会议室使用管理办法_会议室使用管理规定

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会议室使用管理规定

根据目前会议室的使用情况，为进一步规范会议室的使用秩序，为各部门同事的工作提供方便，行政部现将会议室使用的相关规定明确如下：

一、会议室的使用范围：

会议：集团、股份公司视频会议、各部门组织的会议；

培训：集团、公司、各部门组织的培训、外部培训；

接待：公司客户的接待、政府部门的接待等；

活动：各种适合在会议室举办小型活动、庆典、竞赛活动等。

二、会议室的借用

1、借用申请：

公司会议室由行政部统一安排，各部门有需求时，至少提前一天向行政部提出申请，并填写《会议室使用登记表》，注明申请日期、会议主题、会议类型及时间，经部门经理批准同时报行政部经理同意后开始借用。需要使用视频设备或音响、投影设备等的会议必须在会议类型中注明，以便行政部能提前准备。

行政部会将会议室的申请张贴于会议室的门上公示，请各位同事注意查看，任何人不得在未提前申请的情况下私自将会议安排议填入《会议室排期表》中。

2、借用原则：

会议室借用遵循“先全局性会议后部门性会议、先紧急性会议后一般性会议”的基本原则，临时召开的紧急会议要及时向行政部提出/

3申请，由行政部根据实际情况协调安排，如遇需求冲突时由行政部进行统一协调安排；

会议室借用部门要严格按登记表上填写的时间组织会议，合理控制会议时间，以利于其他场次会议的安排。

三、会议室的使用规范：

（1）对于集团级视屏会议、公司级会议、接待活动，由行政部全权负责会场的布置及现场的服务、信息部负责设备的调试；公司各类培训、业务会及部门级会议的现场服务由各部门自行安排，行政部根据各部门的申请提供必要的支持；

（2）对于部门级会议，会议使用部门提前半小时提醒行政部，需要使用会议设备的要与信息人员进行沟通，提前将设备调试完好；

（3）会议期间，会议组织部门要监督与会人员维护室内卫生，并爱护会议室公物和设备设施；

（4）未经行政部同意，会议组织部门不得私自将会议室物品及设施带出，不得随意破坏各类设施，如有违者，均照价赔偿；

（5）会议期间，遇设备故障问题，会议组织部门不得私自操作，必须报告行政部进行处理；

（6）会议结束，会议组织部门要对会议室进行及时清理，将桌椅还原，关闭电器；

（7）每次会议结束，行政部对会议室进行检查，具体检查项目包括电器设备是否关闭、桌椅是否还原、设备设施是否完好、卫生是否整洁等；

（8）对于设备设施的损坏，行政部将查找原因，确定责任部门与责任人员。