办公室复习指导_办公室管理复习指导

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办公室的含义

答:办公室,一个常用的普通的名词,却有着多种含义:1广义的,泛指一切办公场所,区别于用于教学的教室,用于生产的车间,或者医疗室,试验室等;2狭义的,是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所,如教师办公室,护士办公室,厂长办公室,院长办公室等;3特指的,党和政府机关,企事业单位内的综合办事机构,级别高的又称”办公厅”,如中共中央办公厅,上海市人民政府办公厅,中级的或基层的称办公室,三星公司办公室等;4专指的,某种专门的独立的工作机构

办公室事务管理特征:服务性,分散性,专业性,主动性,繁杂性

我国秘书工作主要包括:文书撰写,文书制作,文书处理,档案管理,会议组织,调查研究,信息资料,信访工作,接待工作,协调工作,督查工作,日程安排,日常事务,办公室管理,其他临时交办的事项

国际文秘人员工作主要包括:以速记记下上司交待的事项;执行上司留在录音机中的吩咐;档案管理;阅读并分类信件;以电话往来维持和外界的良好公共关系;替上司定约会并做好记录;按上司的口头或书面指示完成信函;在权限内按自己的意思发出信函;接待来访宾客;替上司接洽外界人士;自动处理例行的事务;为上司安排旅行或考察;替公司宾客订饭店的房间,订机位,发电报,打电话等;准备好公司要公开的资料;替上司收集演讲或报告的资料;协助上司准备书面的财务报告,研究报告等;整理并组织好粗略的资料;替上司保管私人的,财务的或其他的记录;协助上司申报所得税及退税;督导一般职员或速记员;安排会议事务,并做会议记录或纲要;复印资料

我国外资企业与合资企业办公室实务内容:办公室环境的布置和整理,通讯事务,电话,信函和邮件处理;执行上司交办事项;照料上司身边的琐事;接待宾客和员工的来访;记录上司指令及会谈,会议内容;打印文稿及表格;收集及整理各种信息;保管办公室设备及用品;外出办事,如银行,邮局,税务所等

办公室环境布置 目的:创造舒适而又工作效率高的环境;塑造组织形象;建立挡驾制度;有利于保密

文员的工作顺序:计划的步骤;实施的步骤;检查的步骤 “优先顺序”处理工作:第一阶段,先将自己想做的工作以重要程度为标准分类;第二阶段,其次以紧急程度和重要程度为标准分类;第三阶段,同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率,对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序

文员的工作方法:1请示方法与报告方法2计划方法和总结方法3受意方法4传达方法5进言方法6变通方法和挡驾方法7分工方法和合作方法

电视会议:是一项新兴的图象通信业务,它利用先进的技术将不同地点的图象信息(包括文件,照片和实物等)和声音信息互相传递.虽然双方远在天边,却可以面对面地交谈,共享文件,图表,录像等资料

交互式电话会议:电话会议是一种方便,省时,高效的会议形式.单位或个人可在任意一部话机上组织多方的国际,国内或本市的电话会议,声音清晰宛如一室.每个会议参加者无论身在何处,只需拨打一个事先约定的会议电话号码及密码,即能参加会议,也可以同时发言,自由交谈.付费方法有会议主办方付会议租用费,通话费和会议主办方付会议租用费,会议成员自付通话费两种.卫星通信:是以卫星作为空间中进器进行的通信.它的特点是覆盖面积大,通信距离远,机动灵活,不受地面电路及地面位置的限制,此外,它还具有一点多扯的广播特性,因此,卫星通信使用于广播电视,教育电视和远程医疗,数字信号传送和抗震救灾等重大活动中的通信工作,利用卫星通信地面站,开发其应用领域,可开展临时或固定视频传送业务.邮件的分拣

文秘人员收到邮件后应该按照一定的标准进行分拣:1按照收件人的姓名分拣2按照收件部门的名称分拣3按照邮件的重要性分拣

接待平时来访者的实务:1初见来访者,传达有关人员,向有关人员引见2接待计划中来宾,内宾接待,外宾接待

会议的具体目的:信息的传达,信息的交换,相互启发,作出决定

在一个企业中所举行的会议,包括有下列各种名称的会议,有包含其中之一或更多的目的.说明会议,研究会议,解决问题会议,学习会议,创意会议.会议以职级来分类:股东会议,董事会,常务董事会,中层管理人员会议,员工大会,工作场所会议 会议用语:议案,提案,表决,议决,票决,例行会议,分科会,咨询,答询,最低出席数,临时动议 议程表制作和执行方法:会议议程表的制作对会议的顺利进行关系重大,由上司预定议事程序和执行方法以及时间分配等的情形相当多,文秘人员必须配合议程,详细检查接待方式,会议中的接待,会议的记录,会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处

