会议公司会议服务指南_会议服务指南
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会议接待流程
（主办方：主办单位；承办方：承办单位；协办方：会务公司）一：会议资料准备
1：学习资料（主/承办单位提供）
2：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。（主/承办单位提供）
3：会议资料（报道须知协办方根据要求/参会人数刷印）
4：领导发言稿（主、承办单位提供）
5：会议用背景墙图片（主/承办单位提供）
6：幅(欢迎布标、会议室布标)(主/承办方提供)
7：会议礼品（主/承办单位按参会人数准备）
8：会议代表证（主/承办单位提供）
9：会议用餐券（协办方提供）
二：设备及设施准备
1：投影仪
2：广告牌按设计稿制作好，根据要求准备
3：会议室一间（根据参会人数预定）
4：车辆准备(根据要求安排接送站服务)
5：麦克风根据会议要求提供
6：订制领导座次牌（根据要求安排）
7：会议形式：座谈/桌形式/剧院(按要求安排)
三：会前准备工作程序
1：根据会务组要求，代表报到前，会议室会场布置(或分组讨论)（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按要求落实到位。
2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。3：提前检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。
4：提前完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设 备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。6：在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。
四：会议其它费用开支预算
1、按实际消费结算（会议用房、餐、会议室、车、发票、旅游费、会议杂费支出（如课酬、横幅、茶歇等各报销项目）等。）
五：会场布置
1：布场。
2：按会议规定的要求布置好会场。
3：设立会务人员发放会议用品及文件，维护会场秩序。
六：人员安排（财务人员、房餐、旅游咨询、总勤（老师、会议室、车辆））1：根据会议需求安排会务接待小组:如财务人员(收费),住房登记员，票务，考察咨询，督导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）
2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务
3：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临 时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。
4：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务
5：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生 活服务
七：发票的开据
在会议前通知上注明由我方协办、会议期间我方根据代表实际消费/需要(会议主办方要 求)，开据正式发票（会议发票/酒店的住宿发票）。
八：会议接站
1：会议报到当天，安排接站。
2：人员及车辆安排
1）：接站车辆：根据主办方要求派车
2）：领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送，有特殊要求的提前安排，保证准确安全接待。
九：会议报到
1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”
2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金 额、入住天数、房间号、考察线路等。
3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关 事宜，及时妥善处理好代表要求。
4：根据主办方要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察等会议用品5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存
6：提前打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表
7：会务组24小时有专职服务，随时接待安排参会代表
十：会议期间
1：要求酒店落实叫早/叫醒服务
2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进 行
3：落实会议室布置情况、根据上课时间接送讲课老师、维护课堂秩序
4：安排好旅游线路、落实返程机、车票的登记
5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈
6：与酒店 公司财务人员协调好票据的开取
7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程
8；会议财务人员核准账单（根据收据填写收费明细、制作会议账单）（根据账单核准旅游/返 住等信息）待准确无误后安排落实到位。
十一：会议考察
1：代表的安全问题
1）、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。
2）、我方承诺确保代表返程机、车票，并根据主办方要求按代表返程时间及方向分批送行，取保顺利返程
十二：会议结束工作
1：会议结算
1）：我方向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐标准及情况、用房标准及情况、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误。
2）：我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争取最大的利益。2：会议返程
1）：我方根据主办方要求统计代表返程机、车票时间及方向，分批送站，使代表顺利返程。
2）：我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务。
3）：我方向代表全面征求意见，了解此会议的满意程度，并向主办方反馈。
