四级秘书操作实务题重点_秘书四级实操题答案

2020-02-27 其他范文下载本文

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谈一谈会议时间长短的问题：会议时间超过两个小时或者涉及的问题太多，会议效率都会下降。如果议程要求的时间很长，那么可以安排一系列的短时间会议。对待很长的报告，可以要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，但在口头报告时必须只涉及最重要的项目或者只是那些需要集体进行讨论的事项。

会议议程编制的原则1按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序2每个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示出来

会议值班工作的主要内容1值班电话记录。主要包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。2值班接待记录。主要记录来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方式等内容。3值班日记。主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记，使接班人员保持工作的连续性。做好信息传递。及时将重要或需要紧急处理的信息向有关人员通报。值班工作制度信息处理制度

2、岗位责任制度

3、交接班制度

值班工作的主要任务1在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。2要加强与会议无关人员出入会场的控制，特别是像新产品鉴定会等保密性较强的会议更不能让外人随意进出。3手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联系、请示。4要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。5要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。6必要时，要负责监督和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。7做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。8必要时，应建立主管领导带班制度。

为会议记录做好准备工作1准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。2准备好录音机和录音笔补充手工记录。3要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，在需要核对相关数据和事实时随时使用。4在开会之前提前到达会场，安排好做会议记录的地方，迅速做出一张与会人员的座位表，便于识别会议上的发言人5提前参阅一下其他的会议记录，揣摩一下其行文结构、细节内容。6再利用录音机的同时，必须手工记录，这样不仅整理记录的速度快，而且可以防止录音机中途出故障而漏掉内容。

会议记录的内容1会议描述。包括会议类型、时间、地点、日期2与会者姓名。主席的名字在最前面，办事人员的名字在最后面3缺席者请假条 4宣读上次会议记录 5由会议记录中产生的问题 6通讯情况 7一般事务8其他事务9下次会议日期10主席签名、记录人员签名反馈会议信息的要求1会议的信息反馈要注意点面结合，正负反馈结合，不仅要看到成就，更要收集会议未能有效解决的问题和议而未决的事项。2会议信息反馈的目的要明确，要看服务对象3充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。反馈会议信息工作程序1布置会议信息收集工作2会议信息的搜集渠道的选择和建设3建立定期的会议信息反馈制度4做好会议信息的反馈汇报工作5抓好会议反馈信息的落实工作收集会议文件资料的要求1确定会议文件资料的收集范围2收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全3选择收集文件渠道，运用收集文件资料的不同方式方法4与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续5收集整理过程中要注意保密

需收集的文件资料1会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件2会议期间产生的文件。包括决定、决议、提案、会议记录、会议简报等3会后产生的文件。包括会议纪要，传达提纲、会议新闻报道等会议文件的立卷归档含义：会议文件资料的立卷归档是指会议结束后根据会议文件的内在联系加以整理，分门别类的组成一个或一套案卷，归入档案。这是将现行会议文件转化为档案的重要步骤，是档案工作的基础。意义：1保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。2保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。3保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。4保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

会议财务管理应遵循的原则

1、遵守制度，严格手续

2、量入为出，收支平衡

3、精打细算，厉行节约

完善会议决定事项的催办制度

①会议决定事项催办的意义和目的：使会议精神落到实处，防止有关单位或部门不重视会议交办事项，长期推诿、拖延，工作效率低下；或从部门利益出发采取消极态度，故意不办。②检查催办工作要求做到：明确催办人员；健全登记制度，建立催办登记簿，定期记载催办事项的进展状况；建立汇报制度，汇报催办事项的落实情况。要建立会议决定事项催办的汇报制度、登记制度等。登记制度应该设置会议决定事项传达催办登记表。③会议决定事项催办方式: 1发文催办。催办文件上需要写明要求贯彻执行的决定、决议的内容和条文；写明办理要求、办理时限。并要求将办理结果及时书面汇报。2电话催办。优点：可以直接找到执行的当事人；双向沟通。3派员催办。派员催办比电话催办更为直接，是一种面对面的催办形式。4约请承办部门来人汇报。④会议决定事项催办的基本程序: 对会议决定事项传达→根据催办与登记制度进行催办→进行反馈。

接待计划的主要内容1确定接待规格。即确定本次接待有哪些高层管理者出面、其他陪同者、住宿、用车、餐饮的规格等。2日程安排。包括来访的起止时间、每天的活动内容等。一般以表格的形式列出。3经费预算。包括工作经费，住宿费，餐饮费，劳务费，交通费，参观、游览、娱乐费用，礼品费，宣传、公关费用，其他费用。4工作人员。根据接待规格和活动内容确定工作人员的构成和数量。接待计划的工作程序（1）了解掌握背景资料（2）草拟接待计划（3）与本单位相关部门沟通情况（4）与来访者沟通情况（5）报请上司审批

注意事项（1）遵守本单位接待的规章制度（2）了解来宾的饮食习惯（3）做好保密工作印章颁发与启用印章启用前的准备①选定印章的启用时间②提前向有关单位发出正式启用的通知并附上印模③填写“印模卡”一式两份（一份留存，一份交上级备案）④在印章启用通知所规定的生效日之前，所刻印章不得使用。印章颁发与启用的要点①为安全起见，取公章应实行双人同行制。②取回公章后，立即交办公室负责人拆封检验，制定专人保管。③使用单位启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门。上级主管部门和使用单位都要把印模和启用日期的材料立卷归档，永久保存。

