制

2、印章启用前应备文通知有关部门

3、保管者不得委托他人代管

4、盖章要端正，清晰

5、盖章要领：把握标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。

三、电话工作

(一)通话工作的内容

包括：打电话、接电话和作电话记录。

1、接打电话： 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。

2、电话记录

它包括五个部分：即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。

3、传话：问清收话人姓名、职务、电话号码。

7、会议礼仪服务的要求

(1)突出重点

(2)尽量满足合理要求

(3)从小处入手，注重细节

8、会议信息的分类

(1)按会议信息的作用划分：与会者信息、会议指导性和宣传性信息、会议议题性信息、会议主题内容信息、记录性和结果性文件信息、会议的程序性文件信息、会议交流性文件信息、会议参考性信息、会议管理性信息

(2)按会议信息的保密性划分：保密性会议信息、内部性会议信息、公开性会议信息

(3)按会议信息传递方式划分：会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息

9、收集会议信息的程序

(1)确定会议信息的搜集范围

(2)选择会议信息的搜集渠道

(3)确定搜集会议信息的方法

10、会议纪要工作程序

是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。

(1)完善会议记录

(2)起草、编写会议纪要

(3)确定引发范围

(4)接受者确认

(5)领导签字

(6)打印成文

(7)印制、分发或归档保存

11、会议经费结算程序

(1)通知与会人员结算时间地点

(2)清点费用支出发票

(3)核实发票

(4)填写报销单、将发票贴于报销单背面

(5)请领导签字

(6)到财务部门报销

(7)与相关部门及人员结清费用