如何有效的组织会议笔记_如何组织有效的会议
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那么怎样的会议才算成功？
◆在最短的时间内达到会议目的。
什么情况下有必要开会
开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。◆需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。
◆需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。
◆需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。
◆传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。
◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。◆汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。
什么情况下没必要开会
开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会：
◆传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。
◆已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。
◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。
◆你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况下，也不必开会。
如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求：
◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者
◆与会主题相关的专业人士能不能到场
◆开会时提供特定咨询的人
准备会议的议程
◆写明会议开始时间和结束时间：
◆给每一项议题分配时间，时间以分钟来计算。
◆会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。◆议程应该事先发出，以便各部门提前准备。
会前准备
(1)提前通知与会者需要准备的内容，并分发会议议程。
(2)预定会议室，包括会议室的环境，有多少人参加准备多少椅子，需不需要摆姓名牌、茶水等等，这好像都很简单，可是稍微有一点疏忽都有可能造成会议失败。
(3)会议室的桌椅安排要确保每个与会者都能看得到屏幕，或者都能够看得到主持人。
(4)设备的设置（电脑、投影机、投影仪、屏幕、灯光等）。
(5)准备好与会的资料。
(6)会议前分发上次会议行动计划进展情况的汇报（如果有）。
遵守时间
◆守时是开好会议的一个主要因素，从大家坐定开始，主持人就要严格地注意时间，不要浪费时间。
◆准时开会，即使还有人没有到。这是一个领导者或者主持会议的人的素养。
◆告诉与会者开会的目的和意义。
◆要把闹钟放在能够看得到的地方，并且将闹钟调到会议结束前10分钟，到时让它响，以便你有时间做总结。
如果时间超过一个半小时以上，中间应该安排短暂的休息，让与会者休息一下。◆与会者发言应该设计时限，控制在多少分钟之内。
◆准时结束会议，如果进展顺利，可以提早结束。
主持、控制会议
1.收集信息、鼓励发言
如果会议不是在听主持人说，会议也不是在听承办单位说，会议可能是解决问题，可能是作一个信息的传达，还可能是做一个会议的讨论，特别是对事情的讨论协调等。
怎么样鼓励大家发言，对此你可以提问与会者：大家对此有什么意见？各位对这个产品有哪些看法？大家也可以看一下这个产品怎么定价？
主持会议的人要学会点将法，一定要学会打破冷场。
主持会议的人一定要注意避免走题。走题是浪费时间，是会议的失败。明确会议的目标和内容，抓紧议程，严格按照议题逐步讨论。
2.中断冗长的发言
◆表示理解发言者的观点和意见，及时让他中断，向别人发问。
◆还有一种就是处理与会者之间的争论，会议主持者应该表明立场。
◆打断讨论，征求沉默者的意见，这也是控制会议的一种诀窍。
3.维持会场次序
作为会议的主持人，选择能够同时看得见所有与会者的位置，可以看到全场。规定同一个时间内只有一个人发言，禁止有些人交头接耳。保持与会者的注意力。对开小差那种中途遛班的或者一直沉默的人你可以用提问法让他参与讨论，即提示他发言。
会议的总结
开会也是一种激励作用，所以你要善于去做小结。会议结束前应该由主持人总结会议讨论的结果，以达成一致的方案，确认行动计划。行动计划至少要明确由谁执行什么任务，何时完成。
主持人应该确保每个与会者都对采取的行动做出承诺。
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