会议服务培训_培训会议服务

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会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员，通常被称为“会议官员”（conference officers）。这些人员要通晓外语，熟悉国际会议的程序，一般都经过培训。他（她）们似乎做的都是一些具体服务工作，但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。

一． 会议服务的前期准备和筹备

1.与会议承办单位负责人沟通协商，详细了解会议的性质、会议内容、规格档次、举

办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准等内容。

2.会议服务负责人根据承办单位提供的资料，制定详细的接待方案。方案包括会议的活动安排、时间进程、会场布置、会议宣传等内容。方案确定后，提前2周送递会议承办单位负责人及内部有关部门和人员，然后填写会议通知。

二． 会议服务的准备

1.会场布置

a)会场环境布置。会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉，环境整洁，灯光亮度

适中，应适当摆放室内植物，控制适宜的室温和气味，选择桌面插花。根据会议内容，还应通过一定的物品和手段，渲染与之相配的气氛。

b)会议台型布置。根据参加会议的人数选择会场大小及台型布置。小型会议可采用圆

桌或“回”字台型；大中型会议可采用礼堂型或教室型。

2.会议用品准备

a)茶杯。须经过消毒，消毒时间不少于20分钟；茶杯、杯盖无黄斑、无缺口；茶杯无

水迹且光亮。

b)玻璃杯。不得有破损和缺口，被子清洁、光亮、透明，无指印，并列放在杯垫上。c)矿泉水。矿泉水瓶无灰尘，密封完好，瓶内无沉淀物，并在保质期内。

d)小毛巾。无斑点和异味，须经过消毒，消毒时间在20分钟左右。重要会议一律用新的小毛巾。冬季毛巾必须保暖。

e)毛巾竹篓。不得有破损，每次使用结束后，须用热水浸泡，晒干后保存，以备再次

使用。

f)签到台。台布无污迹，无破损。

g)鲜花。新鲜，无枯枝、败叶。

h)热水瓶。表面清洁光亮，无水迹，水温控制在90度以上。

i)挂衣架。清洁完好，无破损，无缺少。

j)文具。笔，油墨饱满，书写通畅；纸本，干净整洁。

3.设备设施准备

a)接通计算机与屏幕的数据传输线。

b)调整投影设备、亮度、大小适当。

c)调试话筒效果。

d)安排摄影、摄像位置。

e)调节空调调温器，冬季室内温度控制在18度左右，夏季室内温度控制在22度左右，并在会前30分钟左右喷洒适量空气清洗剂，保持室内空气清新。

三． 会议服务程序

1.会议迎宾服务

a)会议开始前1小时，迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。来宾到

达时应引领到签到处签到。

b)签到时，服务人员应主动微笑问候，询问来宾工作单位，并示意来宾在签到簿适当

位置签到，然后引领至会场或休息室。

c)迎接来宾入座时，要面带微笑，用语礼貌，举止大方，手、语并用。

d)冬季，对进入会场的来宾脱下的衣帽，服务人员及时伸手去接，并挂至衣帽架上。e)提供茶水服务的顺序是先主宾，后主人，然后按顺时针方向提供服务。在客人较多的情况下，1人或多人同时服务时，分正反2个方向，但不可将主人放在最后。f)添加茶水时，倒至七分满，并注意客人的动态，以免发生碰撞。服务过程中，须忙

而不乱，快而稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时，声音要轻，茶杯须放在宾客的右手位置，同时杯柄朝后45度，并说：“请用茶。”用矿泉水，必须先开瓶盖，在掀杯盖，倒入矿泉水时，矿泉水瓶不得与杯口接触，倒至八分满即可。

2.会场服务

a)会议开始后，在会议室门口挂上“请勿打扰”牌子

b)会议开始后，会议服务人员应站立在会场周围，观察所负责区域宾客是否需要服务。c)会议服务人员一般不得随意出入会议室，确有紧急事项，服务人员可用纸条传递信

息。

d)送茶水等物品时，应对客人说：“请用茶。”每隔20分钟加茶水。

e)会议颁奖或邀请嘉宾上台，由专门礼仪小姐引领。礼仪小姐应走在嘉宾左前方1米

处，并微笑示意嘉宾注意行走安全。

f)会议结束时，会议服务人员应立即开启会议室大门，并在门口立岗送客，面带微笑

道别。

g)将衣帽架上的衣、帽送还来宾，注意不可出错，检查会议室是否有来宾遗忘的物品，如有发现，应立即交还来宾或交领班处理。

3.会议结束

a)检查会议室内是否有电器设备损坏，发现损坏及时通知设备部进行修复。

b)清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品，并送到储水间进行清理。c)摆放桌椅，恢复原样，进行保洁清扫。

d)关闭所有的照明灯具，空调调节器可微略下降，以备下次会议使用。

e)关闭会议室。

4.会场服务的注意事项

a)决不能因为服务站立时间过长，而依靠会场墙壁或柱子。

b)在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。

c)会场服务过程，语言、动作要轻，避免影响发现者。

d)遵守会场规定，不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。对于所听到的会议内容应

保密。

一． 服务人员

1.仪容仪表

a)着装统一整洁，佩戴服务标志，不穿拖鞋，不浓妆艳抹。

b)坐站规范端庄。

2.语言

a)语调温和亲切，音量适中，普通话规范。

b)语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”

等礼貌用语。

c)对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。

3.态度

a)敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。

b)微笑服务，态度诚恳、热情、周到。

c)工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。

d)f)4.1.2.3.4.5.a)b)解释问题有礼有节。想服务对象之所想，急服务对象之所急，尽服务对象之所需。纪律 上班前不饮酒，不吃异味食品。不准擅自脱岗、漏岗，不在服务场所使用电话。服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳屎。严格遵守职业道德，做好保密工作，不询问、议论、外传会议内容和领导讲话内容。服务卫生 工作服整洁干净 用品、用具分类保管，及时清洗、消毒，摆放整齐。