行政部工作手册（材料）_集团行政部工作手册

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行政部工作手册

总则 4 l* C6 i6 l9 Q$ }

本手册规定了行政部员工的日常工作、工作要求、工作步骤，是行政部每位员工必须遵守的行为准则。行政部人员须熟识公司各项规章制度，监督、督促公司各项规章制度的执行情况，收集公司员工的意见、建议整理行程书面材料定期上报。9 o“ F: H-p' O

一、日常工作——前台

前台须协助部门主管做好行政部的日常性事务工作，主要包括如下工作内容：

1、卫生确认0 [({% s+ k# L.p!f

1.1 对经理室、会议室及公共区域的卫生负责。主要包括桌面的整洁、杂质杂物的清理、固定资产的完好。

1.2 清洁员打扫卫生的次日，对办公区域卫生进行检查，确保办公区域卫生符合标注。

2、接听转接电话

2.1 接听电话。三声内接听电话，自报家门。

2.2 询问和记录。可及时解决的事宜，应转接相应人员接听；不能及时解决的事宜，留对方联系方式，待解决后回电告知；须转达的事情，须重复一边给对方听以示确认。

2.3 告别语。“再见”或“感谢您的来电”。C0 hJ.V, i' h4 I(H

确认公文内容和数量准确后，通知各部门人员到前台领取公文，领取人在《会签单》上签字后方可领走，所有公文须在三日内签收完毕，将会签单和公文原件报公文存档人员处存档。

7、会议室管理9 p' i, C-p2 G6 O3

7.1 对会议室的使用情况负责。当会议时间发生冲突时，应首先安排公司会议，再安排部门会议，并及时与其部门领导进行沟通。, e* A(D9 Q% e;u* b-y0 R-W8 U

7.2 会议室卫生，对须做到会前检查卫生，会后清理杂物。

8、公示板管理

8.1 将行政部审核通过的需公示文件在公示板上进行公示，对公示文件进行登记《公示文件台账》。

8.2 每日上午9时对公示板进行检查，将已过公示时间的文件取回并登记、存档。

8.3 负责保持公示板的干净、整齐、美观。

9、每月统计

9.1 饮用水、纸杯、纸巾、卫生纸、垃圾袋等统计3 m' f)O1 O, ]$ JB2 W

前台文员须保证上述消耗品时用时有且无大量积压。上述物品由行政助理每月20日统计，28日发放，前台文员须按照办公用品采购流程进行申请和领用，领用后由前台文员保管和及时补充，填写《消耗品使用台帐》，每月3日形成《消耗品月报》报电子版至部门主管。（送水电话：81886260）

9.2 市内交通费统计

行政部人员产生的市内交通费，发票背后书写报销人姓名及产生原因后给前台，前台负责按财务要求登记《市内交通费报销汇总表》，每月23日粘贴好报销单，附《市内交通费报销汇总表》报部门主管，25日报财务报销，下月3日报电子版至部门主管。

10、预订工作

10.1票务预订。根据总经理、副总经理、部门主管交办的票务进行预订，查询机票票价可参照http:///，及时反馈，订票后填写《票务月报》每月3日将电子版报至部门主管。2 ^-[4 e)}' S

10.2 商务用餐预订。根据总经理、副总经理、部门主管交办的商务用餐进行预订，并将相关信息转告相关人员。

11、后期追加工作;N/ sa9 F2 f8 [: @

12、其他临时交办的工作# m, V.C!f0 V6 H!F#u

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13、月总结及须填写或上报的报表

每月4日做好上月工作总结上报部门主管，主要月报表包括：

《员工外出登记表》——备查表

《快递单接收分发记录表》——备查表

《快递费用月报》——上报表

《公示文件台账》——备查表

《消耗品使用台帐》——备查表;t2 {6 sE;}, y9 {)a+ ^+ i' V1 S0 j$ d4 G0 P, H(i& N

《消耗品月报》——上报表5 _!w# z)F(R)Q1 6 ~8 S3 R-@8 e;b9 V;]《市内交通费报销汇总表》——上报表

《票务月报》——上报表)Y* s2 T, u5 N

二、日常工作——行政助理

行政助理须协助部门主管做好行政部的招聘、入职等人事管理相关工作，主要包括如下工作内容：+ z& w7 I3 Y(j% z* {/ Z7 G

1、招聘

1.1 日常应聘信息的筛选、转发及处理。

1.2 招聘会。当公司不定期安排到人才市场招聘或参与专场招聘时，行政助理须提前做好相关准备工作，包括按相关要求提交各项材料申报招聘展位，按照部门主管要求报送招聘职位报表。招聘前一日须对招聘相关事宜进行安排和确认，主要包括：办理招聘借款，安排次日招聘用车用水，通知次日参加招聘人员进行准备。

