互联网时代的高效会议管理_互联网时代的项目管理

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互联网时代的高效会议管理

一、什么是会议：

①企业常用的管理方法

②群体沟通的方式③集思广益的渠道④解决问题的手段

二、会议的功能：

①达成共识

②分析、解决问题③鼓舞士气，激励员工④传达资讯

⑤监督员工工作，协调矛盾⑥实现资源共享⑦开发团队潜能⑧培训学习

三、终极目标：

提升团队执行力，提升管理效率

四、低效会议

1、会前：①目标不明确

②无会议议程

③选错与会者

④时地欠考虑（时间、地点）⑤通知不到位

2、会中：①一言堂

②不守时

③无纪律

④常离题

⑤局失控

⑥议不决

3、会后：①无通报

②议后无行动

③动后无检查

④最后无总结

五、高效会议三特征

1、实现既定目标——制定会议目标（SMART原则）

2、在规定时间内完成：

①延长时间等于增加成本

②尽可能缩短会议时间

③一般工作会议最长不易超过2个小时

④需要快速得出结论的会议最好安排在午餐或下班前

3、与会者感到满意：通过会议达到共识或者让与会者得到解释，否则如果会议决议据大

多数不满意，则会议结果很难得到落实和执行。

六、高校会议四部曲

第一部：把握会议必要性

1、可以不开的会议：①会议成本太大

②如果例会已经形成定式

③明知不可能得出结论的会议

④会议主题不明确

⑤你是唯一做决策并且知道该怎么做的人

⑥可以用其他方式取代的会议：例如群发邮件、一对一逐个交流、电话交流等。

2、一定要开的会议： ①信息必须所有人知道

②需要团队成员参与决策

③给团队成员委派任务

④集思广益来解决问题

⑤各部门汇报工作

⑥需表扬、批评团队或某个人的会议

第二部：充分的会议准备

1、会议准备清单：①确定会议目标：尽量一个会议只为了一个目的或解决一个问题②确定参与人

③参会形式

④选择时间、地点

⑤明确责任分工

⑥设计合理的会议议程

⑦发送会议通知（公告式、文件式、请柬式）

⑧布置会场

2、会议议程：①会议名称 ②会议目标或结果 ③时间、地点 ④主持人 ⑤与会人员名单

⑥相关议题 ⑦讨论形式

3、会议筹备的5W+1H法则：where（在哪开）, who（谁参加）, when（什么时间）, what（什么内容）, why+how（为什么要开+怎么开）

第三部：高效的会中管理

1、遵守会议规则：直奔主题；牢记会议目标；提出解决办法；不重复他人意见；遵守时间

2、不拘一格的交流方式：

（1）传统会议模式：报告；座谈会；讲座；论坛；临时会议

（2）新型会议模式：头脑风暴；群策群力；小组讨论；休闲会议

3、高效的会议主持：①和谐气氛营造者

②会议方向引导者

③时间进度把控者

④会议决策促成者

⑤记录检察官

4、周到细致的会务工作：专人负责；细心周到；现场布置；设备保证

5、必须得出结论：①结论=会议的汇报

②主持人进行归纳和总结

③责任具体落实到每一个人

④切实可行的行动计划

⑤后续回忆的铺垫

6、会议记录：

（1）为什么要记录：①真实反映会议过程

②记录会议结论

③后续行动计划的指南

④工作管理留存

（2）辅助手段：电脑记录；录音；录制

（3）对会议记录人的要求：①反应快

②写字快

③了解参会人

④记忆力特别强

⑤组织能力强

⑥倾听能力强

⑦总结能力强

第四部：切实的会后跟踪

1、会议记录要通报：①记录现场（分工和后续工作）

②发给与会人和需要通知的人

③后续跟进的任务分配（人+时间）

④企业管理留存

2、会后行动跟进：①行动跟进

②会后座谈

③成果落实检查

④持续改善情况通报

⑤会议成果绩效考核

3、在持续改进中提升：会议效果评估；不断总结完善

七、高校会议主持技巧

1、主持人的角色：①和谐气氛营造者

②会议方向引导者

③时间进度把控者

④会议决策促成者

⑤记录检察官

2、主持人的素质及能力：①良好的心态及亲和力

②人际沟通及呈现表达技巧

③时间管理和控制能力

④优秀的引导技巧

⑤善于倾听和总结归纳能力

⑥情绪识别和控制

⑦学会赞美和鼓励科学的决策方法

3、会议主持的八大技巧：

（1）精心准备：①了解（制定）会议目标

②熟悉（制定）会议流程（发言顺序等）

③了解与人员情况

④精心准备开场和过度语言

⑤预演可能出现的争执

⑥进行SWOT分析

（2）掌控节奏：①对与会人员提出明确要求

②注意发言时间分配

③关键点的总结

④严格把控时间

（3）谨言慎说：①开场白要精炼，切记夸夸其谈

②总结和过度语言要简短

③尽量保持中立，减少评价

④避免误导与会者某些观点

（4）巧问巧答：①发问技巧：开放式提问；封闭式提问；假设式提问；反问（一般不用）

②回答技巧：不能抢答他人该负责的话；启发与会者积极发言；巧妙应对

没有答案的问题；让负责任的人直接回答

（5）专注倾听： ①倾听技巧：点头且微笑；眼神的接触；发出倾听的声音；身体向前倾；

重复和总结；必要时要记录

②倾听误区：别人说话时你在想你自己的事；边听边与自己的不同观点比

较；经常打断别人的谈话；忽略过程只要结果；仅听自己想

听或愿听的东西；经历不集中，易被其他东西干扰

（6）审时度势：①审时——严格控制时间

②确保会议不偏离主题方向

③观察与会人的参与状态

④留意会议的决议

（7）促成决议：没有决议的会议=零

四种群体决策方式：权威决策；少数服从多数决策；共识决策；无异议决策

（8）巧妙收尾：①按时结束会议，必要时提早结束

②现场总结会议内容

③明确行动方案

④下次会议安排

⑤会议效果调查

⑥感谢

八、会议技巧

1、巧用互联网技术：①会议通知（招集）

②会议报名：邮件自动、微信报名

③会议现场管理

④会议调查

2、开会形式创新：①充分利用非正式会议（时间、地点创新）

②尝试站着开会——微会议

③团队分享会（可将员工们分享的事情做成册）

④一对一交流

3互联网时代的自我管理——会议管理的高手一定是自我管理的高手（情绪、思维、态度、品德）