简述会议沟通技巧及其使用_会议沟通技巧

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简述会议沟通技巧及其使用

答：会议沟通的五要素：目的意图、沟通对象、信息内容、方式方法、时间安排

1、筹划会议的方法

A、筹划一个会议时首先要问自己：会议的目的何在；是不是非开不可；有没有更好的沟通方式

B、沟通对象：如果会议所要涉及的问题只需要部分人的意见，那么只让这些人参加会议就可以了。但是不要忘记，要让所有的相关的人都能看到会议记录。类似情况还有，有时一些人不必全程参加会议，例如某些会议可以邀请部门以外的人员参加，最好把与他们有关的事务安排在会议开始阶段，这些事务完成讨论时他们就可以退席了。

在会前，与会人员可能需要了解某些背景知识和信息，就及时提供，以便参会人员准备会议发言和建议。

2、会议对象的选择方法

A、当确定会议参加人员时，应该考虑：哪些人参加会议；哪些人阶段性参加会议；哪些人

需要了解会议的背景知识和信息

B、信息内容：会前将会议的全部议程发给每位与会人员的做法有很多好处，例如有助于明

确会议目的提高会议效率等。如果会议还准备了一些背景材料，也可以随议程表一同分发。其中会议议程中包含许多必须考虑的问题。

3、会议的议程

A、准备会议议程时应考虑：议程中包括的议题和议题的先后顺序；每一议题由谁负责准备；

由谁负责资料及文件；每个议题的预期结果；每个议题预计花费的时间。

B、方式方法：面对面会议：与会人员当面讨论问题；电话会议：利用远程通信设备，与会

人员异地同时参加会议；电视会议：身处异地的与会人员在约定的时间通过音像设施，实时观察和听取对方谈话，相互沟通；

C、网络会议：通过因特网或都内部局域网在一段时间内进行交流讨论。与会人员通过书面

信息进行交流，人人都可以看到别人的发言。主持人需要协调各方面意见以加速讨论进程

D、在选择会议形式时应该优先考虑两个总理（1）问题是否很紧急：如果时间紧迫，可以

考虑使用电话会议；（2）人缘的召集：如果工作地点相距遥远，人员不容易再同一时间集中，可以采用电话、电视或网络方式召开会议。如果要尝试一种新的方法，首先要确保花费一定时间进行实践。对那些还不适应这种方式的与会人员，可以事前安排时间进行培训。

E、时间安排：无论选择哪种会议方式，都必须确定开会时间和会议期限。这取决于会议需

要做多少准备工作，何时能够准备妥当。

5会议的时间安排

A、面对面会议、电话会议或电视会议需要确定：对于会议目的和人员来说，何日何时开会最合适；需要多长时间准备；会期多长。对于网络会议来说，可能延续几天，这取决于会议中讨论问题，它需要确定：何时开始；延续时间多长。