会议通知的写法和传达方法:召开会议的要点决定后,即通知全体人员.公司内部会议一般应在一周到十天以前通知;而公司外的人员也参加的会议,至少要在会前两周用正式的文书寄出通知.如果是紧急会议,或者在召开之前时间有限时,可暂时用口头或电话通知,但即使如此,仍应寄出正式通知,以防有人听错了会议时间,地点,耽误大事.在写通知时,一定要有:1会议的名称2出席会议者的姓名或组织,部门的名称3日期,时间(开始到结束的预定时间)4地点(具体在几楼几号会议室)5议题(或者议事日程)6主办者的联络处,电话号码等

如果会议场所是在公司外,除了上述之外,还必须有: 1开会所在地,建筑物名称,几楼电话号码(必要时可附地图)2其他:注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料,都要详细说明

同时,对公司外参加人员要随函附上回执,并明示期限,让对方能在期限以前回函通知是否参加?若逾期对方仍没有来函告知参加与否,必须立即用电话确定参加与否

议程是按照它们在会上被讨论的先后顺序安排的,西方国家会议的议程就可能包括以下各项中的几项或全部: 1宣布议程2宣读并通过上次会议的会议记录3财务主管报告4其他报告5复议旧的议题6讨论新的议题7委员会人事任命8提名并选举新的负责人9通知10休会 会议中的实务:接待事务,会场的管理,会议中的电话或来访者,会议记录 会议记录的制作方法

正式的会议记录是具有法律效力的档案.决议,动议和其他声明,以及法律上有义务制作的股东大会和董事会的记录等等,必须有专门的速记人员逐字逐句记录.但是在公司经常召开的一般会议,则只须简要地记录会议经过情形或会议结果即可,其他也必须准确和完整.文秘人员必须胜任这种类型的会议记录,因而要仔细琢磨会议记录的行文结构,细节,措辞及其他特征.会议记录被制作成议事录或保管资料,在下一次会议中就可以加以利用.另外,文秘人员在做记录时,最好同时准备录音机以提高工作效率.会议记录记载事项如下:

1会议名称2会议记录人的姓名,盖章3时间,开始/结束时间4会议地点5议题6主持人,主席7出席者名单8会议的经过情形及结论9相关的资料10下次会议预定日期 会议记录的写法,应该注意如下的事项:

1以决定事项为重点,逐项列出较易明了2简洁而有要领地写出会议经过,不必写所有人员的发言3要注意的是,要写什么议题?以怎样的顺序提出?这些议题是什么人发言?有什么答复?表决结果有没有定案?这些都要简要地写上4要写正确,清楚,要注意会议内容有无疏漏之处?客观地记录内,不可写记录者的主观感觉,用主观意识去影响记录内容 会议简报的写法有两种:1报道式,采用新闻报道的方式,介绍会议进程和动态2转发式,把会议成员的一些有代表性的,重要的发言稿加上编者按予以转发

会议纪要是用来记载,传达会议情况和议定事项的一种正式公文.它是在会议记录的基础上概括,提炼而成,择要反映会议的精神和情况.会议纪要具有沟通情况,交流经验,统一认识,指导工作的作用,可以用于向上级汇报会议情况,也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守,执行.有两种形式:

1议决性会议纪要,一般日常办公会议所用,是与会者经过商议,对某些问题作出一致决定,需要共同遵守,执行时写下的文字依据

2周知性会议纪要,座谈会,学术会议常用的,用语传达会议情况,传播信息,交流经验而作的纪实性文件

召开各种会议方法:办公会议,代表会议,联席会议,学术会议,新闻发布会,记者招待会,报告会,座谈会,国际会议,电话,电视会议,签约仪式

所谓日程安排,就是”关于管理者的会议,面谈,出差,访问等作计划,实行,变更及调整”.概括地说,是指”秘书为使管理者能够有效发挥其功能所作的辅佐活动”.日程安排计划表的种类:年预定表,月预定表,周预定表,日预定表

日程安排计划的变更和调整

有时候由于无法预测事情的发生或因为对方的关系而非变更日程安排计划不可,其所造成的有形,无形的损失不少,而且还可能影响到今后彼此的信赖关系.所以,应考虑到尽量减少变更的想法以及不得不变更的应对方法:

