五级二级涉外高级文秘目录_最新国外标准全文目录
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五级秘书目录
第一章 会议管理 第一节 会前筹备
一、发送会议通知
二、制作会议证件和指示标识
三、预定会议室
四、预定和确认会议住宿 第二节 会中服务
一、完成接站工作
二、完成会议签到和引导工作 第三节 会后落实
一、返程工作的服务要求
二、清退会议文件资料的基本要求
三、整理会场、会议室的注意事项
第二章 事务管理 第一节 接待
一、按照工作要求着装配饰
二、姿态得体
三、接打电话
四、迎送来访者
五、接待来访者 第二节 办公环境管理
一、保持工作环境整洁
二、恰当放置物品
第三节 办公室日常事务管理
一、登记使用会议室和进行用车预订
二、正确处理邮件
三、协助完成其他事务工作
第四节 办公用品与设备的使用和管理
一、发放办公用品
二、打印机的使用
三、传真机的使用
四、复印机的使用
五、碎纸机的使用
第三章 文书拟写与处理 第一节 文书拟写
一、事项性通知
二、商洽函
三、传真
四、备忘录
五、请柬
六、邀请信
七、贺信(贺电)
八、感谢信
九、启事
第二节 收发文处理
一、文书的签收
二、文书的拆封
三、文书登记
四、文书的分办
五、文书的封发 第三节 文档管理
一、归档范围的确定
二、文书的立卷归档
三、装订档案
《秘书国家职业资格培训教程》共分为三大部分：第一部分是会议管理；第二部分是事务管理；第三部分是文书拟写与处理。具体包括了：接待、办公环境管理、办公用品与设备的使用和管理、文书拟写、收发文处理等方面的内容。
第一章 会议管理 第一节会前筹备
一、拟订会议议程、日程
二、提供会议地点的备选方案
三、布置会场和安排座次
四、发布会议信息
五、安排会议食宿
六、邀请会议嘉宾
七、准备会议资料、会议用品
八、安排会议礼仪服务
九、检查会议常州视听设备是否正常 第二节 会中服务
一、安排会议值班
二、接待釆访会议的新闻媒体
三、做好会议的记录工作和简报工作
四、收集会议信息
五、反馈会议信息 第三节 会后落实
一、会议文件资料收集整理的要求
二、会议纪要的内容和要求
三、会议经费结算的方法
四、跟踪反馈落实会议精神 第二章 事务管理 第一节 接 待
一、制定接待工作计划
二、安排迎送来访团体
三、安排来访者食宿、交通、行程
四、安排来访者的参观、娱乐活动 第二节 办公环境管理
一、合理布置办公室
二、营造健康、安全的办公环境 第三节 办公室日常事务管理
一、管理印章和介绍信
二、安排值班工作
三、管理零用现金并办理报销手续
四、安排上司的差旅事务
五、完成上司临时交办事项
六、管理时间，提高工作效率
第四节 办公用品与设备的使用和管理
一、订购、接收、管理办公用品
二、数码相机的使用
三、扫描仪的使用
四、光盘刻录机的使用
五、投影仪的使用
六、摄像机的使用 第五节 信息管理
一、信息的收集
二、信息的筛选
三、信息的分类
四、信息的校核
五、信息的传递
六、信息的存储
第三章 文书拟写与处理 第一节 文书拟写
一、批转转发性通知
二、报告
三、清示
四、问答函
五、简报
六、意向书
七、订货单
八、商品说明书
第二节 收发文处理
一、缮印文书
二、校对文书
三、用印
四、传阅文书
第三节 文档管理
一、档案的分类
二、档案检索工具的编制
三、档案的鉴定
四、档案库房及存储档案的管理
《秘书国家职业资格培训教程(四级秘书)》共分会议管理、事务管理、文书拟写与处理三部分，具体包括：会前筹备，会中服务，会后落实和接待，办公环境管理，办公室日常事务管理，办公用品与设备的使用和管理等。
第一章 会议管理
第一节 会前筹备
一、会议筹备方案的拟订
二、检查会务的筹备情况
三、审核会议文件
四、与领导沟通会议的有关事宜
五、拟订会议的应急方案 第二节 会中服务
一、提示会议按计划进行
二、监督会议经费的使用
三、处理会中突发事件 第三节 会后落实。
一、会议总结工作的内容和要求
二、会议评估工作的内容和要求
第二章 事务管理 第一节 接待
一、确定涉外礼宾次序
二、安排涉外迎送仪式
三、安排涉外会见会谈和拜访
四、涉外宴请的常识
五、馈赠礼品的要求 第二节 办公环境管理
一、正确选择办公的模式
二、合理进行办公室布局 第三节 办公室日常事务管理
一、改进办公室日常事务工作
二、处理突发事件
三、完成督促检查工作
四、制定工作计划
五、确定承办期限
六、对办公室工作进行评估
第四节 办公用品管理
一、办公用品与设备的采购程序
二、采购预算方案的制定
三、调配办公资源 第五节 信息管理
一、信息的开发
二、信息的利用
三、信息的反馈
第三章 文书拟写与处理 第一节 文书拟写
一、通告
二、通报
三、决定
四、请批、批答函
五、计划
六、总结
七、述职报告
八、讲话稿
九、市场调查报告
十、招标书
十一、投标书 第二节 收发文处理
一、文书的审核
二、文书的拟办
三、文书的承办
四、文书的催办 第三节 文档管理
一、档案利用
二、档案参考材料的编写