商务旅行计划内容（1）出差时间、启程和返回日期，接站安排；（2）出差线路，住宿安排；

（3）会晤计划；（4）交通工具的选择；（5）携带的文件；（6）上司和接待人的特别要求；

（7）上司旅行区域的天气状况；（8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等；（9）差旅费用；（10）上司住宅电话号码。

商务费用报销的工作步骤1申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途和金额等情况，并亲自鉴定。2该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。3一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款，一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。4在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符，并应盖有出具发票单位的财务章。5商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销表”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。6如果实施商务工作时，计划的费用还不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可以得到报销。

上司临时交办事项的特点意义：①有利于减轻上司工作负担，提高上司工作效率②有利于检出上司后顾之忧，保证上司集中精力抓大事特点：①广泛性 ②临时性 ③具体性 ④紧迫性上司临时交办事项的范围文书工作事项会务工作事项信访工作事项信息工作事项调研工作事项督查工作事项联络工作事项协调工作事项接待工作事项其他工作事项

数码相机与传统相机区别1感光不同 2存储介质不同 3图像质量不同 4输入输出方式不同注意事项 1数码相机不适宜拍摄自然风光2拍摄时尽量靠近被摄物体3取景要准确4在逆光拍摄时要使用闪光灯进行补光

刻录机主要性能指标1数据传输速度 2缓存容量 3兼容性

刻录机使用的注意事项（1）安装时注意散热（2）保持清洁（3）避免刻录机长时间工作

（4）刻录过程中尽量不要执行其他程序，不要对刻录机面板按键进行操作，不要随意关闭刻录软件（5）及时取出盘片

阅读筛选信息资料的方法1留意标题

2、复印、裁剪

3、摘记

4、标记说明

信息筛选的要求1要分析信息需求，选择对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息 2带有倾向性、动向性或突发性的信息3能预见未来发展趋势、能为决策提供超前服务的信息4剔除虚假、过时、重复、缺少实际内容的信息

筛选信息的程序1看来源

2、看标题

3、看正文

4、决定取舍

文书校对的内容1校订清样上的错字、漏字、多字2规范字体、字号3检查版式、标题是否端正、页码是否连贯，行、字距离是否均匀，版面是否美观4检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误5检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处文书校对的要求1把握原则，仔细校对2认真仔细，一丝不苟

3、校对文稿时正确使用校对符号

4、校对一般要进行一校、二校、三校3个校次

文书传阅的要求1迅速、准确地文书送达阅文人2文书的传阅要区分内容的轻重缓急和职责分工3传阅的顺次是从管理层到一般人员

传阅的方式1开辟阅文室

2、会议集中传达

3、复印文书副本

4、利用内部刊物

5、利用现代化技术手段与通讯设备

文书传阅的注意事项1严格传阅范围

2、严禁文件横传

3、调控文件运行

4、履行必须的传阅手续

5、选择合适的阅文方式

档案鉴定工作的要求1逐件、逐页阅读档案内容

2、综合分析文件的各方面特征

3、结合档案的需求判定档案价值

分析档案的价值1分析档案来源（看档案的形成者）2分析档案的内容，分析档案内容的重要性、独特性与时效性3分析档案的形式特征，看文件名称和外形特征4分析档案的技术因素，看档案内容的技术水平5分析档案的功能因素6分析档案差生时间，文件产生的时间越早越珍贵

 备忘录：备忘录发给：XX 发自：钟苗时间主题内容

 请示：腾达公司关于实施员工持股计划的请示

市国有资产管理局：

根据政策规定，本公司作为..拟实行..现将有关事项请示如下：

以上请示妥否，请批示

XXXX年X月X日（印章）

宏远公司2009年第二次总经理办公会议程表

宏远公司2009年第二次总经理办公会定于2009年2月5日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1．如何开展公司2009年第一次春季商品的促销活动。2…

第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。

总经理办公室

2009年1月30日

（备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。第二和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。）



 电子邮件：1．电子邮件格式正确 2… 函：华荣公司人力资源部关于丁小强人事调查的函特此函达，请予复函。复函：××公司人事部关于丁小强同志情况的复函特此函复。意向书：

意向书

××市星城汽车制造厂（以下简称甲方）与宏远汽车股份有限公司（台商，以下简称乙方），经过友好协商，双方本着平等互利的原则，达成初步合作意向，主要内容如下：

一、十、未尽事宜，双方将在各方上级批准后，再行具体协商。

甲方乙方

××市星城汽车制造厂宏远汽车股份有限公司

（印章）（印章）

代表：×××（签名）代表：×××（签名）

 ××××年×月×日××××年×月×日提纲：

XX经理：应您的要求我拟写了说明提纲，请您审阅后提出意见：钟苗 XXXX年X月X日  接站牌：XX公司接自XX（城市名称）来XX（城市名称）客人（车次/航班次）XXX先生/女士

XXX公司