1在制作日程安排计划时,要按照业务动态预测可能召开的会议或集会,而保留宽裕的时间

2最重要的是上司与文秘人员必须有密切的联系,这样就能避免任何一方不小心所犯的错误

3也需要与有关部门的文秘人员彼此联络,以便能预先获得会议等信息,并通知上司

4对于变更及信息的追加,每一次都要在主要的日程安排计划表上填写,同时也要通知上司及所有相关人员 5日程安排计划表上的行动被注销时,要立即和上司联系,以便能够将别的行动计划编入

6为了在发生变更时能够快速地应对,要事先准备好与相关人员联系的有关事项 交际业务应注意的问题:

1消息要正确.得到婚丧喜庆的消息,要加以查证,以免发生错误,尤其是丧事,若不查证确实,可能产生严重的后遗症 2适当的时机.交际应酬要讲求时效,若时机错过再来补救,不但无法表达诚意,反而可能破坏彼此的关系

3遵循传统.处理应酬事宜,必须按照当地的社交礼节和形式来进行,或以传统的方式或物品来表达自己的诚意.所谓口头语言,指为表达自己的意思而发生的声音,讯号.文秘人员的口头语言需要头脑,动作和适当的语言,这三要素都要平衡才能发挥语言的作用.口头语言是表达意思的一种方法,它有如下特征: 1语言听过就立即消失,但语义让人明白了,可能留在记忆中.所以发音要清楚,尽可能说得通俗,生动,规范,使人一听就明白,并留下印象 2有重音.3有歧义.4口头语言视时间,场合,对象的不同而有所不同 敬语一般有尊敬语,谦虚语,客套语等三种

有效加强印象的说话要点是:语句要简短,由结论先说,利用重复的效果,话说完之后要整理,说话时考虑时间,地点,场合,对象因素,使用模糊语言

印章的种类:单位印章,套印章,钢印,领导人签名章,其他印章

文书处理的内容和基本任务

1发文,从文书起草,修改,审核,签发到印制,发出的一系列处理环节2收文,从来文的签收,登记,分办,传阅,拟办,批办到承办,催办以及答复的一系列处理环节3管理,平时管理,发挥公文的效用,公文保密的一系列管理环节4立卷归档,整理立卷,归档保存的处理环节

印章的使用

公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用,做到制度化,规范化.加盖单位公章,原则上是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名,并要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记.一般事务的用印,如在介绍信上加盖印章,单位领导人可委托管理印章的文秘人员具体掌握.加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒.印章要保持清洁,印油均匀,使字迹清晰,醒目

凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖公章方能有效.使用不同的印章,或加盖在不同的位置,其意义,作用是不同的,常见的有以下几种:落款章,更正章,证见章,骑缝章,骑边章,密封章,封存章.介绍信的使用

1应指定专人保管,放在有保险设施的柜屉种保存,随用随取,以防丢失或被盗

2领用介绍信者必须经主管批准,文秘人员不得擅自开具发放

3文秘人员必须在主件和存根上认真填写前往单位的名称,派出人员的姓名,身份,需要联系的事宜,开出的时间,有效期限等项,正本和存根必须一致,不得出具空白介绍信

4介绍信必须加盖公章方为有效,公章盖在开出日期处,同时在主件与存根的骑缝处也要加盖公章.介绍信如果写错了,在修改处要盖章证明 5介绍信的存根要妥善保存,以备查考 文书管理的内容

文秘人员在做好收文和发文的基础上,要进行文书管理.,内容包括对文书的数量管理,质量管理,时效管理,保密管理,以及文书的立卷与归档管理等,使得各种文书既方便查找,调阅,又妥善归类,不遗失,不泄密 立卷归档要求

文书部门和其他业务部门把已经处理完毕的文书整理立卷,定期移交给单位档案室或档案人员集中保存,并应该形成一定的制度.包括三方面: 1归档范围.凡是本单位业务活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料,均应归档 2归档时间.办理完毕的文件材料,应该在第二年上半年内交由档案室或档案人员归档.特殊文件可根据具体情况适当延长时间

3归档要求.凡是应归档的文件,必须分类立卷,排列有序,表格齐全,填写无误,编号科学和符合要求

文书立卷标准

文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为”立卷特征”,通常可以按照以下几种特征立卷:

1按问题特征立卷2按作者特征立卷3按文种特征立卷4按时间特征立卷5按地区特征立卷6按通讯这特征立卷 立卷的六个特征的运用,是文件之间联系的具体体现,文件之间的联系是多方面的,不可能只采用一种固定的模式组卷.因此在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷

办公用易耗品主要有：1.信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔4．圆珠笔；5签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。同：1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。