三、电子档案的管理
第一章 会议管理 第一节 会前筹备
一、会议策划方案的拟订
二、审核会议的筹备方案
三、组织与培训会议工作人员 第二节 会议组织
一、主持会议
二、督促会议决议的落实
第二章 事务管理 第一节 办公环境管理
一、实现并监管安全运营
二、办公环境管理评估 第二节 办公室日常事务管理
一、团队管理
二、随从工作
三、调查研究工作 第三节 商务活动
一、开放参观活动
二、宴请活动
1.接人
2.有预约的常客 3.没有预约的客户 4.有预约的生客 5.代上司打电话 6.要找的人不在时 7.代上司安排约会 8.预订
9.上司能接听电话 10.上司不便接听电话 11.代接私人电话 12.打错电话 13.招待客人用餐 14.购物 15.看样品 16.参观公司 17.观光旅游 18.拜访客户
三、签字仪式
四、典礼仪式
五、信息发布会
六、股东年会
七、展览活动
八、协助上司进行商务谈判
九、招商活动 第四节 信息管理
一、信息决策服务
二、信息工作制度的制定
第三章 文书拟写与处理 第一节 文书拟写
一、会议纪要
二、意见
三、合同
四、可行性研究报告 第二节 文档管理
一、档案管理制度的制定
二、档案管理的模式
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19.欢送会 20.预约 21.预订房间 22.饭店预约 23.邀请 24.安排会议 25.会议记录 26.旅行安排 27.处理投诉（1）28.处理投诉（2）29.文档管理 30.备忘录 31.怎样发E-mail 32.传送报告
附录1 主要商务部门及头衔附录2 关于会议的常用句型附录3 接待须知
四级5.签订书面合同
会议服务已经成为许多旅馆和会议中心的重要收入来源。大型会议几乎每一个方面都可以谈判：房租、宴会费用、会议场地、宣传、邮件以及其他大量细节，都可以讨价还价。一旦谈妥一切细节就把口头协议变成书面形式，分别详列每项具体安排。最终合同或协议应包括如下的细节：（1）确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。餐桌座位安排、视听器材以及其他设备的图表。应将有关内容附于签订的协议书之后。
（2）确定保证的客房间数，应列出参会者大多数人员的到达和离去日期、房费起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期。
（3）确定由旅馆提供的免费商品和服务（例如，会议室及其布置、特别装饰、欢迎会的音乐和酒、飞机场接机、特别的娱乐活动、工作人员伙食等）。
（4）说明特殊设备安装或改装，是否要增加特别人员、服务或设施，并明确开支怎样负担。（5）确定预定和开票手续，包括组织方为宾客承担财务责任的限度。（6）列明应向参加者个人直接收取的费用。
（7）指定可以取消预订而不向参会单位收费的‘段时间或最后期限。
协议细节不管多么细微，写成书面合同怎样强调也不过分。随着会期临近，应经常与场地管理部门保持联系。人员、旅馆装修或其他变更都可能对会议计划产生重大影响。密切联络就可以应对各种变化。
三级秘书具体包括了：会议管理、拟订会议的应急方案、确定涉外礼宾次序、办公用品管理、文书拟写与处理、收发文处理、档案参考材料的编写、采购预算方案的制定、完成督促检查工作等方面的内容。
①准确发出开会信息。会议的内容和时间确定后，应及时向参加单位发出通知，传递会议的有关信息。
要特别说明是否需要设分会场。如要求一个单位的若干人员参加会议，就要设分会场。而且要明确分会场的召集人。
要强调准时到会。电话会议是一种实时交谈的会议，任何一方都应当在同一时间参加会议，否则将影响信息的交流和获取。
②认真分发会议书面信息材料。电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，需要做好会议书面信息的分发工作。对于要在电话会议中进行讨论的文件，在文件上标明讨论的顺序编号和标题，事先通过传真发送给与会人员。会议进行中还可补充传递有关文件信息。
③合理安排会场信息传输设备。电话会议分为主会场和分会场。召集方设主会场，其他参加会议的单位设分会场。为了使分会场的每个与会人员都能清楚地听到从其他会场传送来的话音，并能方便地表达自己的意见，各会场应装有扩音设备和话筒，井与电话机连接良好。人数较少或单位个人参加会议。可直接使用带有免提扬声器的电话机。会议设备在会议开始之前要认真调试，确保性能良好。
④按时接通电话。所有参加会议的人员应至少提前5分钟进入会场，做好充分的准备。会议时间一到，由召集方以主叫的方式接通与会各方。
⑤互相通报出席情况。电话全部接通后，会议主席宣布会议开始，要求各方相互通报姓名、职务。⑥做好会议记录。用录音电话系统记录会议信息，会后整理成书面记录材料。电话会议的录音带和书面记录整理稿都要归档保存。（2）视频会议
视频会议是利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急的情况。