1.3 招聘当日根据应聘职位要求认真进行初步简历筛选，在应聘简历上注明应聘职位。

2、面试

2.1 公司面试一般情况下包括三轮，第一轮由行政部长进行面试，第二轮由用人部门主管进行面试，对于重要的岗位，须提交公司领导进行第三轮面试。

2.2 面试前，就面试时间与主考官进行沟通，约定好时间后通知应聘者面试，行政助理须及时做好面试准备工作，如接待室/会议室的协调，面试表格的准备。

2.3 面试当天行政助理应按照“先来后到”的原则安排同一岗位应聘者面试顺序，并通知面试主考官进行面试。' T3 o% C* S!z+ `3 s7 L)N

2.4 面试完成后，行政助理对简历进行重新整理归档，形成《面试情况月报》每月10日将电子版报部门主管。

3、入职手续

3.1 新员工来公司报到时，须备齐下列资料。;h7 e/ X& W6 w5 i5 w

①一寸照片2张(K& q8 d, x5 p% h' Y* {% |

% m% Q.@# }* O7 d” ^1 i②身份证、学历证、学位证、英语等级证、职称证等相关证件原件

③岗位要求中注明该岗位需要的相关证件原件

④解除劳动合同证明书8 a0 w% [2 v4 b' w' ]9 q“ t& K1 ^

行政助理将②③留存复印件，将原件交还给新员工本人。以上材料齐全后，行政助理须组织签订《劳动合同书》（聘用退离休、离岗人员须签订《劳动协议书》）和《竞业禁止协议》。U9 z+ P-A4 d9 C8 _1 M4 g2

安排新员工学习公司所有规章制度，学习后新员工须填写《阅读确认单》。

3.2 立即建立以员工名字命名的员工档案，每位员工一个档案袋，内装如下内容：(E: p9 |1 n” K7 h, N% Z①本人填写的《员工入职登记表》并粘贴其一寸照片 1张

②身份证、学历证、学位证、英语等级证、职称证等相关证件的复印件，A4纸复印，一张一证，身份证须正反面复印在同一张A4纸上

③岗位要求中注明该岗位需要的相关证件的复印件，复印要求同②

④解除劳动合同证明书原件 1张

⑤面试时个人简历等所有材料

⑥《劳动合同书》/《劳动协议书》和《竞业禁止协议》;a(L* u)g4 A6 W/ ]* ?

⑦《阅读确认单》;f/ gB& x9 d5 F“ C+ l2 A9 ” o

3.3 办理好上述手续后，行政助理须在《新入职员工信息表》中进行登记录入，确认数据准确无误后在入职当日内将电子版发送至部门主管处。

3.4 须在《通讯录》中进行登记录入，并在入职2日内将更新后的《通讯录》上传至服务器。-{% e-C1 }% Q8 v6 l,4、员工档案保管

员工档案需保密存放，钥匙共两把，部门主管及行政助理各一把，任何人员需查阅员工档案应征得总经理同意后，在行政助理陪同的情况下方可查阅，不得外借，查阅后行政助理须将档案恢复原样。

5、员工离职手续办理(Z# b“ f!4 U4 b

6、员工信息上报

6.1 根据大连市及高新园区的相关规定，做好员工信息上报工作。主要包括：

① 《录用备案和就业登记表》-行政助理单月10日前填写完成报主管领导签批，一式两份加盖公章，于单月15日前报送“高新园区泰德大厦3F”, C.C!h” `1

②网站上相关信息的录入。

③对于应届毕业生，须完成网上审批录入工作。

7、个人档案寄存及党员关系调转

8、员工日常考勤

8.1 每月20日前做出下月《月考勤表》，30日前将下月的车间《月考勤表》、《月加班单》、《事假申请单》打印好后转给车间。3 {# U(I6 S(K: c2 u

8.2 每月3日前对上月指纹考勤记录进行搜集、整理、汇总。, w/ O9 w: K-A: a!k

8.3 每月5日前必须收到车间上报的上月《月考勤表》、《月加班单》、《事假申请单》，7日将汇总整理的《月员工考勤报表》进行公示，10日发电子版至部门主管。

9、办公用品管理

9.1 根据《NTT-XZ（2009）004行政事务管理制度》每月20日（节假日顺延）对各部门提出的《办公用品采购申请表》进行汇总，以节约成本为原则，根据各部门领用和实际使用情况，填写“预计单价”、“审批数量”核算金额后，逐级审批。“ n$ v3 {: _)L, D8 h8 t: m0 K

9.2 行政助理在采购前必须作好询价工作，列出具体的采购品种和规格，选择3家以上的供应商进行报价。在多家供应商报价的基础上，进行一一对比，在付款、质量、服务等相同的条件下选择质优、价廉的供应商。

9.3 每月23日前完成各级领导审批，27日前完成办公用品采购。28日发放，发放时要求领取人在《办公用品领用登记表》上进行登记。办公用品（管理品）使用一段时间后，超过规定使用期限，实行以旧换新。

10、车辆管理 % l-J1 A, `: D” d& Q9 b6 |7 Y& w* Y% i2 O(j3 w

10.1 公交卡。员工因公司业务市内公交出行可使用公司公交卡，共两张由行政助理保管，使用时在《公交卡使用登记表》上进行登记，余额不足贰十元时进行充值，凭票与交通补助一同报财务报销。

10.2 商务车。' b;~+ J(U4 H3 D(D`Y% o

根据《用车申请单》及司机上报具体行程情况及时在《商务车费用月报》上进行登记，及时在油卡上进行充值，确保油卡余额充足，每月10日将上月《商务车费用月报》报电子版至部门主管。

11、后期追加工作

11.1 财务部于2009年12月25日下发通知，须按照财务部的相关要求（每月各部门上报资金计划，每个月25日前部门内部审批后报财务《资金计划表》）做好行政部各项资金计划工作，及日常行政部支付资金的记录工作。

12、其他临时交办的工作

13、月总结及须填写或上报的报表

《月考勤表》——备查表 & i8 sG!z/ {)N$ W

《月加班单》——备查表

《事假申请单》——备查表6 c* D6 t: B8 W* f.[5 x# r: A9 P

;d~& X' A: r)Q8 m)@% V0 O5 E《月员工考勤报表》——上报表

《新入职员工信息表》——上报表

《通讯录》——上报表

《录用备案和就业登记表》——上报 5 {+ {8 l: I/ X' a

《办公用品采购申请表》——备查表

《办公用品领用登记表》——备查表

《面试情况月报》——上报表 * M;{6 r: _* {4 l!~3 q

《公交卡使用登记表》——备查表

-s!k4 z9 H“ C# E8 f4 g+ C3 S' `!_!f5 F6 B3 {2 : b)《商务车费用月报》——上报表

《资金计划表》——上报 * `” N9 ]'-u6 Wd-E

三、日常工作——司机

1、司机管理2 U$ e# l!L* K4 J# ~0 U' KT* H& z(i% S4 ^* E8 }# c& j.L

1.1 须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。并应遵守本公司其他相关的规章制度。/ ^# q$ T1 y3 J6 O* K

1.2 须保持手机24小时畅通，对公司领导和行政部管理人员的电话，特殊情况未能接听电话时，应尽快回电。$ B+ 2 I% M-k;e;N*)y

1.3应经常检查所开车辆的各种证件的有效性，出车时保证证件齐全、有效。

1.4 因司机违章造成后果由当事人负责，因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。

2、车辆管理: H2 {% ?, r7 |% A$ l/ v/ A

2.1 每日抽适当的时间擦洗所开车辆，以保持车辆包括车内、车外和引擎的清洁；根据天气及车辆的实际情况，不定期到洗车行清洗所开车辆。

2.2车内不准吸烟，本公司员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止，公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人员，但不能直接制止。, I+ n0 v-f(}7 v;e% j

2.3出车前，要例行检查已确保车辆的水、电、油及其他性能的正常，出车完毕，要检查存油量，确保油量可满足临时紧急出车时的用油。

2.4 根据需要添置车内消耗品如矿泉水、纸巾等。

3、派车 & c$ y“ P.p3 e+ ?/ JJ4 o6 x: K4 ?+ v5 h-W

3.1 司机凭审批手续完整的《用车申请单》出车，并按实际情况填写“实际出入时间”，回厂后将填写完整的《用车申请单》交行政助理。9 N7 g{' f$ L* h-Q)m

3.2 出车途中因特殊情况需更改行车路线，或遇特殊情况不能按时返回的，应及时告知行政助理。

4、相关费用 * W3 F1 H” u6 b0 s& Y

因公司业务产生的车辆相关费用，由行政助理填表报销，司机须及时与行政助理沟通，提供相关费用发票。.U.t+ [$ @+ F, S5、后期追加工作(P7 B8 w(H;L& w(U$ A6、其他临时交办的工作